Varför skiljer sig dokumentationen åt från den operativa verkligheten på din anläggning??

1. Bygginformation

Ett område där det ofta finns utrymme för förbättringar i en anläggningsmiljö är slutlig bygginformation. Slutliga ritningar eller korrigerade ritningar visar hur projektet har byggts, och vilka förändringar som gjorts på de ursprungliga ritningarna under byggprocessen. Dessa kan till exempel omfatta modifieringar, förändringar i tillverkningsritningar, förändringar i design, tilläggsarbeten, och samtliga ändringar som godkänts och utförs under byggfasen samt vid mindre uppgraderingar och korrigerande underhållsaktiviteter. Korrekt slutlig bygginformation är avgörande för att säkerställa att din anläggningsdokumentation alltid är uppdaterad och återspeglar verkligheten.

2. Reservdelar

Reservdelar har sina egna livscykler inom en service- och underhållsorganisation. De kan kategoriseras antingen som kommersiella delar eller som ritningsbaserade delar som köps, lagras och konsumeras. Reservdelar kan komma att skifta över tiden, t.ex. om tillverkaren byter ut tillverkningsmaterialet. Tillverkaren kan också göra uppgraderingar och införa nya versioner, som kan vara endast delvis kompatibla eller fullständigt icke-kompatibla med de äldre versionerna. Om anläggningens dokumentation inte hålls uppdaterad kan det uppstå diskrepanser mellan de ursprungliga ritningarna och reservdelarna som faktiskt används, vilket i sin tur kan förhindra inköp av rätt reservdelar och därmed fördröja underhållsaktiviteter.

3. Moderniseringar och uppgraderingar

Eftersom moderniseringsprojekt är mycket tidskritiska måste de vanligtvis vara ordentligt planerade, installerade och testade. Mindre uppgraderingar, förbättringar och kompletterande anordningar kan ofta installeras utan grundlig teknisk konstruktion eller dokumentation. Ibland kan dokumentationsaktiviteter till och med ignoreras fullständigt. Detta kan leda till situationer där det finns odokumenterade tekniska system i bruk vid anläggningen. Dessa varken syns i anläggningens IT-system eller förekommer i underhållsplanerna.

4. Hantering av inköp

Hanteringen av inköp är en avgörande faktor för att driva en framgångsrik anläggning. Vid effektiv hantering av inköp säkerställer man att alla relevanta tekniska specifikationer registreras, att förväntade leverabler listas, och att kriterier och scheman för godkännande definieras. Problem uppstår vanligen när dokumentationskriterierna för teknisk information inte definierats tydligt i fråga om exempelvis omfattning och skala, format, reservdelsinformation och positionsnummer. Detta leder till otydliga krav och kvalitetsproblem, vilket i sin tur kan orsaka förseningar vid t.ex. inkompatibla positionsnummer.

5. Informationsarv

En anläggningsmiljö har ofta fysiska tillgångar med en lång livscykel. Detta kan orsaka en situation där dokumentationen finns delvis i pappersformat som är utspridd över olika okontrollerade arkiv, delvis som digitaliserad. I en liknande situation kan problem uppstå med informationens korrekthet och aktualitet, samt versionshantering. För att skapa värde ur all äldre anläggningsinformation är det viktigt att kontinuerligt verifiera och validera kvalitet, kompatibilitet, riktighet och integritet.