Close

Het belang van correct documentbeheer

De risico’s van verouderde informatie

Binnen service- en onderhoudsorganisaties zijn vaak ontzettend veel documenten aanwezig. In deze documenten staat essentiële informatie over bijvoorbeeld onderhoud, reparatie en werking van assets binnen de organisatie. Systematische documentatie en informatiebeheer is van groot belang om alle processen soepel te laten verlopen.

Heeft u al eens nagedacht over informatiebeheer? Hoe de regels binnen uw organisatie zijn vastgelegd? En of alle asset-informatie op orde is? Zodra documenten niet goed worden beheerd, veroudert informatie. Dit brengt onnodige risico’s met zich mee. Voorkom problemen en ga aan de slag met documentbeheer.

Documentbeheer bestaat uit een aantal aspecten. We doorlopen ze met u en geven aan wat de risico’s zijn van het niet in orde houden van de aspecten. Kwaliteit, consistentie, nauwkeurigheid en integriteit zijn onmisbaar bij goed documentbeheer. Tijd om te starten.

1. 'As-built' informatie

 

‘As-built’ informatie, ook wel de ‘red-pen’ tekening genoemd, laat zien hoe een project is opgebouwd en welke wijzigingen er zijn aangebracht gedurende het uitvoeringsproces. Denk aan wijzigingen als modificaties, wijzigingen in de tekeningen van de werkplaats, aanpassingen in het ontwerp, meerwerk en veranderingen die tijdens de uitvoering werden aangebracht. Het nauwkeurig beheren van ‘as-built’ informatie is cruciaal om te garanderen dat de documentatie van uw organisatie actueel is en de werkelijkheid weergeeft.

 

2. Reserveonderdelen

 

Reserveonderdelen hebben hun eigen levenscycli binnen een service- en onderhoudsorganisaties. Onderdelen worden nogal eens aangepast. Bijvoorbeeld als de fabrikant het materiaal van de producten aanpast, producten verandert, upgrades op producten uitvoert of nieuwe modellen introduceert. 

Verouderde fabrieksdocumentatie resulteert in een verschil tussen de originele tekening en de gebruikte reserveonderdelen. De aanschaf van nieuwe reserveonderdelen wordt hierdoor belemmerd en de onderhoudswerkzaamheden lopen vertraging op.

Downloaden eBook

De plantmanager in 2020

3. Moderniseringen en upgrades

 

Omdat moderniseringsprojecten zeer tijdsgebonden zijn, worden deze zorgvuldig gepland, uitgevoerd en getest. Echter worden kleinere upgrades, verbeteringen en hulpapparaten vaak zonder de juiste technische ondersteuning en documentatie uitgevoerd. Soms worden documentatiewerkzaamheden zelfs volledig achterwege gelaten. Dit leidt tot een situatie waarin niet-gedocumenteerde technische systemen in gebruik zijn maar niet zichtbaar zijn in het IT systeem of onderhoudsschema van uw organisatie.

 

4. Inkoopbeheer

 

Inkoopbeheer is een belangrijke factor voor een succesvolle werking van een organisatie. Dankzij effectief inkoopbeheer worden relevante technische specificaties geregistreerd, leveringen geregistreerd en acceptatiecriteria en -schema’s gedefinieerd.

Problemen ontstaan vaak als documentencriteria voor technische informatie niet goed gedefinieerd worden. Denk aan de omvang en schaal, het format, informatie over reserveonderdelen en positienummers. Zijn deze niet op orde? Dan leidt dit tot onduidelijke eisen, problemen op het gebied van kwaliteit en vertragingen in het proces.

 

5. Informatiebeheer: verouderde gegevens

 

Fysieke assets hebben vaak een lange levensduur. Het is mogelijk dat er een situatie ontstaat waarin een deel van de documentatie in papieren vorm over verschillende niet-gecontroleerde archieven is verspreid en een deel is gedigitaliseerd. Dit levert problemen op rondom nauwkeurigheid, actualiteit en versiebeheer.

 

Aan de slag met documentbeheer

Kortom: correct documentbeheer is van essentieel belang. Zowel binnen grote fabrieken als kleinere organisaties. Verouderde informatie neemt onnodige risico’s en problemen met zich mee. Wilt u graag extra informatie ontvangen? Of bent u opzoek naar een partner om u te helpen? Neem gerust contact met ons op.

Leo Adank

Leo Adank

Manager, Service Solutions Technical Documentation Solutions
+31 6 5372 6555
Stuur e-mail

Heeft u een vraag of wens? Contact Leo Adank:

Na het versturen van dit formulier, zal een van onze collega’s telefonisch of per e-mail contact met u opnemen. Wanneer u het formulier verzendt, gaat u akkoord met ons privacybeleid.

Meer artikelen die u misschien interesseren