In opdracht van het Ministerie van Volksgezondheid moesten Nederlandse ziekenhuizen hun capaciteit voor beademingsapparatuur van de ene op de andere dag opschalen met 2.000 stuks. Demcon nam de uitdaging aan en ging aan de slag om het ontwerp van hun bestaande product te herzien en 500 nieuwe beademingssystemen te produceren om aan de dringende behoefte in de ziekenhuizen te voldoen.

De dienstverlenende houding van Etteplan was doorslaggevend voor Demcon

Tegelijkertijd moest Demcon ervoor zorgen dat de vernieuwde versie van de beademingssystemen van hoogwaardige gebruikershandleidingen werd voorzien om een snelle en veilige installatie en veilig gebruik van de apparatuur mogelijk te maken. Demcon vertrouwde dit toe aan de experts op het gebied van technische documentatie van Etteplan, die slechts twee dagen na de eerste vergadering klaar stonden om aan het werk te gaan.

"De inzet van Etteplan om te helpen en de dienst te leveren met zeer krappe deadlines was vanaf het begin duidelijk zichtbaar. We waren bijzonder opgelucht dat we ons geen zorgen hoefden te maken over de gebruikershandleidingen en andere technische documentatie, en ons zo volledig konden richten op de ontwikkeling van de beademingssystemen", zegt Gerben van Oosterhout, Senior Project Manager bij Demcon.

Gebruikershandleidingen en instructiekaarten voor technici, verpleegkundigen en artsen

Etteplan was verantwoordelijk voor de publicatie van instructiekaarten voor de apparatuur van Demcon, die bedoeld zijn om beknopte informatie te verstrekken aan technici, verpleegkundigen en artsen die de apparatuur installeren of bedienen. De instructiekaart is een visueel overzicht van het product en een cognitief hulpmiddel ter ondersteuning van de werkprestaties van technici en medisch personeel.

Daarnaast was Etteplan verantwoordelijk voor het opstellen van een extra gedetailleerde gebruikershandleiding (IFU) om de installatie, het gebruik en het onderhoud van de apparatuur veilig te laten verlopen. Tot slot was Etteplan verantwoordelijk voor het projectmanagement van het gehele technische-documentatieproject. Alle materialen moesten in het Nederlands en in het Engels worden aangeleverd.

Flexibele productie van technische documentatie met ongeëvenaarde snelheid

De omstandigheden zorgden voor een uitzonderlijke manier van werken bij Etteplan. Anders dan normaal moest het technische schrijf- en illustratiewerk nu parallel met het productontwikkelingsproces worden uitgevoerd. Dit resulteerde iedere dag in meerdere interactieve overlegrondes, aangezien de gedetailleerde instructies snel konden veranderen door een kleine technische wijziging in de apparatuur.

De projectvergaderingen vonden meestal online plaats, waar het productontwikkelingsteam van Demcon en het technische-documentatieteam van Etteplan verschillende keren per dag bijeenkwamen om de status van de ontwikkelingswerkzaamheden door te nemen. In slechts twaalf dagen werden de projecten voor productontwikkeling en technische documentatie voltooid en stonden de eerste 50 systemen klaar om naar de ziekenhuizen verzonden te worden.

Een uniek project

Het project van Demcon bewijst hoe je het onmogelijke mogelijk kunt maken in geval van nood. De teams van Demcon en Etteplan hebben onvermoeibaar samengewerkt om hun doel te bereiken. De doelbewustheid maakte het werk voor de technische-documentatiespecialisten van Etteplan nog waardevoller.