5 tips om vertraging in investeringsprojecten te voorkomen
Vertragingen, die in grootschalige projecten vaak als onvermijdelijk worden beschouwd, leiden regelmatig tot hogere projectkosten. Sterker nog, het effect hiervan is cumulatief. Dit betekent dat door een vertraging van een maand in een investeringsproject de kosten doorgaans veel hoger uitvallen. In feite kan het indirecte economische effect van de vertraging wel vijf keer de directe kosten bedragen! Tijd om een einde te maken aan vertraging en de bijbehorende kosten. Focus op het beheer van alle asset-informatie door documenten correct te ordenen is key.
1. Haal onnauwkeurigheden uit bestaande informatie
Bestaande informatie kent veel risico’s. Vaak zijn verouderde gegevens verspreid over verschillende locaties en opgeslagen in diverse formats. Resultaat? Ontoegankelijke, lastig te vinden documenten. Bestaande documenten zijn regelmatig onnauwkeurig, niet gedetailleerd en zelfs verouderd. Hierdoor ontstaan situaties waarin onderaannemers voorzien worden van de verkeerde informatie.
Wanneer u met verouderde gegevens waarde wilt creëren, is het van essentieel belang om te beginnen met correct beheer.
2. Zorg dat iedereen de omvang en de vereisten van het project kent
Soms worden projecten te slordig gepland en gebudgetteerd. Dit kan verschillende redenen hebben.
- De specificaties van eisen zijn te vaag, waardoor de projectmanager beslissingen baseert op ontoereikende informatie
- De projectmanager negeert feiten en cijfers tot de werkelijke omvang van het project om zo de uitbestedingskosten laag te houden
In beide gevallen ontstaan in een later stadium problemen.
The Plant Manager in 2020s
Om iedereen bewuster te maken van de eisen van een project, is het belangrijk te zorgen dat iedereen over dezelfde informatie beschikt. Alle werknemers hebben volledige toegang tot beoordelingen van collega's en van CAD onafhankelijke informatie nodig.
3. Omgaan met veranderingsmanagementkwesties
Veranderingen vormen een onvermijdelijk onderdeel van elk investeringsproject. Meestal worden deze volgens de normale gang van zaken beheerd en uitgevoerd. Een probleem is echter dat het effect van veranderingen op de aangrenzende functies vaak wordt genegeerd.
Een wijziging in de omvang van een project vereist zowel beoordeling van het effect als bekendmaking van de verandering. Daarbij dienen alle niveaus van de projectorganisatie op de hoogte te worden gesteld. In een grootschalig project met een aantal leveranciers en onderaannemers leidt dit weleens tot problemen. Benadruk daarom altijd dat updates en wijzigingen in documentatie tijdens het proces plaatsvinden terwijl het nog vers in het geheugen zit – zelfs als papierwerk niet het meest favoriete onderdeel van het werk is.
4. Controleer en valideer leveringen
De sleutel tot nauwkeurige en betrouwbare documentatie is bewustzijn. Uiteraard begint alles met het opstellen van gezamenlijke documentatienormen en templates. Maar wanneer iedereen weet hoe belangrijk betrouwbare informatie is, is het pas mogelijk om normen en templates toe te passen. Er is begeleiding, communicatie, discipline, bewaking en training nodig. Ook voor documenten die afkomstig zijn van en worden geproduceerd door leveranciers en onderaannemers. Pak het niet naleven van de normen altijd aan.
5. Ondersteun effectieve communicatie
De bekende woorden van de Finse academicus Osmo A. Wiio luiden: "Communicatie mislukt meestal, behalve als het per ongeluk goed gaat". Dit betekent niet dat het geen zin heeft om aandacht te besteden aan communicatie. Communicatieproblemen leiden namelijk tot kostbare vertragingen.
Het stellen van normen voor communicatie tussen verschillende functies helpt bij het creëren van structuur en het verminderen van communicatieproblemen. Documentatiebeheer is evenals versiebeheer een traditionele manier om traceerbaarheid te verzekeren. Ook beheer van de verwachtingen van belanghebbenden is belangrijk. Wanneer belanghebbende op de hoogte gehouden worden van een status passen zij zich gemakkelijk aan, ook al verandert de situatie. Daarnaast stellen zij minder hoge verwachtingen die lastig na te komen zijn.