Het verhaal van ResumETTE: van idee tot bedrijfsbrede AI-oplossing

Toch bleek het, ondanks het belang ervan, vaak een uitdaging om cv’s voor klanten op te stellen. Managers en consultants besteedden veel tijd aan het aanpassen van Word-sjablonen, het wijzigen van opmaak en het bewaken van consistentie. Onder tijdsdruk was dat een stressvol en inefficiënt proces.

Er moest een slimmere oplossing komen.

Die kwam er met ResumETTE — onze interne AI-tool, ontstaan uit creativiteit, teamwork en de gezamenlijke wens om onze manier van werken te verbeteren. Inmiddels verandert het de manier hoe we cv’s voor klantprojecten opstellen, bijwerken en personaliseren. Daardoor worden de vaardigheden van onze mensen sneller en consistenter zichtbaar, wat niet alleen projecten versnelt, maar ook de groei van Etteplan versterkt.

Het begon begin 2024, toen Johan Mattsson, teammanager Software en Embedded Solutions in Zweden, opnieuw moeite had met het verwerken van cv’s. In dezelfde periode sloot Software Engineering Consultant Dennis Molund zich bij zijn team aan. Hij had ervaring met applicatieontwikkeling en een sterke interesse in de mogelijkheden van AI-tools.

“Dennis had enorm veel energie,” vertelt Johan. “Hij had al geëxperimenteerd met AI, teksten en afbeeldingen gegenereerd, en liet me zien wat er allemaal kon. Dat maakte indruk – ik zag direct kansen om deze technologie in onze interne processen te gebruiken.”

Ze besloten samen te onderzoeken hoe ze generatieve AI konden toepassen in hun werk. Hun focus kwam al snel te liggen op een veelvoorkomende ergernis: het vervelende, handmatige werk van cv’s bewerken.

Hoewel Dennis en Johan inmiddels hun carrière hebben voortgezet buiten Etteplan, blijft hun idee voortleven in de tool ResumETTE.

Tijdens een rustige zomerperiode stortten ze zich vol op het bouwen van een eerste prototype.

Toen het prototype steeds concreter werd, benaderde Johan Cassandra Källgren, coördinator Marketingcommunicatie, om het idee visueel vorm te geven. Cassandra ontwierp het ResumETTE-logo en werkte mee aan de eerste lay-out, die aansloot bij de toen nieuwe huisstijl van Etteplan. Hierdoor kreeg het concept meer vorm en werd het eenvoudiger om het te presenteren tijdens de Inspiratiedagen in Zweden — het jaarlijkse evenement voor Etteplan-managers, bedoeld om succesverhalen, klantervaringen en inzichten te delen en samenwerking te stimuleren.

“Het doel was om een lay-out te ontwerpen die onze visuele identiteit volgde maar ook aanpasbaar was voor verschillende cases en titels,” herinnert Cassandra zich. “De uitdaging was iets flexibels te maken dat paste in verschillende situaties - niet alleen voor het initiële prototype, maar als basis voor toekomstige sjablonen.

In september, na een intensieve zomer vol werk, presenteerden Johan en Dennis hun prototype tijdens de Inspiratiedagen in Zweden. Het werd met groot enthousiasme ontvangen.

Binnen het hele bedrijf bleken velen met hetzelfde probleem te kampen, en ineens lag er een oplossing voor hun neus.

“Het publiek stond te juichen, de zaal ging helemaal los,” vertelt Benjamin Sjögren, Directeur Business Applications & Architecture. “Leidinggevenden riepen: ‘Waarom gebruiken we dit niet allemaal al?’ Dat was het moment waarop alles kantelde.”

Een idee omzetten in een AI-oplossing voor het hele bedrijf vereiste structuur. Jari Axén, Lead Enterprise Architect, was de Projectmanager voor dit project, terwijl Benjamin Sjögren verantwoordelijk was voor governance en middelen.

Jari vertelt dat zijn taak was om ervoor te zorgen dat ResumETTE niet slechts een lokale oplossing bleef, maar bruikbaar werd voor het hele bedrijf. Dat hield in dat hij het project moest blijven aandrijven, onduidelijkheden in de vereisten moest wegnemen en voortdurend het totaalplaatje moest bewaken.

“Mijn rol was om de opwinding in balans te houden met discipline,” voegt Benjamin toe. “We moesten ervoor zorgen dat ResumETTE niet zomaar een leuk projectje was, maar een oplossing die op grote schaal in het bedrijf kan worden toegepast.”

Veel van de vroege AI-ontwikkeling voor ResumETTE werd uitgevoerd door Applicatie-expert Tobias Grönhagen, die in 2022 via de overname van Cognitas bij Etteplan was gekomen.

“De grootste veranderingen die ik moest aanbrengen, hadden te maken met het stroomlijnen van de code,” legt Tobias uit. “Mijn taak was het efficiënt en bruikbaar te maken. We hebben ook de interface opnieuw ontworpen toen feedback liet zien dat mensen overweldigd waren. Die feedback- en verbeterloop is essentieel geweest.”

AI staat ook centraal in functies zoals vertaling, consistentie van opmaak en automatische standaardisatie van CV's. Door repetitief werk te automatiseren, geeft ResumETTE medewerkers de vrijheid om zich te concentreren op de kwaliteit van de inhoud en de behoeften van de klant.

Een AI-oplossing bouwen is één ding - ervoor zorgen dat mensen het ook daadwerkelijk gebruiken, is iets anders.

“Vijfentachtig procent van AI-pilots binnen bedrijven komt nooit van de grond,” merkt Sampsa Guenat, Product Owner van ResumETTE, op. “De echte uitdaging is om AI onderdeel van de dagelijkse routines te maken.”

