Jak rozwiązać 5 powszechnych problemów z zarządzaniem zasobami informacyjnymi?

1. Zadbaj o to, by informacja była łatwiejsza do znalezienia

Informacje techniczne są często przechowywane w różnych lokalizacjach, takich jak serwery plików, systemy zarządzania treścią i osobiste pamięci masowe. Możliwość przechowywania w chmurze nie wyeliminowała tradycyjnych alternatyw - dodała za to kolejne miejsce, w którym można składować dane.

Pytanie brzmi, czy wszystkie te narzędzia i systemy są odpowiednio zarządzane i aktualizowane? Powinniśmy skupiać się na utrzymaniu dostępności i użyteczności informacji przykładowo poprzez takie działania jak definiowanie metadanych, aktualizowanie struktur technicznych oraz lokalizowanie funkcji.

Narzędzia i systemy oferują doskonałe sposoby na harmonizowanie praktyk zarządzania dokumentacją, jeśli są odpowiednio używane. W wielu przypadkach personel konserwacyjny (zarówno zakładowy, jak i operacyjny) ma ograniczony wgląd w aktualny stan sprzętu. Jest to spowodowane kiepskimi praktykami zarządzania dokumentacją, na przykład niestosowaniem się do ustalonych konwencji nazewnictwa i przechowywania dokumentów. To nie tylko wpływa negatywnie na produktywność i wydajność twoich pracowników - zwiększa także ryzyko zgodności. Jeśli naprawy są opóźnione ze względu na niedokładną dokumentację, rośnie prawdopodobieństwo, że wydłuży się czas przestoju.
 

2. Zadbaj o jasne reguły zarządzania zmianami

Aby zapewnić zgodność i spójność dokumentacji technicznej i inżynieryjnej, musisz sprecyzować reguły oraz procedury określające sposób aktualizacji danych. Upewnij się, że wszyscy znają te zasady. Twoi pracownicy muszą być świadomi znaczenia aktualizowania całości dokumentacji tak, by odzwierciedlała każdą zmianę naniesioną na powiązane zasoby. W niektórych przypadkach aktualizacja może okazać się niewystarczająca - zamiast tego niezbędne będzie stworzenie nowych dokumentów. Utrzymywanie odpowiedniej hierarchii technicznej i zestawień materiałowych (z ang. BOM - bill of materials) w systemie konserwacji instalacji jest równie istotne.

3. Popraw dokładność swoich danych powykonawczych i archiwalnych

Powiązane z informacjami o zasobach problemy z dokładnością często dotyczą dokumentacji powykonawczej, stworzonej podczas etapów instalacji i pierwszego uruchomienia. Informacje powykonawcze są kluczowe w przypadku planowania nowych inwestycji, modernizacji i usprawnień - powinny być zintegrowane z oryginalnymi rysunkami i dokumentami.

Innym powszechnym źródłem nieścisłości są dane archiwalne, które nie są już utrzymywane. Niewielkie usprawnienia systemów technicznych lub sprzętu mogły nie zostać udokumentowane. Trzeba wówczas ponownie sprawdzać i weryfikować informacje przed ich wykorzystaniem na rzecz stworzenia planu konserwacji lub nowej inwestycji.
 

4. Ustal własność swoich zasobów informacyjnych

Tradycyjnie, zarządzanie zasobami informacyjnymi było uważane za problem dotyczący przechowywania. Często traktowane było także jako kłopot działu IT. Tak naprawdę jest to jednak zasadniczo biznesowe wyzwanie. Pieniądze zainwestowane w zarządzanie zasobami informacyjnymi zazwyczaj wielokrotnie się zwracają. Zgodnie z ogólną zasadą, informacja techniczna należy do odpowiedzialnej za nią jednostki biznesowej. Dzięki tej odpowiedzialności zapewniona jest odpowiednia komunikacja i monitorowanie procedur, instrukcji i uzgodnionych reguł. Każdy dokument i fragment informacji, tj. całość własności intelektualnej, powinien być identyfikowany i przechowywany przez odpowiedzialną za nią organizację.

5. Określ role i obowiązki

Brak poprawnego zdefiniowania ról, obowiązków i procesów jest powszechnym problemem związanym z zarządzaniem zasobami informacyjnymi. Informacje postrzegane są jednocześnie jako coś, co należy do wszystkich, i nie jest do nikogo przypisane. Można to rozwiązać, ustalając metodologie, standardy i zasady zarządzania całością dokumentacji. Standardy te dotyczą m.in.: metodologii CAD, struktur zakładu, szablonów i schematów numeracji pozycji, kontroli wersji, a także sprawdzania i akceptacji procedur związanych z publikowaniem aktualnych informacji. Te kwestie są szczególnie ważne w przypadku projektów inwestycyjnych powstających we współpracy z dużymi organizacjami, skupiającymi różnych wykonawców i podwykonawców. Jeśli oryginalna dokumentacja jest wybrakowana lub nietrafna, istnieje duże prawdopodobieństwo, że problemy będą się z czasem potęgować.