Wie lassen sich mit An­la­ge­nin­for­ma­tions Management Verzögerungen bei In­ves­ti­tions­pro­jek­ten vermeiden?

Bei Großprojekten werden Verzögerungen oft als unvermeidlich angesehen und führen fast immer zu erhöhten Projektkosten. Zusätzlich wirken sie sich kumulativ aus. Das bedeutet, dass eine einmonatige Verzögerung in einem Investitionsprojekt letztendlich viel mehr kostet. Tatsächlich können die indirekten wirtschaftlichen Auswirkungen einer Verzögerung bis zu fünfmal höher sein als ihre direkten Kosten. Damit Verzögerungen und die damit verbundenen Kosten – ob direkt oder indirekt – der Vergangenheit angehören, müssen Sie Ihre Arbeitsweise ändern und damit beginnen, alle Anlageninformationen mit der richtigen Dokumentenkoordination zu verwalten.

1. Beseitigen Sie Ungenauigkeiten in den ursprünglichen Informationen

Risiken und Herausforderungen im Zusammenhang mit ursprünglichen Informationen sind vielfältig. Daten können über verschiedene Standorte verteilt und in unterschiedlichen Formaten gespeichert sein und sind daher schwer zu finden und zugänglich. Vorhandene Dokumente können bezüglich Präzision und Detaillierungsgrad ungenau oder sogar veraltet und damit obsolet sein. Das kann dazu führen, dass Subunternehmer irreführende oder falsche Informationen erhalten.

Wenn Sie aus Ihren Daten einen Wert schaffen wollen, müssen Sie damit beginnen, sie richtig zu pflegen.

2. Stellen Sie sicher, dass jeder den Umfang und die Anforderungen des Projekts kennt

Manchmal werden Projekte nicht gut genug geplant und budgetiert. Dies kann aus verschiedenen Gründen geschehen. Die Anforderungsspezifikationen können z. B. zu vage sein, so dass der Projektleiter seine Entscheidungen zur Vergabe von Unteraufträgen auf unzureichende Informationen stützt. Manchmal ignoriert der Projektleiter absichtlich Fakten und Zahlen zum wahren Umfang des Projekts, um die Kosten für eine Weitervergabe so niedrig wie möglich zu halten. Dies wird sich natürlich später rächen.

Um das Bewusstsein aller für die Anforderungen des Projekts zu schärfen, ist es wichtig, sicherzustellen, dass allen dieselben Informationen zur Verfügung stehen, unabhängig von z. B. ihrer technischen Disziplin. Allen Mitarbeitern sollte auch der volle Zugang zu Peer-Reviews und CAD-unabhängigen Informationen gewährt werden.

3. Der Umgang mit Fragen des Änderungsmanagements während eines Projekts

Änderungen sind ein unvermeidlicher Teil eines jeden Investitionsprojekts. Sie werden in der Regel im Rahmen der normalen Abläufe verwaltet und umgesetzt. Problematisch ist jedoch, dass Auswirkungen auf angrenzende Funktionen oft ignoriert werden.

Die Änderung des Projektumfangs erfordert nicht nur eine Bewertung der Auswirkungen sondern auch eine Änderungskommunikation. Alle Ebenen der Projektorganisation müssen ständig über die Anforderungen des Projekts auf dem Laufenden gehalten werden. Bei einem Großprojekt mit einer Vielzahl von Lieferanten und Subunternehmern kann dies manchmal eine Herausforderung sein. Deshalb kann man nicht genug darauf verweisen, dass Aktualisierungen und Änderungen an der Dokumentation während des Prozesses vorgenommen werden müssen, solange sie noch frisch im Gedächtnis sind - auch wenn Papierkram nicht zu den Lieblingsbeschäftigungen gehört.

 4. Verifizierung und Validierung aller Leistungen

Der Schlüssel zu einer genauen und verlässlichen Dokumentation ist Klarheit. Der Ausgangspunkt ist die Schaffung gemeinsamer Dokumentationsstandards und -vorlagen, aber nur wenn man sicherstellt, dass jeder weiß, wie wichtig es ist, den vorhandenen Informationen vertrauen zu können, kann man sicherstellen, dass diese Standards und Vorlagen auch verwendet werden. Dies erfordert Anleitung, Kommunikation, Disziplin, Überwachung und Schulung und gilt auch für Dokumente, die von Zulieferern und Subunternehmern bezogen und erstellt werden. Eine Nichteinhaltung der Standards sollte immer adressiert werden.

5. Eine wirkungsvolle Kommunikation unterstützen

Wie der finnische Akademiker Osmo A. Wiio treffend sagte, scheitert Kommunikation nur selten aus Versehen. Das heißt aber nicht, dass es sinnlos ist, der Kommunikation die notwendige Aufmerksamkeit zu schenken, denn Kommunikationsprobleme führen fast immer auch zu kostspieligen Verzögerungen.

Die Schaffung von Standards für die funktionsübergreifende Kommunikation hilft, Strukturen zu schaffen und Kommunikationsprobleme zu reduzieren. Das Dokumentationsmanagement ist ein traditioneller Weg, um eine Nachvollziehbarkeit sicherzustellen, ebenso wie das Versionsmanagement. Die Erwartungen der Aktionäre zu managen ist ebenfalls wichtig. Wenn Aktionäre oder andere Interessensvertreter über den Projektstatus auf dem Laufenden gehalten werden, sind sie besser in der Lage, sich an die wechselnden Situationen anzupassen, und ihre Erwartungen laufen nicht so leicht aus dem Ruder.