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Boon Edam 手册 2.0

每天,旋转门和安全栅栏的领先制造商Boon Edam都会提供精心制作的精美产品。 出色的产品同样值得一本手册。 不需要任何解释,可以使技工和最终用户的工作更加轻松。 对于Boon Edam而言,情况并非总是如此。 Boon Edam的信息和文档管理经理Bert Dammers及其团队为我们介绍了使公司的手册引以为傲的方法。

手册专业化

 

2014 年,Boon Edam 开始关注手册的质量。直到那 时,其团队才认识到即使他们已竭尽所能,手册仍 有进步的空间。改进手册之路始于外部合作伙伴的引入。Bert 解释说:“我们联系了埃特博朗,这是 一家专门改进技术文档(包括手册)内容创建流程 的公司。我们的目标是在提高文档创建效率的同时 提高文档质量。为此,埃特博朗着眼于我们现有的内 容创建流程并对我们的手册进行了技术分析。他们 还与我们从事手册工作的同事和实际使用手册的我 们的客户进行了积极的交流沟通。”

不得不承认,分析的结果并不乐观。然而,有时不可忽视的事实正是有待进步的地方。

深入分析揭示了可改善地方

“分析显示有很大的改进空间:我们的手册结构不合 逻辑,插图质量很差。我们也没有测量工具来确定质 量。另外,我们没有使用结构化的流程,使其难以在 其他材料中重复使用。简单地说,我们的工作方式导 致质量相对较低的手册。”

Boon Edam 信息与文档管理经理 Bert Dammers

改善手册质量的建议

 

“埃特博朗建议我们应该开始将我们的手册和文档作 为我们销售的产品的一部分,更好地关注最终用户。 另一个重要的建议是对所有书面文本使用简化技术英 语(STE)。此外,技术插图的使用是必须的。建议 是使用更清晰的线条图替代图片。最后,我们所有的 手册都需要一个合乎逻辑且明确的结构。”

之前我们使用的图片是这样的:

Boon Edam1.jpg

现在我们使用清晰的插图:


Boon Edam2.jpg

简化技术英语的案例:

 

使用前 (20 个单词):

The material may be damaged or the operation of the product affected if the installation procedure is not followed correctly.

使用后(7 个单词):

To prevent damage, do the procedures correctly.

 

新流程的目标设定

 

根据这些建议,该团队为自己设定了许多重要目标:

  • 处理技术文档的高质量标准。
  • 介绍技术文档的状态和审计管理。
  • 确保可以在全球范围内开发和维护所有手册。
  • 确保使用一种语言,并且所有语言都可以在同一平 台上运行。
  • 为产品培训提供准则

随后,团队制定了创建手册的流程的要求计划。

节约大量成本并提高质量

 

到 2016 年,Boon Edam 采取了必要的步骤来完成实 施过程,并实际开始创建新手册。 新的创建流程的好 处很多:手册具有更专业的外观,并且更加便于用户 使用。 但更重要的是:Boon Edam 正在节约成本。

 

通过标准化流程和使用结构化内容,可以轻松地在其他材料中重用内容元素。

例如,Boon Edam 现在节约了高达 50%的翻译成本。

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