Jak wyeliminować opóźnienia projektów inwestycyjnych dzięki zarządzaniu zasobami informacyjnymi?

1. Wyeliminuj niedokładności we wstępnej informacji

Ryzyko i wyzwania związane ze wstępnymi informacjami są różnorodne. Starsze dane mogą być rozproszone w różnych miejscach i przechowywane w różnych formatach, co utrudnia ich znalezienie i dostęp do nich. Istniejące dokumenty mogą być pozbawione precyzji i szczegółowości, a nawet być nieaktualne, a zatem przestarzałe. Może to prowadzić do sytuacji, w której podwykonawcy otrzymają wprowadzające w błąd lub fałszywe informacje.

Jeśli chcesz mieć korzyści ze starszych danych, musisz zacząć ją odpowiednio utrzymywać.
 

2. Upewnij się, że wszyscy znają zakres projektu i wymagania

Czasami zdarza się, że projekty są słabo/mierni zaplanowane a budżet jest niedoszacowany. Może się to zdarzyć z różnych powodów. Na przykład, specyfikacje wymagań mogą być zbyt niejasne, gdzie kierownik projektu może oprzeć swoje decyzje o podwykonawstwie na nieodpowiednich informacjach. Czasami kierownik projektu może celowo zignorować fakty i liczby dotyczące prawdziwego zakresu projektu, aby utrzymać koszty podwykonawstwa na jak najniższym poziomie. Oczywiście, wtedy problem wróci później.

3. Zajmij się kwestiami zarządzania zmianami w całym projekcie

Zmiany są nieuniknioną częścią każdego projektu inwestycyjnego. Zazwyczaj są one zarządzane i wdrażane w normalnym toku. Problematyczne jest jednak to, że wpływ, jaki wywierają na sąsiednie funkcje, jest często ignorowany.

Zmiana zakresu projektu wymaga zarówno oceny wpływu, jak i komunikacji o tej zmianie, a wszystkie poziomy organizacji projektu muszą być zawsze poinformowane o wymaganiach projektowych. W dużym projekcie z wieloma dostawcami i podwykonawcami może to czasem stanowić wyzwanie. Dlatego tak ważne jest, aby podkreślić, że aktualizacje i zmiany w dokumentacji muszą być wprowadzane w trakcie procesu, gdy informacje są ciągle świeże, nawet jeśli papierkowa robota nie jest ulubioną częścią pracy. 

4. Sprawdź i zweryfikuj wszystkie elementy rezultatu 

Kluczem do dokładnej i wiarygodnej dokumentacji jest wiedza. Punktem wyjścia jest oczywiście tworzenie wspólnych standardów dokumentacji i szablonów, ale tylko upewniając się, że każdy wie, jak ważne jest zaufanie do posiadanych informacji. Dzięki temu, możesz zapewnić siebie, że standardy i szablony są również używane. Dokładna i wiarygodna dokumentacja, również ta pochodząca od dostawców i podwykonawców,  wymaga wskazówek, komunikacji dyscypliny i szkoleń. Za nieprzestrzeganie norm powinno się zawsze wyciągać konsekwencje.

5. Wspieraj skuteczną komunikację

Jak powiedział znany fiński uczony Osmo A. Wiio: „Komunikacja zwykle się nie udaje, z wyjątkiem przypadku”. Nie oznacza to jednak, że nie ma sensu zwracać uwagi na komunikację. Problemy z porozumiewaniem się prawie zawsze prowadzą do kosztownych opóźnień.

Ustanawianie standardów w komunikacji między funkcyjnej pomaga stworzyć strukturę i zmniejszyć problemy z porozumiewaniem się. Zarządzanie dokumentacją jest tradycyjnym sposobem zapewnienia identyfikowalności, podobnie jak zarządzanie wersjami. Ważne jest również zarządzanie oczekiwaniami interesariuszy. Jeśli twoi interesariusze są na bieżąco informowani o statusie projektu, są lepiej przygotowani do dostosowania się do zmieniających się sytuacji, a ich oczekiwania nie wymykają się spod kontroli zbyt łatwo.