Waarom loont het om tijdens een Defensie-aanbesteding in ILS te investeren?

Integrated Logistic Support (ILS) regelt hoe een systeem na oplevering inzetbaar blijft. In de aanbestedingen die ik zie, komt ILS steeds terug als eis.

Defensie koopt geen product, maar een operationele capability die tientallen jaren inzetbaar moet blijven. Instandhouding weegt daarom net zo zwaar mee als de techniek zelf. De vraag achter elke ILS-eis is: wat kost het om dit systeem de komende decennia in stand te houden?

Als 20% van de levenscycluskosten is uitgegeven, ligt meer dan 80% daarvan al vast. Dat blijkt uit een statistische analyse van DoD-projecten door de Defense Acquisition University. (Wordt geopend in een nieuw tabblad) De National Research Council vermeldt die analyse in het rapport Examination of the U.S. Air Force’s Aircraft Sustainment Needs in the Future and Its Strategy to Meet Those Needs (2011, hoofdstuk 3).

Het cijfer komt uit Amerikaanse defensieprojecten. Het gaat niet over jouw investering, maar over de uitdaging van Defensie om een systeem na oplevering operationeel te houden. Zo lees ik het: die uitdaging weegt bij elke aanbesteding mee.

In mijn ervaring leveren weinig leveranciers een systeem met een uitgewerkt supportconcept. Zelden omdat ze ILS niet willen leveren. Meestal omdat ze:

Dus schuiven ze het door. Weer een project, weer een tender, weer uitgesteld.

Defensie kan niet stoppen met aanschaffen omdat leveranciers ILS niet op orde hebben. De operationele behoefte wacht niet en de redenen voor ILS-eisen blijven gelden. Aanbestedingen gaan dus door, ook als de ILS-invulling tekortschiet. Ik zie geen harde marktcorrectie die leveranciers dwingt dit alsnog goed te doen.

Besluit je in te schrijven, vraag jezelf dan af wat je in budget en doorlooptijd nodig hebt om zo goed mogelijk aan de eis te voldoen. Wie dat niet weet, rekent met verkeerde aannames. Dan is het makkelijker de eis te laten liggen dan jezelf uit de markt te prijzen of een aanbieding te doen waar je niet volledig achter staat.

Je hoeft niet van 0 naar 100% te gaan. Een kleine eerste inspanning laat zien dat je begrijpt wat Defensie na oplevering nodig heeft. Dat is meer dan compliance: het toont dat je meedenkt.

Een volledig ILS-pakket opzetten tijdens de aanbesteding voelt duur en traag. Precies die angst houdt bedrijven tegen. Twee beperkte stappen passen in mijn ervaring wel in de periode waarin je je aanbieding maakt.

Analyse van kritieke reserveonderdelen
Breng in kaart welke reserveonderdelen kritiek zijn, welke levertijd ze hebben en waar een tekort het systeem stilzet.

Vroege toets op onderhoudbaarheid
Kun je in een paar zinnen aantonen hoe een storing wordt verholpen, door wie en met welke middelen? Een korte toets beantwoordt dat.

Beide laten zien dat je hebt nagedacht over wat er na levering gebeurt en hoe je daarmee omgaat.

Ik zie dat de meeste concurrenten met dezelfde vragen worstelen. Het gaat dus niet om een vinkje meer dan de rest. Wie met ILS aan de slag gaat, al is het een klein onderdeel in een vroeg stadium, valt op. Ik verwacht dat dit ook opvalt bij klanten in de commerciële sector die een leverancier zoeken die hun wereld begrijpt.

Dit geldt ook voor leveranciers die al jaren voor Defensie werken. Ook zij blijven vaak hangen in dezelfde minimale aanpak per project. Elke aanbesteding is een kans om Integrated Logistic Support naar een hoger niveau te tillen. Op de lange termijn bouwt de voorsprong op bij wie het elke keer een beetje beter doet, hoe lang je ook al meedraait.

Bedrijven weten dat ILS gevraagd wordt en willen het leveren. Toch laten ze het liggen, omdat de eerste stap onduidelijk aanvoelt. Dat ILS een positieve bijdrage levert, staat vast. De vraag is hoe je je niet laat tegenhouden door het onbekende en de eerste stap zet.

Uit ervaring weet ik dat die eerste stap meestal kleiner is dan gedacht. Daar maak je het verschil.

Wil je weten wat een eerste ILS-stap voor jouw aanbesteding inhoudt? Neem contact met me op. Ik help je graag.