Näin ratkaiset viisi tiedonhallinnan haastetta

Palvelu ja ylläpito

Maailma – ja liiketoiminta – muuttuvat nopeammin kuin koskaan. Muutos koskee muun muassa työkaluja, prosesseja, tuotteita sekä palveluita – ja jopa kokonaisia organisaatioita. Haasteena on nopean, kaiken kattavan muutoksen hallitseminen. Nopea muutos tuo mukanaan tiedonhallintaan liittyviä haasteita. Moni ajatteleekin, että dokumentaatioon ja tiedonhallintaan liittyvät ongelmat ovat väistämättömiä.

Näin ei kuitenkaan tarvitse olla. Tarvitset vain koordinoidun prosessin siihen, miten tietoa luodaan, jaetaan, tallennetaan, hallitaan ja päivitetään organisaatiossasi. Lisäksi on määriteltävä tiedonhallintaan liittyvät tehtävät ja vastuualueet ja osoitettava omistajat jokaiselle asiakirjalle ja tiedonpalaselle.

1. Tee tiedon löytämisestä helpompaa ja nopeampaa

Teknistä tietoa säilytetään usein lukuisissa eri paikoissa, kuten palvelimilla, dokumenttien hallintajärjestelmissä ja henkilökohtaisilla kiintolevyillä. Pilvipohjainen tallennus ei ole poistanut perinteisempiä vaihtoehtoja, vaan tuonut vielä yhden vaihtoehdon niiden rinnalle.

Avainkysymykseksi nousee, hallitaanko ja päivitetäänkö kaikkea tietoa ja järjestelmiä asianmukaisesti. Tiedon saatavuuden ja käytettävyyden ylläpitämisen tulisi olla keskiössä, mikä tarkoittaa muun muassa metatietojen, teknisten hierarkioiden ja toiminnallisten sijaintien määrittelemistä. Oikein käytettyinä ja hallinnoituina työkalut ja järjestelmät tarjoavat erinomaisen tavan yhdenmukaistaa dokumentointikäytäntöjä.

Usein tuotantolaitoksen käyttö- ja kunnossapitohenkilökunnan käsitys laitteiston sen hetkisestä kunnosta on rajallinen huonojen dokumentaatiokäytäntöjen vuoksi. Tämä ei vaikuta pelkästään henkilöstön tuottavuuteen ja tehokkuuteen, vaan myös luo vaatimustenmukaisuuden sekä pitkittyneiden seisokkien riskin, jos puutteellinen dokumentaatio vaikeuttaa huoltoa ja käynnissäpitoa.

2. Tee muutoksenhallinnan säännöistä helposti seurattavia

Jotta tekninen dokumentaatio olisi yhdenmukaista ja tarkkaa, tietojen päivittämiseen tulee määritellä yhteiset säännöt ja menettelytavat. Samalla on varmistettava, että henkilöstö myös hallitsee yhteiset käytännöt ja ymmärtää dokumenttien päivittämisen tärkeyden. Kaikki muutokset on kirjattava, ja vanhat dokumentit tulee tarvittaessa korvata uusilla. Myös teknisen hierarkian ja osaluettelon (BOM) ylläpito on välttämätöntä.

3. Paranna as-built-dokumentaation ja historiatietojen luotettavuutta

Informaationhallintaan liittyvät ongelmat juontavat usein juurensa asennus- ja käyttöönottovaiheen aikana luotuihin as-built-dokumentteihin. As-built-tieto on välttämätöntä tehtäessä uusia investointeja, modernisaatioita ja parannuksia, ja muutokset tulisi päivittää alkuperäisiin piirustuksiin ja dokumentteihin.

Toinen yleinen epätarkkuuksien lähde ovat vanhat, päivittämättömät historiatiedot. Pieniä päivityksiä teknisiin järjestelmiin tai laitteisiin ei välttämättä ole dokumentoitu lainkaan. Tämä saattaa johtaa siihen, että tiedot on tarkistettava ja todennettava ennen kuin niitä voidaan hyödyntää kunnossapitosuunnittelussa tai uusissa investoinneissa.

4. Varmista tietojen omistajauus

Perinteisesti tiedonhallinnan on katsottu kuuluvan IT-osastolle, kun tosiasiassa kysymyksessä on liiketoiminnallinen haaste. Tiedonhallintaan investoiminen maksaa itsensä yleensä moninkertaisesti takaisin. Yleinen periaate on, että teknisen dokumentaation omistaa siitä vastuussa oleva liiketoimintayksikkö. Vastuuttaminen varmistaa, että sovituista käytännöistä, menettelytavoista ja ohjeista viestitään ja niitä seurataan asianmukaisesti. Jokainen dokumentti ja tiedonpalanen, eli kaikki tietopääoma, on tunnistettava ja tallennettava, ja tämä tehtävä kuuluu siitä vastuussa olevalle organisaatiolle.

5. Määrittele roolit ja vastuut

Tiedonhallintaan liittyvä yleinen ongelma on se, ettei rooleja, vastuita ja prosesseja ole määritelty oikein. Asian katsotaan kuuluvan kaikille ja toisaalta ei kenellekään.

Haaste voidaan ratkaista määrittelemällä käytännöt kaiken dokumentaation hallintaan. Niitä ovat muun muassa tuotantolaitosten tekniseen hierarkiaan, CAD-metodologiaan, dokumenttipohjiin, sijaintitietoon ja versionhallintaan liittyvät käytännöt sekä tietojen julkaisemiseen liittyvät tarkistus- ja hyväksymismenettelyt.

Edellä mainitut seikat ovat erityisen tärkeitä investointihankkeissa, joissa on suuri projektiorganisaatio sekä lukuisia urakoitsijoita ja alihankkijoita. Mikäli alkuperäinen dokumentaatio on virheellistä tai epätarkkaa, on todennäköistä, että hankkeessa tulee ongelmia matkan varrella.