Close

Manualer 2.0 till Boon Edam

Boon Edam är en ledande tillverkare av karuselldörrar och säkerhetsslussar som levererar eleganta produkter. Men en fantastisk produkt förtjänar en lika fantastisk manual som inte behöver förklaras och som gör livet enklare för både montörer och slutanvändare. Så har det inte alltid varit för Boon Edam. Bert Dammers, Manager Information & Document Management på Boon Edam berättar vad som krävdes av hans team för att skapa manualer som de kan vara stolta över.

Referens
Kompetensområde

Mot bättre manualer

 

På Boon Edam började man 2014 fästa vikt vid kvaliteten på företagets manualer. Fram till dess hade teamet gjort så gott de kunde, men man visste att det fanns utrymme för förbättring.

Resan mot bättre manualer började med att man anlitade en extern partner för att hjälpa till. Bert förklarar: ”Vi kontaktade Etteplan som är specialister på att stärka processerna för att skapa teknisk dokumentation, inklusive manualer. Vårt mål var att effektivisera processen och samtidigt höja kvaliteten. Etteplan började med att undersöka vår befintliga process och genomförde en teknisk analys av våra manualer. De intervjuade även medarbetarna som arbetat med manualerna och förstås även våra kunder som faktiskt använder dem.”

Detaljerad analys avslöjar förbättringsområden

Analysresultaten var minst sagt inte de bästa. Men ibland kan en obekväm sanning vara precis det som behövs för att komma vidare. Bert förklarar: ”Analysen visade att vi hade mycket att förbättra: Våra manualer var inte logiskt uppbyggda och illustrationerna var inte särskilt högklassiga. Vi saknade dessutom verktyg för att mäta kvaliteten och vår process var ostrukturerad, vilket gjorde det svårt att återanvända innehåll i annat material. Kort sagt var det vårt sätt att arbeta som låg bakom kvalitetsproblemen.”

Bert Dammers, Manager Information & Document Management på Boon Edam

Rekommendationer för att skapa bättre manualer

 

”Etteplan rekommenderade att vi borde se manualerna och dokumentationen som en del av produkterna och fokusera mer på slutanvändarna. Ett annat viktigt tips var att använda Simplified Technical English (STE) i alla texter. Bra tekniska illustrationer är också ett måste, och där fick vi rådet att använda ritningar i stället för bilder för att göra illustrationerna tydligare. Sist men inte minst behövde vi skapa en logisk och entydig struktur för alla våra manualer.”

Tidigare använde vi bilder som dessa:

Boon Edam1.jpg

Nu har vi tydliga illustrationer:


Boon Edam2.jpg

Ett exempel på Simplified Technical English:

 

Före (20 ord):

The material may be damaged or the operation of the product affected if the installation procedure is not followed correctly (Materialet kan skadas eller produktens funktion påverkas om installationsanvisningarna inte följs).

Efter (7 ord):

To prevent damage, do the procedures correctly (Följ anvisningarna för att förhindra skador).

Mål för den nya processen

 

Utifrån Etteplans rekommendationer satte teamet upp ett antal mål för sitt arbete:

  • upprätthålla en hög nivå på den tekniska dokumentationen
  • införa statusövervakningar och granskningar för den tekniska dokumentationen
  • säkerställa att alla manualer kan utvecklas och uppdateras globalt
  • säkerställa ett enda språk används och att alla arbetar med en och samma plattform
  • skapa en bra grund för produktutbildningar.

Sedan tog man fram en process för att skapa manualer.

Lägre kostnader, högre kvalitet

 

Implementeringsprocessen slutfördes 2016 och det egentliga arbetet med att skapa nya manualer kunde börja. Den nya processen har gett många fördelar – manualerna ser proffsigare ut och är mer användarvänliga. Dessutom har kostnaderna minskat för Boon Edam.

 

En standardiserad process med strukturerat innehåll gör det enkelt att återanvända innehållselement i annat material.

Exempelvis sparar Boon Edam nu
hela 50 % på översättningar.

 

 

Mer att läsa

Bin - e

Bin-e är ett polskt företag som utvecklar och tillverkar smarta återvinningsstationer med föremålsigenkänning, artificiell intelligens och databehandling. Företagets produkt, Bin-e, sorterar avfallet och bidrar till ett minskat koldioxidavtryck genom optimerade avfallstransporter. I en tillhörande webbapp kan användaren och företaget som sköter sophämtningen se när avfallskärlet är fullt. Lösningen är främst avsedd för kontor och offentliga byggnader.

Philips – Healthtech & Lighting

Royal Philips Electronics från Nederländerna är ett mångsidigt hälsoindustriföretag som fokuserar på att förbättra människors liv med hjälp av innovationer som ligger i tiden. I egenskap av ett världsledande företag inom hälsa, livsstil och belysning integrerar Philips teknik och design i lösningar med människan centrum som baseras på kundinsikter och varumärkets löfte om "innovationer och du".

ABB Motors and Generators

På ABB sökte man effektivare processer för sina produktkataloger. Lösningen blev Etteplan HyperDoc. Förutom att man nu klarar sig med mindre resurser kan till exempel små förändringar i katalogerna uppdateras överallt med en gång.

John Deere

John Deere Forestry inledde sin verksamhet i Finland år 2000 och har för närvarande omkring 700 anställda i Tammerfors och Joensuu. Företaget ingår i den globala Deere & Company-koncernen, världens ledande tillverkare av jordbruks-, bygg- och skogsmaskiner. Företagets högkvarter för hjulgående längdskärningsmaskiner (WCTL) ligger i Tammerfors, Finland och Joensuu-anläggningen tillverkar stora volymer av WCTL-skogsmaskiner varje år.

Kontakta oss
Sixten Folke
Sixten Folke
BU Director
Technical Documentation Solutions