Close

Boon Edam 手册 2.0

每天,旋转门和安全栅栏的领先制造商Boon Edam都会提供精心制作的精美产品。 出色的产品同样值得一本手册。 不需要任何解释,可以使技工和最终用户的工作更加轻松。 对于Boon Edam而言,情况并非总是如此。 Boon Edam的信息和文档管理经理Bert Dammers及其团队为我们介绍了使公司的手册引以为傲的方法。

手册专业化

 

2014 年,Boon Edam 开始关注手册的质量。直到那 时,其团队才认识到即使他们已竭尽所能,手册仍 有进步的空间。改进手册之路始于外部合作伙伴的引入。Bert 解释说:“我们联系了埃特博朗,这是 一家专门改进技术文档(包括手册)内容创建流程 的公司。我们的目标是在提高文档创建效率的同时 提高文档质量。为此,埃特博朗着眼于我们现有的内 容创建流程并对我们的手册进行了技术分析。他们 还与我们从事手册工作的同事和实际使用手册的我 们的客户进行了积极的交流沟通。”

不得不承认,分析的结果并不乐观。然而,有时不可忽视的事实正是有待进步的地方。

深入分析揭示了可改善地方

“分析显示有很大的改进空间:我们的手册结构不合 逻辑,插图质量很差。我们也没有测量工具来确定质 量。另外,我们没有使用结构化的流程,使其难以在 其他材料中重复使用。简单地说,我们的工作方式导 致质量相对较低的手册。”

Boon Edam 信息与文档管理经理 Bert Dammers

改善手册质量的建议

 

“埃特博朗建议我们应该开始将我们的手册和文档作 为我们销售的产品的一部分,更好地关注最终用户。 另一个重要的建议是对所有书面文本使用简化技术英 语(STE)。此外,技术插图的使用是必须的。建议 是使用更清晰的线条图替代图片。最后,我们所有的 手册都需要一个合乎逻辑且明确的结构。”

之前我们使用的图片是这样的:

Boon Edam1.jpg

现在我们使用清晰的插图:


Boon Edam2.jpg

简化技术英语的案例:

 

使用前 (20 个单词):

The material may be damaged or the operation of the product affected if the installation procedure is not followed correctly.

使用后(7 个单词):

To prevent damage, do the procedures correctly.

 

新流程的目标设定

 

根据这些建议,该团队为自己设定了许多重要目标:

  • 处理技术文档的高质量标准。
  • 介绍技术文档的状态和审计管理。
  • 确保可以在全球范围内开发和维护所有手册。
  • 确保使用一种语言,并且所有语言都可以在同一平 台上运行。
  • 为产品培训提供准则

随后,团队制定了创建手册的流程的要求计划。

节约大量成本并提高质量

 

到 2016 年,Boon Edam 采取了必要的步骤来完成实 施过程,并实际开始创建新手册。 新的创建流程的好 处很多:手册具有更专业的外观,并且更加便于用户 使用。 但更重要的是:Boon Edam 正在节约成本。

 

通过标准化流程和使用结构化内容,可以轻松地在其他材料中重用内容元素。

例如,Boon Edam 现在节约了高达 50%的翻译成本。

相关内容

飞利浦 – 健康科技&照明

荷兰皇家飞利浦电子是一家多元化的健康科技公司,致力于通过及时的创新来改善人们的生活。作为医疗保健、生活方式和照明领域的全球领导者,飞利浦将技术和设计融入到以人为本的解决方案中,基于对客户的基本洞察和“创新与你”的品牌承诺。

 

数字化延伸至山特维克的培训领域

山特维克是一家全球化高科技工程集团,致力于为客户提供可提高生产力、盈利能力和安全水平的产 品和服务。山特维克矿山和岩石技术是隶属于山特 维克集团的一块业务领域,也是提供采矿和建筑用 设备和工具、服务以及技术解决方案的全球领先供应商。

Bin - e

Bin-e 是一家波兰公司,致力于利用物体识别技术、 人工智能和数据处理技术制造智能垃圾箱。该公司 的产品 Bin-e 可以分离废弃物,优化废弃物的运输,为减少废弃物处过程中产生的二氧化碳排放做出了意义非凡的贡献。它有一个集成的Web应用程序,可以将废弃物水平告知用户和废弃物管理公司,是办公室和公共场所废弃物处理的理想解决方案。

通力

对旧电梯进行现代化改造并在现有建筑物中安装新电梯是通力的一项主要业务。 得益于通力的技术,即使在有限的空间内,电梯也可以轻松安装,同时尊重建筑物的建筑风格。