Close

Instrukcje 2.0 dla Boon Edam

Każdego dnia Boon Edam, wiodący producent drzwi obrotowych i barier ochronnych, dostarcza estetyczne i idealnie dopracowane produkty. Wspaniały produkt zasługuje na równie wspaniałą instrukcję. Taką, która nie pozostawia żadnych wątpliwości i ułatwia życie mechanika oraz użytkownika końcowego. W przypadku Boon Edam, nie zawsze tak było. Bert Dammers, Menedżer ds. Informacji i Dokumentacji w Boon Edam, oraz jego zespół, pokazują że instrukcje mogą napawać dumą.

Profesjonalizacja instrukcji

 

W 2014 roku Boon Edam zaczął koncentrować się na jakości swoich instrukcji obsługi. Do tego czasu, zespół robił co mógł i co uważał za słuszne, choć jasne było że wiele elementów należy udoskonalić.

 

Podróż do tego udoskonalenia rozpoczęła się, gdy zwrócono się do zewnętrznego partnera z prośbą o pomoc. Bert wyjaśnia: „Skontaktowaliśmy się z Etteplan, firmą specjalizującą się w udoskonalaniu procesu tworzenia treści dokumentacji technicznej, w tym instrukcji obsługi. Naszym celem było zwiększenie wydajności przy jednoczesnej poprawie jakości. Aby go osiągnąć, Etteplan przeanalizował nasz dotychczasowy proces tworzenia treści i przeprowadził analizę techniczną naszych instrukcji. Były też wywiady z osobami pracującymi nad instrukcjami oraz osobami ich używającymi, naszymi klientami.”

Wnioski z analizy, delikatnie mówiąc, nie napawały optymizmem. Czasami jednak tego właśnie nam potrzeba - surowych faktów, nawet jeśli nie zachwycają.

Dogłębna analiza i potencjalne obszary poprawy

„Analiza wykazała, że istnieje wiele możliwości poprawy: Struktura naszych instrukcji nie była logiczna, a jakość ilustracji po prostu słaba. Nie mieliśmy też żadnych narzędzi pomiarowych do określania jakości. Ponadto nie korzystaliśmy z ustrukturyzowanego procesu, co utrudniało ponowne wykorzystanie danej treści w innych materiałach. Mówiąc krótko, nasz styl pracy zaowocował instrukcjami o stosunkowo niskiej jakości”.

Bert Dammers, Menedżer ds. Informacji i Dokumentacji w Boon Edam

Zalecenia dotyczące poprawy jakości instrukcji

 

„Etteplan zalecił, abyśmy patrzyli na nasze instrukcje i dokumentację jak na przedłużenie samych produktów, które sprzedajemy, z większym naciskiem na użytkownika końcowego. Kolejną ważną sugestią było użycie uproszczonego języka technicznego (STE) we wszystkich tekstach pisanych. Ponadto konieczne było sięgnięcie po ilustracje techniczne. Zasugerowano nam, byśmy zamiast zdjęć używali rysunków liniowych zapewniających większą przejrzystość. W końcu, potrzebowaliśmy logicznej i jasnej struktury we wszystkich naszych instrukcjach.”

Wcześniej używaliśmy zdjęć podobnych do poniższego:

Boon Edam1.jpg

Teraz zamieszczamy przejrzyste ilustracje:


Boon Edam2.jpg

Przykład uproszczonego języka technicznego (STE):

Przedtem (20 słów):

The material may be damaged or the operation of the product affected if the installation procedure is not followed correctly.(Jeśli procedura instalacji nie jest prawidłowo przestrzegana, może dojść do uszkodzenia materiału lub pogorszenia własności produktu).

Teraz (7 słów):

To prevent damage, do the procedures correctly. (Przestrzegać procedur w celu uniknięcia uszkodzeń).

 

Ustanowienie celu nowego procesu

 

Zgodnie z zaleceniami, zespół powziął kilka ważnych celów:

  • Obsługa standardu wysokiej jakości w zakresie dokumentacji technicznej.
  • Wprowadzenie zarządzania statusem i kontrolami dokumentacji technicznej.
  • Zapewnienie, że wszystkie instrukcje mogą być globalnie opracowywane i utrzymywane.
  • Zapewnienie się, używany jest jeden spójny język i że wszystko działa w obrębie jednej platformy.
  • Zapewnienie podstaw do szkolenia produktowego.

Następnie sformułowano plan wymagań dla procesu tworzenia instrukcji.

Znaczne oszczędności i lepsza jakość

 

Do roku 2016 podjęto niezbędne kroki w celu zakończenia procesu wdrażania i rozpoczęto tworzenie nowych instrukcji. Zalety nowego procesu produkcyjnego są liczne: instrukcje mają bardziej profesjonalny wygląd i są o znacznie przyjaźniejsze dla użytkownika. Jest jednak inna, dodatkowa korzyść: obniżenie kosztów.

Dzięki standaryzacji procesu i ustrukturyzowaniu treści, elementy treści można łatwo ponownie wykorzystać w innych materiałach.

Na przykład, Boon Edam oszczędza teraz do 50% na kosztach tłumaczeń.

Powiązane artykuły

Bin - e

Polska firma Bin-e opracowała i produkuje inteligentne kosze na śmieci. Technologie wykorzystywane w tym produkcie to: rozpoznawanie obiektów, sztuczna inteligencja oraz systemy przetwarzania danych. Produkt o tej samej nazwie co firma - Bin-e - segreguje śmieci i pozwala zoptymalizować ich transport i w ten sposób znacząco przyczynia się do zmniejszenia stężenia CO2 wytwarzanego podczas ich transportu.

ABB Motors and Generators

Fiński oddział ABB, Motors and Generators, poszukiwał optymalnych rozwiązań w procesie tworzenia katalogu produktów. Wybrano system HyperDoc firmy Etteplan. W efekcie, oddział może teraz wydajniej wykorzystywać zasoby i wprowadzać niewielkie zmiany globalne do swoich katalogów przy minimalnym nakładzie pracy.

KONE

Modernizacja starych i montaż nowych wind w budynkach stanowi istotny element działalności firmy KONE. Dzięki technologii fińskiego przedsiębiorstwa windy można montować w ograniczonych przestrzeniach, zachowując architekturę obiektu.

John Deere

Firma John Deere Forestry rozpoczęła działalność w Finlandii w 2000 r. Obecnie zatrudnia około 700 pracowników w Tampere i Joensuu. Przedsiębiorstwo wchodzi w skład ogólnoświatowej grupy Deere & Company, wiodącego producenta maszyn rolniczych, budowlanych i leśnych. Siedziba główna zajmująca się maszynami kołowymi do cięcia poprzecznego (ang. wheeled cut-to-length, WCTL) mieści się w Tampere. W Joensuu znajduje się natomiast zakład, w którym każdego roku produkuje się znaczną liczbę wspomnianego sprzętu.

Schneider Electric Fire & Security

Wyobraźmy sobie, że w firmie rozbrzmiewa alarm przeciwpożarowy. Odbyliśmy szkolenie z obsługi systemu, ale czy pamiętamy dokładnie, jak należy postępować? Łatwo dostępny podręcznik użytkownika zawierający zrozumiałe ilustracje stanowi nieocenioną pomoc w sytuacjach kryzysowych. Właśnie w tym celu firmy Schneider Electric Fire & Security i Etteplan nawiązały współpracę partnerską.