Nowa era digitalizacji dokumentacji technicznej

Jakie kluczowe zmiany wprowadza rozporządzenie maszynowe w obszarze dokumentacji technicznej?

Piotr Garbela: Kluczowa zmiana w dokumentacji technicznej dotyczy udostępniania jej w wersji elektronicznej, zamiast drukowanej. Producenci muszą zapewnić dostępność dokumentacji dla klientów np. na platformie typu "content delivery", do której może prowadzić kod QR umieszczony na produkcie. To rozwiązanie otwiera niesamowite możliwości tworzenia materiałów interaktywnych, dopasowanych do potrzeb użytkownika końcowego. Zamiast tradycyjnej wersji papierowej, dokumentacja może być w formie wideo, animacji lub transkrypcji, co ułatwia przyswajanie wiedzy w nowoczesny sposób.

Jakie możliwości daje ta interaktywność dokumentacji?

Piotr Garbela: Interaktywność umożliwia użytkownikom szybki dostęp do potrzebnych informacji. Dzięki odpowiednim uprawnieniom, operatorzy łatwo znajdą potrzebne
informacje, na przykład instrukcje wymiany części - wystarczy wpisać kilka słów kluczowych lub odfiltrować wyniki w odpowiedni sposób. Interaktywne dokumenty
pozwalają na błyskawiczne wyszukiwanie odpowiednich danych, w przeciwieństwie do wertowania papierowych wersji, które zabierają więcej czasu. Co więcej, dobrze
zaprojektowane narzędzia działają na różnych platformach, w tym telefonach, komputerach i tabletach.

Jakie cechy powinna mieć idealna platforma do zarządzania dokumentacją techniczną?

Piotr Garbela: Po pierwsze, system powinien być prosty w obsłudze. Musi umożliwiać zapis w różnych formatach, szczególnie w XML, co zapewnia kompatybilność z różnymi
platformami. Po drugie, powinien mieć strukturę zbudowaną na podstawie standardu,
np. DITA lub S1000D, który stosuje się nie tylko w sektorze obronnym. A co najważniejsze, platformy powinny być dostosowane do potrzeb użytkowników. Nie zapominajmy, że narzędzie powinno obsługiwać różnorodne metadane i atrybuty, które umożliwiają lepsze zarządzanie informacjami. W doborze odpowiednich narzędzi pomoże audyt procesów.

Jakie są zalety posiadania systemu, w którym dokumenty są wprowadzane do jednego
miejsca, a nie tylko podlinkowane?

Piotr Garbela: Zintegrowany system dokumentów przynosi wiele korzyści dla firmy. Umożliwia szybki dostęp do informacji, a pracownicy łatwiej znajdują potrzebne dane.
Wszystkie dokumenty są skatalogowane w jednym miejscu, co oszczędza czas. Użytkownicy mogą personalizować swoje biblioteki, co zwiększa ich efektywność. System jest wspierany przez sztuczną inteligencję, co ułatwia zarządzanie dokumentacją
i szybkie docieranie do potrzebnych informacji. Zdalny dostęp z różnych urządzeń zwiększa elastyczność pracy. W skrócie, to rozwiązanie usprawnia zarządzanie
informacjami i poprawia efektywność zespołów.

Jakie konkretne wyzwania napotykają klienci podczas przechodzenia z dokumentacji papierowej na elektroniczną?

Piotr Garbela: Tworzenie dokumentacji dla firm jest kluczowe i wymaga odpowiedniej struktury. Bardzo pomocny jest system, który umożliwia generowanie i przetwarzanie
uniwersalnych plików XML. Wyzwaniem są też koszty związane z wprowadzeniem digitalizacji. Jednak pamiętajmy, że można tworzyć rozwiązania dopasowane do wielkości, profilu i budżetu danej firmy. Warto również mieć dedykowaną osobę, odpowiedzialną za dokumentację, aby inżynierowie mogli skupić się na swoich zadaniach, a nie na pisaniu instrukcji. To podejście wpisuje się w nowoczesne trendy specjalizacji.

Czy klienci mogą samodzielnie wdrożyć Wasze rozwiązanie, czy raczej zalecacie skorzystanie z outsourcingu?

Piotr Garbela: Klienci mogą samodzielnie przeprowadzić proces digitalizacji dokumentacji technicznej, ale bezpieczniej jest skorzystać z outsourcingu. Klient zna swoje produkty, ale potrzebuje wsparcia eksperta, który pomoże w budowie architektury informacji i struktury dokumentów. Dostawca tylko implementuje system. Współpraca klienta, dostawcy i eksperta tworzy synergię, która przynosi najlepsze rezultaty.

Jak widzisz przyszłość dokumentacji technicznej w kontekście dalszej digitalizacji i rozwoju technologii?

Piotr Garbela: Sztuczna inteligencja staje się istotnym narzędziem wspierającym tworzenie dokumentacji i procedur. Odgrywa kluczową rolę w transformacji zawodu
technical writera, wspomagając m.in. migrację dokumentów do wersji elektronicznej
oraz weryfikację zgodności z wymaganiami prawnymi. Najważniejsza staje się umiejętność efektywnego korzystania z tych technologii w codziennej pracy. AI doskonale sprawdza się przy realizacji powtarzalnych zadań, co otwiera nowe możliwości dla pracowników i pozwala im skupić się na pracy koncepcyjnej. Przyszłość wymaga gotowości do adaptacji i elastycznego podejścia do nadchodzących zmian.