Boon Edam Maailman johtaviin pyöröovien ja kulkuporttien valmistajiin kuuluva Boon Edam toimittaa päivittäin täydellisyyteen saakka hiottuja upeita tuotteita. Upea tuote ansaitsee yhtä laadukkaat manuaalit, jotka ovat yksiselitteisiä ja helpottavat sekä asentajan että loppukäyttäjän elämää. Boon Edamilla näin ei suinkaan aina ole ollut. Yrityksen tuotetiedon ja dokumenttien hallinnasta vastaava Bert Dammers ja hänen tiiminsä kertovat, mitä oli tehtävä, jotta he voivat olla aidosti ylpeitä yhtiön manuaaleista. Asia Boon Edam Asiantuntemus Tuote- ja laitostieto Ammattimainen lähestymistapa manuaaleihin Boon Edam alkoi kiinnittää aiempaa enemmän huomiota manuaaliensa laatuun vuonna 2014. Siihen asti tiimi oli tehnyt parhaansa tietäen kuitenkin, että manuaalien laadussa oli parantamisen varaa. Matka laadukkaampiin manuaaleihin alkoi, kun Boon Edam päätti pyytää apua ulkopuoliselta kumppanilta. ”Otimme yhteyttä Etteplaniin, jonka tiesimme olevan asiantuntija teknisen dokumentoinnin, kuten manuaalien, sisällöntuotantoprosessien parantamisessa. Tavoitteenamme oli parantaa samanaikaisesti sekä prosessimme tehokkuutta että laatua. Etteplan tarkasteli aluksi silloista sisällöntuotantoprosessiamme ja analysoi manuaalit tekniseltä kannalta. Lisäksi he haastattelivat myös manuaalien tekijöitä sekä niiden käyttäjiä eli asiakkaitamme”, Bert kertoo. Johtopäätöksiä ei voinut parhaalla tahdollaankaan kutsua positiivisiksi. Toisinaan eteenpäin pääseminen edellyttää kuitenkin juuri karun totuuden kuulemista. Syväanalyysi paljasti parannuskohteita ”Analyysi osoitti, että parantamisen varaa todellakin oli – ja paljon: manuaalien rakenne ei ollut looginen, ja kuvituksen laatu oli heikko. Meiltä puuttuivat myös työkalut laadun mittaamiseen, ja prosessimme oli jäsentymätön, mikä vaikeutti sisällön hyödyntämistä uudelleen eri materiaaleissa. Yksinkertaisesti sanottuna toimintatapamme johti melko heikkolaatuisiin manuaaleihin.” Bert Dammers, Manager Information & Document Management at Boon Edam Suosituksia laadun parantamiseksi ”Etteplan suositteli, että alkaisimme tarkastella manuaaleja ja muuta dokumentaatiota myymiemme tuotteiden osana ja keskittyisimme enemmän loppukäyttäjiin. Toinen tärkeä ehdotus oli alkaa käyttää Simplified Technical English -menetelmää kaikkien materiaalien laadinnassa. Teknisen kuvituksen käyttö oli myös välttämätöntä, ja neuvona oli siirtyä käyttämään valokuvien sijaan selkeämpiä piirustuksia. Lopuksi meidän oli laadittava vielä looginen, yksiselitteinen rakenne kaikille manuaaleille.” Aikaisemmin käytimme tällaisia valokuvia: Tällä hetkellä käytämme selkeitä piirustuksia: Simplified Technical English – esimerkki: Aikaisemmin (20 sanaa): The material may be damaged or the operation of the product affected if the installation procedure is not followed correctly. (Ohjeiden noudattamatta jättäminen voi aiheuttaa materiaalivahinkoja tai vaikuttaa tuotteen toimintaan.) Nyt (7 sanaa): To prevent damage, do the procedures correctly. (Vaurioiden välttämiseksi noudata näitä ohjeita.) Tavoitteet uudelle prosessille Tiimi asetti