Voor Sampsa betekende dit dicht bij de gebruikers zijn - groepen vormen in verschillende landen, luisteren naar feedback en laten zien hoe ResumETTE op een natuurlijke manier in kunnen passen in hun dagelijks werk.

“Ik heb tijd besteed aan het opbouwen van gebruikersgroepen, luisteren naar feedback en laten zien hoe het hulpmiddel in dagelijkse taken past,” legt hij uit.

De praktische aanpak bleek effectief. Meteen na de lancering werden in één maand meer dan 800 cv’s gebruikt. Inmiddels ligt dat aantal stabiel rond de 500 per maand. Dat bespaart veel handmatig werk en stelt managers in staat sneller, consistenter en professioneler op klantverzoeken te reageren.

ResumETTE heeft de manier waarop Etteplan zijn expertise aan klanten toont vernieuwd. Waar voorheen de documenten verschilden in vorm en kwaliteit, leveren we nu vlot en op grote schaal uniforme, professionele profielen.

De visuele lay-out van CV's die door ResumETTE worden geproduceerd, zoals ontworpen door Cassandra Källgren.

De waarde ligt niet alleen in constante kwaliteit, maar ook in snelheid en betrouwbaarheid. Door handmatige aanpassingen te automatiseren, vermindert ResumETTE de tijd die managers besteden aan het bewerken van cv’s met wel 80%. Waar een manager eerder dertig minuten nodig had voor één cv, kunnen er nu meer dan tien beter afgewerkte versies in dezelfde tijd worden gemaakt. Dit leidt tot snellere reacties op klantverzoeken, meer succes bij nieuwe opdrachten en een duidelijke stijging in tevredenheid onder managers.

Daarnaast garandeert ResumETTE precisie en naleving van richtlijnen. Managers kunnen de gegenereerde teksten direct afstemmen op zowel het profiel van de consultant als de functie-eisen, waardoor verkeerde of onterechte vermelding van vaardigheden wordt voorkomen.

“Gebruikers maken actief gebruik van de tool en doen verbetervoorstellen,” zegt Tobias Grönhagen. “Die constante feedbackloop zorgt ervoor dat de AI-oplossing blijft evolueren.”

Benjamin voegt toe: “We hebben niet zomaar een tool gebouwd. We hebben AI toegepast op een heel specifieke zakelijke uitdaging. Dat maakt ResumETTE zowel state-of-the-art als uniek van ons.”

Als onderdeel van Etteplans groeiende wereldwijde leveringscapaciteit heeft BJIT, de strategische partner in Bangladesh, een belangrijke rol gespeeld in de voortdurende ontwikkeling van ResumETTE. Door deze samenwerking kon de implementatie sneller verlopen en is de tool beter voorbereid op toekomstige opschaling.

De volgende fase van op AI gebaseerde verbeteringen is al aangebroken.

Een van de belangrijkste vernieuwingen binnen ResumETTE is Resume Search, een functie die momenteel in ontwikkeling is. Het concept is eenvoudig: managers voeren klantvereisten in een zoekveld in en krijgen direct de meest relevante cv’s te zien — op basis van trefwoorden of uitgebreide projectomschrijvingen.

Hoewel de functie nog verfijnd moet worden op het gebied van sorteren en rangschikken, is dit nu al een grote vooruitgang.

Na de lancering zal Resume Search het voor managers makkelijker en sneller maken om geschikte kandidaten te vinden, zonder door oude dossiers te hoeven zoeken. Hierdoor kunnen teams vlotter en consistenter reageren op klantverzoeken.

Daarnaast kan de verdere ontwikkeling van ResumETTE leiden tot een nauwere koppeling met andere systemen.

“Integratie met de recruitment pijplijn is een belangrijke stap,” legt Jari Axén, Projectmanager van ResumETTE, uit. “Het zou ons helpen om nieuwe kandidaten sneller te matchen en CV's vanaf het begin consistent te houden.”

Voor Sampsa Guenat ligt de echte kans in het benutten van alle competentiegegevens van Etteplan.

“We hebben een enorme hoeveelheid competentiegegevens binnen Etteplan. Als we dat met AI kunnen benutten, kunnen we een echt compleet beeld van onze vaardigheden creëren. Dat zou een game-changer zijn.”

ResumETTE startte als een kleinschalig experiment en ontwikkelde zich tot oplossing die binnen het hele bedrijf omarmd werd. Het illustreert wat mogelijk is wanneer vernieuwende ideeën, vastberadenheid en samenwerking samenkomen om een hardnekkig probleem aan te pakken.

“Innovatie in de geest van Bold Thinking was de vonk, maar samenwerking in de geest van Smarter Together is wat ResumETTE echt uit de startblokken heeft doen komen. En tijdens het hele proces hebben we een Forward Focus mindset van voortdurende verbetering behouden,” reflecteert Benjamin.

Het traject van ResumETTE laat zien dat nieuwsgierigheid, volharding en teamwork ons werk fundamenteel kunnen veranderen. Wat aanvankelijk een kleinschalig project was, is uitgegroeid tot een groepsbrede oplossing die tijd bespaart, het klantenvertrouwen vergroot en onze slagkracht in de markt versterkt.

De betrokkenen bij het ResumETTE-project hopen dat hun ervaring collega’s bij Etteplan aanzet om hun eigen ideeën met vertrouwen verder te ontwikkelen.

“AI geeft zoveel mogelijkheden voor probleemoplossing,” reflecteert Benjamin. “Als het op de juiste manier benut wordt, kan het een soort superkracht zijn. Maar we moeten wel de beperkingen in gedachten houden. Het doet het werk niet voor ons — wij zijn nog steeds de helden van ons eigen verhaal.”