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Warum gibt immer eine Diskrepanz zwischen der Dokumentation und der betrieblichen Realität in Ihrem Werk?

Hat Ihre Organisation jemals wirklich aufgehört, über Dokumentationsmanagement nachzudenken? Was ist mit Werksvorschriften und -normen? Haben Sie allgemein vereinbarte Richtlinien, wie Sie selbst die kleinsten Änderungen und Aktualisierungen Ihrer Anlageninformationen melden können?

Denkt man darüber nach, dass eine große Industrieanlage möglicherweise Hunderttausende von Dokumenten und Zehntausende von Ersatzteilen haben kann, wird schnell klar, dass ein systematisches Dokumentations- und Informationsmanagement von entscheidender Bedeutung ist.

1. Informationen zum Bestand

 

Ein Bereich, in dem es in einer Werksumgebung oft Raum für Verbesserungen gibt, ist die Bestandsinformation. As-Built- oder Red-Pen-Zeichnungen zeigen, wie das Projekt erstellt wurde und welche Änderungen an den Originalzeichnungen während des Bauprozesses vorgenommen wurden. Diese Änderungen können beispielsweise Modifikationen, Änderungen von Werkstattzeichnungen, Konstruktionsänderungen, zusätzliche Arbeiten und alle Änderungen umfassen, die während des Baus sowie bei kleineren Upgrades und korrigierenden Wartungsarbeiten genehmigt und durchgeführt wurden. Genaue Informationen über den Ist-Zustand sind von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass die Dokumentation Ihrer Anlage immer auf dem neuesten Stand ist und die Realität widerspiegelt.

 

2. Ersatzteile

 

Ersatzteile haben ihren eigenen Lebenszyklus innerhalb einer Service- und Wartungsorganisation. Sie können in kommerzielle Artikel und zeichnungsbasierte Artikel eingeteilt werden, die gekauft, gelagert und verbraucht werden. Ersatzteile können im Laufe der Zeit verändert werden, wenn der Hersteller z.B. das Material, aus dem die Artikel hergestellt werden, verändert. Der Hersteller kann auch Upgrades durchführen und neue Versionen einführen, die mit den alten Versionen ganz oder teilweise kompatibel sind oder auch nicht. Wenn die Dokumentation der Anlage nicht auf dem neuesten Stand gehalten wird, kann es zu Unstimmigkeiten zwischen den Originalzeichnungen und den verwendeten Ersatzteilen kommen. Das behindert die Ersatzteilbeschaffung und kann Wartungsaktivitäten verzögern.

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3. Modernisierungen und Aufrüstungen

 

Modernisierungsprojekte sind in der Regel sehr zeitkritisch und werden daher gut geplant, installiert und getestet. Kleinere Upgrades, Erweiterungen und Zusatzgeräte werden jedoch oft ohne die entsprechende Technik und Dokumentation installiert. Manchmal werden Dokumentations-aktivitäten sogar komplett ignoriert. Dies kann dazu führen, dass undokumentierte technische Systeme in der Anlage im Einsatz sind, die in den IT-Systemen oder Wartungsplänen der Anlage nicht vorhanden sind.

 

4. Beschaffungsmanagement

 

Das Beschaffungsmanagement ist ein Schlüsselfaktor für den Betrieb einer erfolgreichen Anlage. Ein effektives Beschaffungsmanagement stellt sicher, dass alle relevanten technischen Spezifikationen erfasst, die Liefergegenstände aufgelistet und die Abnahmekriterien und -zeitpläne definiert werden. Probleme treten in der Regel dann auf, wenn die Dokumentationskriterien für die technischen Informationen nicht korrekt definiert wurden beispielsweise in Bezug auf Umfang und Ausmaß, Format, Ersatzteilinformationen und Positionsnummern.

 

5. Altdaten

 

In einer Anlagenumgebung haben physische Anlagen oft einen langen Lebenszyklus. Das hat zur Folge, dass die Dokumentation teilweise in Papierform vorliegt, auf verschiedene unbeaufsichtigte Archive verteilt ist und nur teilweise digitalisiert wurde. Dies kann zu Problemen mit der Genauigkeit, der Aktualität und der Versionsverwaltung führen. Um aus all Ihren Altdaten Wert zu schaffen, ist es erforderlich, ihre Qualität, Konsistenz, Genauigkeit und Integrität kontinuierlich zu überprüfen und zu validieren.

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