Close

Boon Edam

Maailman johtaviin pyöröovien ja kulkuporttien valmistajiin kuuluva Boon Edam toimittaa päivittäin täydellisyyteen saakka hiottuja upeita tuotteita. Upea tuote ansaitsee yhtä laadukkaat manuaalit, jotka ovat yksiselitteisiä ja helpottavat sekä asentajan että loppukäyttäjän elämää. Boon Edamilla näin ei suinkaan aina ole ollut. Yrityksen tuotetiedon ja dokumenttien hallinnasta vastaava Bert Dammers ja hänen tiiminsä kertovat, mitä oli tehtävä, jotta he voivat olla aidosti ylpeitä yhtiön manuaaleista.

Ammattimainen lähestymistapa manuaaleihin

 

Boon Edam alkoi kiinnittää aiempaa enemmän huomiota manuaaliensa laatuun vuonna 2014. Siihen asti tiimi oli tehnyt parhaansa tietäen kuitenkin, että manuaalien laadussa oli parantamisen varaa.

Matka laadukkaampiin manuaaleihin alkoi, kun Boon Edam päätti pyytää apua ulkopuoliselta kumppanilta. ”Otimme yhteyttä Etteplaniin, jonka tiesimme olevan asiantuntija teknisen dokumentoinnin, kuten manuaalien, sisällöntuotantoprosessien parantamisessa. Tavoitteenamme oli parantaa samanaikaisesti sekä prosessimme tehokkuutta että laatua. Etteplan tarkasteli aluksi silloista sisällöntuotantoprosessiamme ja analysoi manuaalit tekniseltä kannalta. Lisäksi he haastattelivat myös manuaalien tekijöitä sekä niiden käyttäjiä eli asiakkaitamme”, Bert kertoo.

Johtopäätöksiä ei voinut parhaalla tahdollaankaan kutsua positiivisiksi. Toisinaan eteenpäin pääseminen edellyttää kuitenkin juuri karun totuuden kuulemista.

Syväanalyysi paljasti parannuskohteita

”Analyysi osoitti, että parantamisen varaa todellakin oli – ja paljon: manuaalien rakenne ei ollut looginen, ja kuvituksen laatu oli heikko. Meiltä puuttuivat myös työkalut laadun mittaamiseen, ja prosessimme oli jäsentymätön, mikä vaikeutti sisällön hyödyntämistä uudelleen eri materiaaleissa. Yksinkertaisesti sanottuna toimintatapamme johti melko heikkolaatuisiin manuaaleihin.”

Bert Dammers, Manager Information & Document Management at Boon Edam

Suosituksia laadun parantamiseksi

 

”Etteplan suositteli, että alkaisimme tarkastella manuaaleja ja muuta dokumentaatiota myymiemme tuotteiden osana ja keskittyisimme enemmän loppukäyttäjiin. Toinen tärkeä ehdotus oli alkaa käyttää Simplified Technical English -menetelmää kaikkien materiaalien laadinnassa. Teknisen kuvituksen käyttö oli myös välttämätöntä, ja neuvona oli siirtyä käyttämään valokuvien sijaan selkeämpiä piirustuksia. Lopuksi meidän oli laadittava vielä looginen, yksiselitteinen rakenne kaikille manuaaleille.”

Aikaisemmin käytimme tällaisia valokuvia:

Boon Edam1.jpg

Tällä hetkellä käytämme selkeitä piirustuksia:


Boon Edam2.jpg

Simplified Technical English – esimerkki:

 

Aikaisemmin (20 sanaa):

The material may be damaged or the operation of the product affected if the installation procedure is not followed correctly. (Ohjeiden noudattamatta jättäminen voi aiheuttaa materiaalivahinkoja tai vaikuttaa tuotteen toimintaan.)

Nyt (7 sanaa):

To prevent damage, do the procedures correctly. (Vaurioiden välttämiseksi noudata näitä ohjeita.)

 

Tavoitteet uudelle prosessille

 

Tiimi asetti suositusten perusteella itselleen päätavoitteet:

  • Pidetään yllä teknisen dokumentoinnin laatua
  • Ryhdytään seuraamaan teknisen dokumentoinnin etenemistä ja auditoimaan laatua
  • Varmistetaan, että kaikkia manuaaleja voidaan kehittää ja ylläpitää maailmanlaajuisesti
  • Varmistetaan, että manuaaleissa käytetään yhtä kieltä ja kaikki käyttävät tuotannossa samoja ohjelmistoalustoja
  • Luodaan pohja tuotekoulutukselle

Näiden pohjalta manuaalien tuotantoprosessille laadittiin vaatimukset.

Kustannukset laskivat tuntuvasti
ja laatu parani

 

Vuoteen 2016 mennessä suosituksiin pohjautuvat toimenpiteet oli toteutettu ja päästiin varsinaisesti laatimaan uusia manuaaleja. Uudella tuotantoprosessilla on lukuisia etuja: manuaalit näyttävät ammattimaisemmilta ja ovat paljon käyttäjäystävällisempiä. Eikä siinä kaikki: Boon Edamin kustannukset pienenivät.

 

Vakioitu prosessi ja jäsennelty sisältö tekevät sisällön uudelleen hyödyntämisestä helppoa.

Boon Edamin kustannussäästöt
esimerkiksi käännöskuluissa ovat jopa 50 %

Related content

Fortum Hydro

Fortum on johtava puhtaan energian yhtiö, joka toimittaa asiakkailleen sähköä, lämpöä ja jäähdytystä sekä älykkäitä ratkaisuja resurssitehokkuuden parantamiseen. Etteplan on huolehtinut Fortum Hydron dokumenttien hallinnasta jo vuodesta 2014. Nyt Etteplan ja Fortum tutkivat mahdollisuuksia dokumentointiprosessin automatisoimiseen kognitiivisten teknologioiden avulla.

Sandvikilla digitalisaatio ulottuu myös koulutukseen

Sandvik Mining and Rock Technology -liiketoiminta-alue on maailman johtava kaivos- ja urakointiteollisuuden louhinta- ja porauslaitteiden, porakaluston ja niihin liittyvien palveluiden tuottaja. Sovellusalueita ovat maanpäällinen ja –alainen poraus, mekaaninen kiven irrotus, murskaus ja seulonta, lastaus ja kuljetus, kalliorakentaminen, louhostoiminta sekä murskaus ja rikotus.