Etteplan helpt Meyn Food Processing bij het verbeteren van de technische documentatie

“Het draait om het stellen van de juiste vragen” 

“Waarin maken wij het verschil? Wij zien elkaar niet als zakenrelaties, maar als één grote samenwerkende familie”, aldus Viji Ann John. “Meyn was één van zijn eerste projecten als technisch schrijver bij Etteplan. Als projectleider coördineer en leid ik het documentatieproces. In het begin viel er niet veel te coördineren. Dit bood me de gelegenheid te leren over de machines en contact te onderhouden met de technici van Meyn. Het was best een uitdaging om inzicht te krijgen in de technische details van alle verschillende lijnen en het is dit begrip van technische informatie samen met kennis van het documentatieproces dat mij een betere technisch schrijver maakt.”   

Het wordt heel groot 

Nina de la Motte, teamleider Handleidingen bij Meyn, kwam in 2014 als technisch schrijver bij Meyn werken. “Ik was ook verantwoordelijk voor het contentmanagementsysteem. Daarvoor maakte Meyn content in conventionele editors, maar vanaf dat moment wilden we alle documentatie in een contentmanagementsysteem aanmaken. Hier werken we nog steeds aan voor uiteenlopende machines en lijnen. Iedere machine heeft een gebruikershandleiding en vaak heeft een machine verschillende configuraties. Het wordt heel groot. De meeste handleidingen worden overgebracht, maar het is nog steeds een continu project om te zorgen dat alles in de database zit. Samen met Etteplan verhogen we de kwaliteit van onze technische documentatie en brengen we de doorlooptijd en de kosten terug.” 

Meyn is operationeel in meer dan 90 landen over de hele wereld, maar de ontwikkeling van machines voor het verwerken van gevogelte begon in de buurt van Amsterdam, in Oostzaan, waar nog steeds het hoofdkantoor van Meyn is gevestigd. “We zijn een wereldwijd bedrijf maar met een sterke geschiedenis als familiebedrijf”, legt Nina de la Motte uit. Hoewel het bedrijf sinds 2012 deel uitmaakt van het Amerikaanse bedrijf CTB (eigendom van Berkshire Hathaway), is de familiegeest nog steeds duidelijk aanwezig. Wij zijn altijd bereid te kijken wat de klant werkelijk nodig heeft en een oplossing op maat te maken.” 

“Technisch schrijven heeft het imago van veel saai schrijfwerk en tekenwerk”, zegt Viji Ann John. “Maar als je kijkt naar wat werkelijk gebeurt in het ontwerp, wat de technici doen en waarom, dan wordt het interessanter en kunnen we als technisch schrijvers echt toegevoegde waarde leveren. De meeste van ons zijn van huis uit geen technici, maar als we echt naar het hele technische plaatje van Meyn kijken, kunnen wij op onze beurt oplossingen op maat voor documentatie bieden.” 

Opmerkelijk partnerschap 

“De technisch schrijvers en de mensen verantwoordelijk voor de content bij Meyn onderhouden nauw contact”, voegt Nina de la Motte toe. “En de technisch schrijvers zijn zeer bedreven in het stellen van de juiste vragen. Dat is heel belangrijk. Etteplan stelt kritische vragen en dit helpt Meyn bij het maken van handleidingen van een hoog niveau. Deze manier van werken maakt onze samenwerking zo succesvol. Het is meer een partnerschap en dat is best opmerkelijk voor een relatie tussen een opdrachtgever en een leverancier. Beide partijen zijn flexibel en streven altijd naar een goed resultaat.” 

“Technische documentatie heeft de afgelopen jaren een enorme ontwikkeling doorgemaakt”, aldus Viji Ann John. “Etteplan beweegt zich steeds meer richting de digitale wereld. Als een monteur iets moet installeren, heeft hij niet per se een boek nodig. Hij gebruikt een tablet en klikt gewoon aan wat hij nodig heeft. We proberen de hoeveelheid tekst te verminderen en alles meer visueel te maken. Het draait allemaal om het maken van hoogwaardige en duidelijke technische documenten en het terugdringen van de doorlooptijd en de kosten. We laten de specifieke vraag van Meyn de samenstelling van het team bepalen. We kijken voor ieder project welke capaciteiten en vaardigheden nodig zijn. Iedereen kan aan verschillende machines werken maar ook als een team samenwerken, zowel intern bij Etteplan als met de technici bij Meyn.”  

“De technisch schrijvers van Etteplan waarmee wij werken zijn professionele gebruikers van Simplified Technical English en maken content aan in een contentmanagementsysteem. Samen met een goed functionerend partnerschap leidt dit tot documentatie van een hoog niveau die volgens een efficiënt proces wordt geproduceerd”, besluit Nina de la Motte.