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Handbücher 2.0 für Boon Edam

Als führender Hersteller von Drehtüren und Sicherheitsschleusen liefert Boon Edam tagtäglich ansprechende und perfekt verarbeitete Produkte. Hochwertige Produkte erfordern ebenso hochwertige Handbücher, keiner weiteren Erklärung bedürfen und das Leben für Techniker und Anwender ein Stück leichter machen. Das war nicht immer selbstverständlich bei Boon Edam. Bert Dammers, Manager Information & Document Management bei Boon Edam und sein Team haben uns verraten, wie es dazu kam, dass das Unternehmen heute so stolz auf seine Handbücher sein kann.

Groß-/Kleinschreibung

Professionalisierung in Sachen Handbücher

 

Im Jahr 2014 begann Boon Edam damit, die Qualität seiner Handbücher konsequent zu verbessern. Bis dahin gab das Team zwar sein Bestes und tat, was richtig zu sein schien, wohl wissend, dass es Verbesserungsbedarf gab.

Der Weg hin zu besseren Handbüchern begann damit, dass sich das Unternehmen die Hilfe eines externen Partners suchte. „Wir verpflichteten Etteplan, ein Unternehmen, das darauf spezialisiert ist, die Content-Produktionsprozesse der technischen Dokumentation einschließlich Handbücher zu verbessern“, erinnert sich Bert Dammers. „Unser Ziel war es, gleichzeitig sowohl die Qualität als auch die Effizienz zu verbessern. Um dies zu erreichen, nahm Etteplan unsere damaligen Content-Produktionsprozesse unter die Lupe und führte eine technische Analyse unserer Handbücher durch. Darüber hinaus interviewten sie sowohl die Kollegen, die an den Handbücher arbeiten, und auch unsere Kunden.“

Eingehende Analysen zeigten Verbesserungsbedarf

 

Das Analyseergebnis war, gelinde gesagt, nicht besonders positiv. So unangenehm die Wahrheit jedoch sein mag, manchmal braucht man sie einfach, um Fortschritte zu machen. „Die Analyse zeigte, dass es eine Menge zu verbessern gab“, so Bert Dammers weiter. „Der Aufbau der Handbücher war nicht logisch, und die Qualität der Illustrationen war ungenügend. Außerdem hatten wir keine Werkzeuge, um die Qualität der Handbücher zu messen. Da wir keine strukturierten Prozesse hatten, war es schwierig, Inhalte in anderen Dokumentationsmaterialien wiederzuverwenden. Kurz gesagt: Durch unsere Arbeitsweise war die Qualität der Handbücher nicht besonders hoch.“

Bert Dammers, Manager Information & Document Management at Boon Edam

Empfehlungen zur Verbesserung der Handbuchqualität

 

„Etteplan empfahl, unsere Handbücher und Dokumentation künftig als Teil unserer Produkte zu betrachten und den Fokus stärker auf die Endanwender zu legen. Ein weiterer wichtiger Vorschlag war es, alle Texte in Simplified Technical English (STE) zu schreiben. Die Verwendung von technischen Illustrationen war natürlich ein weiteres Muss. Etteplans Rat war, statt Abbildungen leichter erfassbare Strichzeichnungen zu verwenden. Und schließlich brauchten wir für alle Handbücher auch eine eindeutige und logische Struktur.“

Früher sahen die Bilder in unseren Handbüchern so aus:

Boon Edam1.jpg

Und heute verwenden wir solche Diagramme:


Boon Edam2.jpg

Simplified Technical English – ein Beispiel

 

Vorher (20 Wörter):

The material may be damaged or the operation of the product affected if the installation procedure is not followed correctly.

Nachher (7 Wörter):

To prevent damage, do the procedures correctly.

 

Zielsetzungen für die neuen Prozesse

 

Gemäß den Empfehlungen setzte sich das Team eine Reihe von wichtigen Zielen:

  • Erarbeitung eines Qualitätsstandards für die technische Dokumentation
  • Einführung eines Status- und Auditmanagements für die technische Dokumentation.
  • Sicherstellung, dass sämtliche Handbücher weltweit entwickelt und gepflegt werden können
  • Sicherstellung, dass eine einheitliche Sprache genutzt und eine Plattform verwendet wird
  • Bereitstellung einer Grundlage für Produktschulungen.

Danach wurden die Anforderungen erfasst, die bei der Produktion von Handbüchern erfüllt werden müssen.

Erhebliche Kosteneinsparungen und verbesserte Qualität

 

Bis zum Jahr 2016 waren alle erforderlichen Schritte für den Implementierungsprozess eingeleitet, und die Produktion neuer Handbücher konnte beginnen. Der neue Produktionsprozess hat zahlreiche Vorteile: Die Handbücher sehen ansprechender und professioneller aus und sind wesentlich anwenderfreundlicher. Darüber hinaus spart Boon Edam bares Geld.

 

Dank eines standardisierten Produktionsprozesses und strukturierter Inhalte lassen sich inhaltliche Elemente mühelos für andere Plattformen oder Medien wiederverwenden.

Allein bei den Übersetzungskosten spart Boon Edam heute bis zu 50 %

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Ralf Keßler
Ralf Keßler
Sales Manager Deutschland