Close

Dlaczego w przedsiębiorstwie zawsze występuje rozbieżność między dokumentacją a produkcją?

Czy twoja organizacja kiedykolwiek myśli o zarządzaniu dokumentacją? Co z regułami i standardami fabrycznymi? Czy uzgodniłeś powszechne wytyczne dotyczące zgłaszania nawet najmniejszych zmian i aktualizacji zasobów informacyjnych?

Gdy weźmie się pod uwagę fakt, że duże przedsiębiorstwo może mieć setki tysięcy dokumentów i dziesiątki tysięcy części zamiennych, łatwo zauważyć, że systematyczne zarządzanie dokumentacją i informacjami ma kluczowe znaczenie. Spójrzmy na kilka obszarów, w których prawidłowe zarządzanie zasobami informacyjnymi powinno przejść modyfikacje, aby pomóc ci sprawniej i wydajniej prowadzić przedsiębiorstwo.

1. Informacje powykonawcze

 

Jednym z obszarów, w którym często jest miejsce na ulepszenia w przedsiębiorstwie, to informacje powykonawcze. Rysunki powykonawcze lub rysunki czerwonym długopisem pokazują, w jaki sposób projekt został zbudowany i jakie zmiany zostały wprowadzone do oryginalnych rysunków podczas procesu budowy. Zmiany te mogą obejmować na przykład: modyfikacje, zmiany na rysunku, zmiany w projekcie, dodatkowe prace oraz wszystkie zmiany zatwierdzone i wprowadzone podczas budowy, a także podczas mniejszych aktualizacji i czynności naprawczych. Dokładne informacje powykonawcze mają kluczowe znaczenie dla zapewnienia, że dokumentacja przedsiębiorstwa jest zawsze aktualna i odzwierciedla rzeczywistość.

 

2. Części zamienne

 

Części zamienne mają swój cykl życia w serwisie i konserwacji. Można je podzielić na przedmioty komercyjne i oparte na rysunkach, które są kupowane, przechowywane i użytkowane. Części zamienne mogą z czasem ulec zmianie, jeśli na przykład producent zmieni materiał, z którego wykonane są elementy. Producent może również dokonywać aktualizacji i wprowadzać nowe wersje, które mogą (ale nie muszą) być w pełni lub częściowo kompatybilne ze starszymi wersjami. Jeśli dokumentacja przedsiębiorstwa nie jest aktualizowana, może istnieć rozbieżność między oryginalnymi rysunkami a używanymi częściami zamiennymi, co może utrudniać zakup części zamiennych i opóźniać czynności konserwacyjne.

Pobierz eBook

The Plant Manager in 2020

3. Modernizacje i aktualizacje

 

Ponieważ w projektach modernizacyjnych kluczowy jest czas, zwykle są dobrze planowane, instalowane i testowane. Mniejsze aktualizacje, rozszerzenia i urządzenia pomocnicze mogą jednak często być instalowane bez odpowiedniej wiedzy o ich konstrukcji i działaniu i dokumentacji. Czasami czynności związane z dokumentacją mogą nawet zostać całkowicie zignorowane. Może to doprowadzić do sytuacji, w której w przedsiębiorstwie będą stosowane nieudokumentowane systemy techniczne, które nie są widoczne w systemach informatycznych przedsiębiorstwa ani w planach konserwacji.

 

4. Zarządzanie zakupami

 

Zarządzanie zakupami jest kluczowe aby prowadzić rentowne przedsiębiorstwo. Efektywne zarządzanie zamówieniami gwarantuje, że wszystkie odpowiednie specyfikacje techniczne, wymienione produkty i zdefiniowane kryteria i harmonogramy akceptacji są rejestrowane. Problemy zwykle powstają, gdy kryteria dokumentacji dla informacji technicznych nie są odpowiednio zdefiniowane na przykład pod względem zakresu i skali, formatu, informacji o częściach zamiennych i numerów pozycji. Prowadzi to do nieczytelnych wymagań i problemów z ich jakością a także opóźnień (na przykład w przypadku niezgodnych numerów pozycji).

 

5. Starsze dane

 

W przedsiębiorstwie środki trwałe często mają długi cykl życia. Może to spowodować sytuację, w której dokumentacja jest częściowo w formie papierowej, rozłożona na różne niekontrolowane archiwa a częściowo poddana cyfryzacji. Może to prowadzić do problemów z dokładnością, aktualnością i zarządzaniem wersjami. Aby mieć korzyść z wszystkich starszych danych o zasobach, należy stale sprawdzać poprawność i weryfikować ich jakość, spójność, dokładność i integralność.

Tomasz Badowski

Tomasz Badowski

Sales Director, Software & Embedded Solutions Business development
+48 662 063 077
Send e-mail

Zapytaj naszego eksperta albo dowiedz się więcej

Po wysłaniu tego formularza nasz specjalista skontaktuje się z Tobą przez e-mail lub telefon. Przesyłając formularz, akceptujesz naszą politykę prywatności.

Polecamy również inne ciekawe artykuły