Close

Danfoss Drives (Vacon)

Als een bedrijf zich ten doel stelt ‘s werelds beste AC frequentieregelaars te vervaardigen, moeten de richtlijnen met betrekking tot de apparatuur en de technische specificaties juist, nauwkeurig en consistent zijn.

Vacon (tegenwoordig Danfoss Drives) besloot haar technische documentatie uit te besteden aan Etteplan en te profiteren van Etteplans nieuwe HyperSTE and HyperDoc tools. De resultaten hebben ook de klanten van Danfoss Drives overtuigd. 

Modernisering leidt tot radicale verandering van klantenfeedback

 

Iedereen heeft wel eens een technische gebruikershandleiding gelezen - en er niets van begrepen.

Danfoss Drives, ‘s werelds op één na grootste producent van AC frequentieregelaars met een jaaromzet van EURO 1,3 miljard en ongeveer 4800 werknemers, belooft haar klanten ‘s werelds beste AC frequentieregelaars te produceren.

Maar goede apparaten alleen is niet genoeg, als klanten niet weten hoe de apparaten veilig en gemakkelijk te gebruiken. De betreffende veiligheidsinstructies en gebruikershandleidingen moeten zich kenmerken door heldere informatie die voor iedereen te begrijpen is.

Zoeken naar de beste partner in de sector

 

Vacon (tegenwoordig Danfoss Drives) wilde haar technische documentatie uitbesteden aan een “best in class” partner.

“Wij gingen op zoek naar een partner die onze documentatie naar een compleet nieuw niveau kan tillen. In die tijd ontbraken bij ons de middelen en de expertise nodig om het ontwikkelingswerk zelf uit te voeren” zegt Pasi Savola, Direkteur, Hoofd Technische Communicatie van Danfoss Drives.

Hun keuze viel op Etteplan. 

Al bij ons eerste gesprek bleek dat Etteplan de partner is die wij zochten. Zij leverden een team specialisten speciaal voor ons die zich bezig hielden met de ontwikkeling van modulaire documentatie met behulp van HyperSTE- en HyperDoc tools ontwikkeld door Etteplan.

Pasi Savola, Director, Hoofd Technische Communicatie bij Danfoss Drives

Hergebruik is het doel

 

De overgang naar modulaire documentatie betekende dat de informatie in de gebruiksaanwijzingen werd onderverdeeld in digitale componenten of modules. Modules kunnen gemakkelijk en snel worden gecombineerd tot nieuwe pakketten.

“Hergebruik van de content modules heeft tot wel 80 procent betrekking op modulaire documentatie, waardoor nieuwe handleidingen gemakkelijker en sneller kunnen worden samengesteld dan voorheen”, zegt Savola.

Tekstuele content werd gestandaardiseerd en uniform gemaakt met behulp van de STE methode en een software tool. Een andere effectieve tool, het HyperDoc systeem, gaf ondersteuning voor het beheren van content modules en de bijbehorende processen.

“Het systeem verzorgt de layout van de handleidingen, waardoor schrijvers en vertalers zich kunnen concentreren op de inhoud. Dankzij het systeem worden updates slechts één keer uitgevoerd, op één locatie. Voorheen werd het verzorgen van de layout en het updaten van de documentatie handmatig uitgevoerd. Tevens werd al het herbruikbare materiaal handmatig aan de documenten gehecht, waardoor het updaten van documenten afhankelijk was van het geheugen van de schrijver. Hierdoor werd de foutmarge natuurlijk groter en de consistentie van documentatie kleiner,” aldus Savola.

 

Hergebruik van de content modules heeft tot wel 80 procent betrekking op modulaire documentatie, waardoor nieuwe handleidingen gemakkelijker en sneller kunnen worden samengesteld dan voorheen.” 

 

 

Alleen maar positieve feedback

 

Zodra het systeem vaste voet kreeg binnen het bedrijf, wierp het vruchten af. De grootste besparingen werden geboekt door vereenvoudiging van documentatie en het verbeterde hergebruik van de content.

“De nieuwe methoden hebben geresulteerd in besparingen van ongeveer 70 procent in de vertaalkosten van omvangrijke documenten”, zegt Savola. Savola stelt ook dat de resultaten van het ontwikkelingswerk uiteindelijk worden gemeten op basis van directe klantenfeedback.

“Na de modernisering hebben wij alleen maar positieve feedback ontvangen. Er is nauwelijks nog negatieve feedback. Dit betekent dat het begrip van de inhoud duidelijk is gestegen en dat het aantal fouten is gedaald”, zegt hij.

Hij is van mening dat de samenwerking met Etteplan voldoet aan de verwachtingen die werden geschapen tijdens het eerste gesprek. Savola, met 16 jaar ervaring in het vak, wijst erop dat voor wereldwijde spelers het vinden van duidelijk, wederzijds professioneel begrip niet vanzelfsprekend is.

“Luisteren naar de klant maakt integraal onderdeel uit van de bedrijfscultuur van Etteplan. Wij waarderen het ook een partner te hebben die moedig genoeg is om hun zienswijze te geven en te komen met alternatieven als zij ontwikkelingsbehoeftes constateren in onze activiteiten”, luidt zijn conclusie.

 

Gerelateerde artikelen

Voor een vertaling van 100.000 woorden is één woord genoeg

Midden in de weilanden in het Gelderse Epe ontwikkelt VMI Group innovatieve productiemachines. De hightech machines vinden hun weg naar klanten over de hele wereld. Dat vraagt om serieuze aandacht voor de technische vertalingen van documentatie en handleidingen in alle talen. ”Een machine beschrijven is iets anders dan over een machine schrijven.”

Fortum Hydro

Fortum Hydro is een toonaangevend bedrijf in schone energie dat zijn klanten verwarming en koeling alsook slimme oplossingen voor efficiënter verbruik van middelen levert.

Etteplan zorgt sinds 2014 voor het documentatiebeheer van Fortum Hydro. De twee bedrijven zijn nu bezig met het onderzoeken van de mogelijkheden voor het automatiseren van het documentatieproces met gebruikmaking van cognitieve technologieën.

Contact us
Manuel Comiche
Manuel Comiche
Sales Manager
Technical Documentation Solutions

Jos de Ruyter
Jos de Ruyter
Area Manager
Technical Documentation Services