suositusten perusteella itselleen päätavoitteet: Pidetään yllä teknisen dokumentoinnin laatua Ryhdytään seuraamaan teknisen dokumentoinnin etenemistä ja auditoimaan laatua Varmistetaan, että kaikkia manuaaleja voidaan kehittää ja ylläpitää maailmanlaajuisesti Varmistetaan, että manuaaleissa käytetään yhtä kieltä ja kaikki käyttävät tuotannossa samoja ohjelmistoalustoja Luodaan pohja tuotekoulutukselle Näiden pohjalta manuaalien tuotantoprosessille laadittiin vaatimukset. Kustannukset laskivat tuntuvasti ja laatu parani Vuoteen 2016 mennessä suosituksiin pohjautuvat toimenpiteet oli toteutettu ja päästiin varsinaisesti laatimaan uusia manuaaleja. Uudella tuotantoprosessilla on lukuisia etuja: manuaalit näyttävät ammattimaisemmilta ja ovat paljon käyttäjäystävällisempiä. Eikä siinä kaikki: Boon Edamin kustannukset pienenivät. Vakioitu prosessi ja jäsennelty sisältö tekevät sisällön uudelleen hyödyntämisestä helppoa. Boon Edamin kustannussäästöt esimerkiksi käännöskuluissa ovat jopa 50 %
Ebusco luo yhdessä Etteplanin kanssa pohjaa teknisen sisällön hallinnalle Ebusco kehittää, valmistaa ja markkinoi täyssähköisiä kaupunkibusseja ja maantielinja-autoja sekä niihin liittyvää ekosysteemiä. Hollantilaisyrityksen pääkonttori sijaitsee Deurnessa. Euroopan suurkaupungeissa, esimerkiksi Amsterdamissa, Frankfurtissa ja Münchenissä, liikennöi yli 350 Ebuscon bussia.
DKG siirtyy älykkäämpään tekniseen dokumentointiin Etteplan HowTo -palvelulla 56 000 neliömetriä, 240 työntekijää, 500 keittiötä päivässä. Siinä Euroopan nykyaikaisimpiin keittiökalusteiden valmistajiin lukeutuvan De Keuken Groepin (DKG) keskeisiä lukuja. ”Tuotannossamme käytetään uusinta teknologiaa, mutta asennusohjeet painettiin vielä paperille. Etteplan HowTo -palvelun avulla siirrymme teknisessä dokumentoinnissa digiaikaan.” consumer products
Kemiran KemConnect™-jätevedenpuhdistusratkaisujen tuotteistaminen Kemira on maailman johtava kestäviä kemikaaliratkaisuja runsaasti vettä käyttäville teollisuudenaloille valmistava yhtiö. Se tarjoaa asiakkaiden prosessi- ja resurssitehokkuutta sekä tuotelaatua parhaalla tavalla tukevia tuotteita ja asiantuntemusta. Kemiran keskeisimmät asiakastoimialat ovat massa- ja paperiteollisuus, öljy- ja kaasuteollisuus sekä veden käsittely.
How to ensure engaging e-learning for your training Lue lisää How to ensure engaging e-learning for your training
How to speed up your product development in an uncertain market Lue lisää How to speed up your product development in an uncertain market
Demconin tukena hengityskoneiden ennennäkemättömän nopeissa toimituksissa Koronaviruksen lähdettyä leviämään tammikuussa 2020 olemme oppineet, että elämässä saattaa tapahtua odottamattomia asioita. Sitoutuneet terveydenhoitoalan ammattilaiset ja lääketieteelliset tarvikkeet ovat näinä aikoina osoittautuneet kultaakin kalliimmiksi. Alankomaalaiselle Demconille, joka on erikoistunut edistykselliseen lääketieteen tekniikkaan, kuten hengityskoneisiin, koronapandemiasta muodostui yhtiön historian suurin haaste. technical documentation user guide installation manuals
