Wereldwijd master data beheren met AI

In plaats van het project te zien als een gewone data-opruimklus, paste Etteplan engineeringkennis toe op de data zelf. Mechanische, elektrische en automatiseringsengineers bekeken en interpreteerden technische onderdelen zoals lagers, aandrijvingen en sensoren. Zij vergeleken eigenschappen met leveranciersdatasheets en stemden de gegevens af op industrienormen. Dankzij deze domeinkennis weerspiegelde de uiteindelijke data de echte componenten en bruikbare specificaties, en niet alleen losse tekstvelden in een systeem.

AI en automatisering werden gebruikt voor repetitief en werk in grote volumes, zoals het controleren van eigenschappen, het voorbereiden van lijsten en vertalingen. Deze tools zorgden voor meer snelheid en consistentie, zodat engineers zich konden richten op complexe taken die beoordeling en validatie vereisten. Het resultaat was een efficiënte workflow waarin automatisering de levering versnelde en engineeringexpertise de technische nauwkeurigheid waarborgde.

Etteplan identificeerde ook verouderde of niet-leverbare items die niet meer beschikbaar waren in de toeleveringsketens. Hierdoor kon de klant onnodige verrijking vermijden en de aandacht richten op data die aantoonbare zakelijke waarde opleverde.

Na de succesvolle start groeide het project snel. Het begon met een pilotteam van vier mensen en breidde uit tot een wereldwijde organisatie met meer dan 70 experts. Op het hoogtepunt verwerkte het team elke week duizenden items. Daarbij werd data gebruikt uit bijna 40 locaties, verspreid over vier bedrijfstakken.

Etteplan gebruikte een offshore-leveringsmodel met meerdere regio’s, waaronder Finland, Centraal‑Europa en China. Dit zorgde voor een goede balans tussen snelheid, kosten en kwaliteit. Het werk werd verdeeld over de regio’s die daar het beste voor geschikt waren. Door vergelijkbare items te groeperen, werkte het team sneller en consistenter. De snelle groei en het goede overzicht over verschillende continenten lieten zien hoe sterk Etteplan en de teams van de klant samenwerkten. Dit past bij de Etteplan‑waarde smarter together (één van Etteplan's kernwaarden).

Vanaf het begin ondersteunde AI het project als een praktisch hulpmiddel dat in de workflows van de engineers was geïntegreerd. Eerst hielp automatisering bij Excel‑taken en het controleren van eigenschappen. Later werd AI gebruikt voor classificatie, codering en vertalingen. In elke fase zorgde AI voor meer capaciteit, terwijl engineers verantwoordelijk bleven voor kwaliteitscontrole, het volgen van normen en technische betrouwbaarheid.

Het project liet zien hoe technologie en expertise elkaar versterken. AI maakte het mogelijk om snel en op grote schaal te werken. De engineers van Etteplan gebruikten hun kennis en ervaring om te zorgen voor nauwkeurige en bruikbare resultaten.

Tijdens het project gebruikten beide partijen duidelijke cijfers en dashboards om voortgang en kwaliteit te volgen. Indicatoren waren onder andere het aantal items per week, het percentage onduidelijke items waarvoor input van de fabriek nodig was, en de kwaliteitscontrole per item. Dit zorgde voor volledige transparantie. Door deze openheid konden knelpunten vroeg worden gesignaleerd, werd de samenwerking sterker en groeide het onderlinge vertrouwen. Continue verbetering werd zo onderdeel van het dagelijkse werk.

Etteplan heeft een volledig Master Data Management‑systeem opgezet dat alle belangrijke stappen omvatte: data opschonen, harmoniseren, verrijken, valideren, classificeren, commodity coding, vertalen, duplicaten verwijderen en governance. Het resultaat was één uniforme en gestandaardiseerde dataset, technisch gecontroleerd en klaar voor wereldwijde ERP‑implementatie.

De voordelen waren zichtbaar in alle afdelingen van de klant:

Het project legde een duurzame basis voor masterdata die zowel de huidige processen als toekomstige digitale initiatieven ondersteunt. Het laat zien hoe een toekomstgerichte aanpak, nauwe samenwerking en het gebruik van nieuwe tools verspreide informatie kunnen omzetten in een strategisch en waardevol bedrijfsbezit.