DKG Group pakt technische documentatie slimmer aan met Etteplan HowTo

Ferry Stam, senior product engineer bij DKG Group, werkt al meer dan dertig jaar in de keukenbranche. Hij vertelt dat keukens vroeger vooral wit waren en het aanbod beperkt, maar dat ze tegenwoordig steeds meer lijken op meubels en de meubeltrends nauw worden gevolgd. DKG Group speelt snel in op nieuwe ontwikkelingen. Zodra het bedrijf besluit een trend te omarmen, kunnen de ontwikkelteams het nieuwe product vlot in het assortiment opnemen. De traditionele papieren montage-instructies in kartonnen dozen passen echter niet meer bij de moderne productiewijze. Ze zijn vaak verouderd, zorgen voor lange doorlooptijden en brengen hoge kosten met zich mee.

“Eerder bestonden er nauwelijks handleidingen, of ze waren erg summier,” zegt Ferry Stam. “Een paar korte aanwijzingen op een vel papier waren toen voldoende. We drukten grote oplages om de kosten te beperken. Maar toen het monteren van onze keukens ingewikkelder werd, liepen de papieren handleidingen achter. Elke wijziging in de instructies zorgde voor bergen verouderde drukwerken — een gemiste kans. Een keuken wordt geleverd als losse onderdelen, die de monteur vervolgens tot een geheel samenstelt. De kwaliteit van onze keukens hangt dus sterk af van de kwaliteit van dat montagewerk. Omdat we steeds meer eisen stellen aan monteurs, moeten we ook onze technische documentatie verbeteren.”

“Met ‘Etteplan HowTo’ konden we de praktische vragen van DKG Group beantwoorden,” zegt Bram Berden, directeur technische communicatieoplossingen bij Etteplan Nederland. “Hoe digitaliseren we montage-instructies? Hoe blijven ze altijd actueel? Hoe geven we monteurs toegang tot gebruikshandleidingen op locatie? En hoe voegen we video’s of extra details toe?” Bij Etteplan begrijpen we als geen ander dat de vraag naar actuele en direct beschikbare digitale documentatie groeit. Deze behoefte vormde de basis voor de ontwikkeling van HowTo, een oplossing die precies aansloot op wat DKG Group nodig had.

‘Na meerdere oriënterende sessies met Etteplan kregen we een goed beeld van wie de technische documentatie gebruikt en aan welke eisen de informatie moet voldoen,’ legt Ferry Stam uit. ‘We ontwikkelen, ontwerpen, verkopen en installeren keukens onder twee merken, voor zowel particuliere als zakelijke klanten. En we doen dit niet alleen voor onze eigen merken: DKG gebruikt ook zijn kennis van keukens om private labels te ontwikkelen vanuit DKG Keukens. We verkopen keukens via onze eigen winkels met vaste monteurs, en ook via dealers die met hun eigen monteurs werken, extern inhuren of verkopen aan doe-het-zelvers. De nieuwe How To digitale tool moet al die verschillende monteurs ondersteunen.’

‘We hebben bewust gekozen om minder te beschrijven en meer te laten zien,’ vertelt Ferry Stam. ‘Waar het kan, vervangen we tekst door beeld. Video’s, animaties en duidelijke detailtekeningen spelen daarbij een belangrijke rol. Hoewel we nog maar net begonnen zijn, hebben we al plannen om verder te gaan, zoals een visuele zoekfunctie en video’s van leveranciers. Ook willen we een hulpmiddel ontwikkelen dat uitlegt wat je kunt doen bij veelvoorkomende problemen. We hebben verschillende sessies georganiseerd voor monteurs, veldmedewerkers en interne teams om de nieuwe werkwijze te introduceren. Vanaf de start is Etteplan HowTo goed ontvangen. Monteurs zijn vakmensen die efficiënt en zorgvuldig willen werken, en doorgaans voorzichtig zijn met veranderingen. Dat ze dit meteen als een vooruitgang zagen, zegt eigenlijk alles.’

We zorgen er ook voor dat mensen niet eindeloos online hoeven te zoeken en blijven verbonden tijdens de hele levensduur van ons product. In de verpakking zit daarom nu alleen nog een QR-code die rechtstreeks leidt naar de digitale handleiding op het portaal.