Een nieuw tijdperk van digitalisering in technische documentatie
Nieuwe regelgeving schrijft voor dat technische documentatie steeds vaker digitaal worden aangeboden. Maar wat betekent dat precies? En welke trends spelen hierbij een rol? Piotr Garbela, Sales Manager voor Technische Communicatie en Datapoplossingen bij Etteplan, legt het uit.
Wat zijn de belangrijkste veranderingen die de Machineverordening met zich meebrengt voor technische documentatie?
Piotr Garbela:
De grootste verandering is dat technische documentatie voortaan digitaal beschikbaar moet zijn. Papieren handleidingen zijn dus niet meer standaard. Als fabrikant moet je ervoor zorgen dat klanten die digitale informatie makkelijk kunnen vinden, bijvoorbeeld via een platform voor content delivery. De klant komt daar dan via een QR-code die op het product staat.
Deze manier van werken biedt veel nieuwe mogelijkheden. Je kunt de informatie veel interactiever maken, zoals met video’s, animaties of gesproken uitleg. Dat maakt het voor gebruikers veel makkelijker om de informatie te begrijpen dan met traditionele papieren handleidingen.
Wat voor mogelijkheden biedt interactieve documentatie?
Piotr Garbela:
Interactiviteit zorgt ervoor dat je snel precies de informatie vindt die je nodig hebt. Gebruikers kunnen met een paar trefwoorden of filters makkelijk instructies opzoeken, bijvoorbeeld hoe je een onderdeel vervangt.
Met interactieve documenten kun je direct zoeken. Dat is veel sneller dan door een papieren handleiding bladeren. Daarnaast werken goed ontwikkelde tools op verschillende apparaten, zoals je telefoon, computer of tablet.
Wat voor functies moet een ideaal platform voor technische documentatie hebben?
Piotr Garbela:
Een goed systeem om technische documentatie te beheren moet eerst en vooral makkelijk te gebruiken zijn. Het moet verschillende bestandsformaten kunnen opslaan, vooral XML, zodat de informatie op allerlei platforms goed werkt.
Daarnaast moet het platform werken met standaarden zoals DITA of S1000D. Die worden veel gebruikt, ook buiten de defensiesector.
Het belangrijkste is dat het systeem goed aansluit bij de behoeften van de gebruiker. De tool moet kunnen omgaan met verschillende soorten metadata en kenmerken, zodat informatie goed beheerd en teruggevonden kan worden. Een procesaudit kan helpen om de juiste tool te kiezen.
Wat zijn de voordelen van een systeem waar documenten op één plek worden opgeslagen in plaats van alleen gelinkt te zijn?
Piotr Garbela:
Een geïntegreerd documentensysteem heeft veel voordelen voor bedrijven. Je hebt snel toegang tot informatie, waardoor jij en je collega’s makkelijker vinden wat jullie nodig hebben.
Alle documenten staan op één plek en zijn overzichtelijk ingedeeld. Dat bespaart tijd. Je kunt ook je eigen bibliotheken maken, wat het werken nog efficiënter maakt.
Het systeem maakt gebruik van kunstmatige intelligentie. Daardoor wordt het beheren van documenten eenvoudiger en vind je sneller de juiste informatie. Je kunt bovendien vanaf verschillende apparaten op afstand inloggen. Kortom: deze oplossing maakt het beheren van informatie overzichtelijker en verhoogt de productiviteit van het team.
Welke uitdagingen hebben klanten als ze overstappen van papieren naar elektronische documentatie?
Piotr Garbela:
Het maken van goede documentatie is heel belangrijk en vraagt om een duidelijke structuur. Een systeem dat universele XML-bestanden kan maken en verwerken, helpt daarbij enorm.
De kosten van digitalisering kunnen ook een uitdaging zijn. Maar oplossingen kunnen worden aangepast aan de grootte, het type en het budget van een bedrijf.
Het is daarnaast slim om iemand verantwoordelijk te maken voor documentatie. Zo kunnen engineers zich richten op hun eigen werk in plaats van handleidingen te schrijven. Deze aanpak sluit goed aan bij de huidige trend van specialisatie.
Whitepaper: Vooruitgang realiseren met strategische digitale innovatie
Deze whitepaper (in het Engels) gaat over de overgang van papier en pdf naar volledig digitale content. Lees meer over de uitdagingen, succesfactoren en voordelen van deze digitale transformatie. Na het lezen begrijp je beter welke kansen en uitdagingen deze verschuiving met zich meebrengt.
Kunnen klanten jullie oplossing zelf uitvoeren, of raden jullie aan om het uit te besteden?
Piotr Garbela:
Klanten kunnen het digitalisatieproces zelf doen, maar het uitbesteden is een stuk veiliger. De klant kent zijn eigen producten goed, maar heeft deskundige hulp nodig om de informatie‑architectuur en documentstructuur op te zetten.
De aanbieder voert alleen het systeem uit. De samenwerking tussen klant, aanbieder en expert zorgt voor een combinatie van kennis die de beste resultaten oplevert.
Hoe zie jij de toekomst van technische documentatie in het licht van verdere digitalisering en technologische ontwikkelingen?
Piotr Garbela:
Kunstmatige intelligentie wordt een belangrijk hulpmiddel bij het maken van documentatie en procedures. Het helpt bijvoorbeeld bij het omzetten van documenten naar elektronische versies en bij het controleren of ze voldoen aan wettelijke eisen.
De belangrijkste vaardigheid wordt het slim gebruiken van deze technologieën in je dagelijkse werk. AI is heel goed in herhalende taken, waardoor medewerkers meer tijd hebben voor inhoudelijk en conceptueel werk.
De toekomst vraagt om flexibiliteit en de bereidheid om je aan te passen aan nieuwe ontwikkelingen.
Wil je meer info over het verbeteren van je technische documentatie?
Etteplan maakt ingewikkelde technische informatie duidelijk en makkelijk te gebruiken. Of het nu gaat om producthandleidingen of digitale contentoplossingen: wij zorgen ervoor dat alles klopt, begrijpelijk is en voldoet aan de regels, tijdens de hele levenscyclus van je product.