Zarządzanie terminologią – spójny język dla jasnej komunikacji i pewności prawnej

Nasi międzynarodowi klienci, m.in. z branży IT, motoryzacyjnej i energii odnawialnej, powierzyli Etteplan opracowanie i wdrożenie kompleksowego systemu zarządzania terminologią. Obejmowało ono tworzenie i utrzymanie terminów technicznych w firmie. Celem było ustanowienie ujednoliconej, ogólnofirmowej terminologii dla każdego klienta, uniknięcie nieporozumień i zminimalizowanie ryzyka prawnego, zwłaszcza w kontekście międzynarodowym. Jednocześnie chodziło o stworzenie podwalin pod spójną, zgodną z marką, komunikację we wszystkich językach docelowych.

Projekt w skrócie

Zadania projektowe

Budowa i utrzymanie centralnej, firmowej bazy terminologicznej w językach niemieckim i angielskim
Zbudowanie ujednoliconych definicji i zatwierdzenie przyjętego nazewnictwa - badania plus systematyzacja
Opracowanie opartych na regułach procesów zarządzania terminologią, w tym zarządzania zmianą językową
Budowa przyszłościowej bazy terminologicznej o jasnej strukturze i ontologii
Szkolenia użytkowników w zakresie spójnego i poprawnego stosowania przyjętej terminologii

Pracownicy w firmie klienta używali różnych określeń na te same rzeczy, zarówno w dokumentacji technicznej i logistycznej. Efekt? Nieporozumienia, więcej pracy przy koordynacji, a przy odprawach celnych występowało realne ryzyko prawne ze względu na wykorzystanie nieujednoliconych pojęć. Konsekwencją był wzrost kosztów, który wynikał z poprawek, wyjaśniania nieścisłości, które były widoczne w dokumentpach. Każdy autor wykorzystywał terminologię, która jego zdaniem była najlepsza, więc trudno było o spójny przekaz zrozumiały dla odbiorców na całym świecie.

Wdrożenie

Tworzenie i utrzymanie terminologii w językach niemieckim i angielskim: systematyczne opracowywanie nowych terminów i obsługa wniosków o zmianę, w tym badania i tworzenie definicji
Konwencje nazewnicze i wytyczne: opracowanie ustrukturyzowanych zasad nazewnictwa oraz ustanowienie wiążących wytycznych terminologicznych, zapewniających ich spójne stosowanie
Zarządzanie zmianą: ocena, podejmowanie decyzji i wdrażanie wniosków o zmianę przez doświadczonych specjalistów ds. terminologii
Rozwój bazy danych i procesów: projektowanie i wdrożenie przyszłościowej bazy terminologicznej, w tym ontologii i planowania wydań
Szkolenia użytkowników: szkolenie odpowiednich grup użytkowników w zakresie bezpiecznego i spójnego stosowania terminologii w codziennej pracy

Etteplan opracował ustrukturyzowany system zarządzania terminologią, który systematycznie ocenia, dokumentuje i zatwierdza zarówno nowe terminy, jak i wprowadzane zmiany. We współpracy z klientami ustaliliśmy konwencje nazewnicze, opracowaliśmy definicje i stworzyliśmy wytyczne, zapewniające spójne stosowanie terminów. Komitet terminologiczny weryfikował wnioski o zmianę i nadzorował ich wdrażanie. Jednocześnie stworzyliśmy skalowalną strukturę danych, którą można utrzymywać i rozwijać w dłuższej perspektywie czasu.

Wartość dodana

Zapewnienie jasnej komunikacji, która przełożyła się na podniesienie efektywności procesów dzięki ujednoliceniu kluczowej terminologii
Minimalizacja ryzyka prawnego w kontekście celnym, dzięki stosowaniu tych samych terminów w oficjalnych dokumentach
Mniej pytań uzupełniających w procesie tłumaczenia dzięki jasnym definicjom
Wzmocnienie obecności marki dzięki spójnemu przekazowi na całym świecie

Dzięki ustrukturyzowanemu opracowaniu centralnej bazy terminologicznej, Etteplan istotnie poprawił jasność i spójność języka technicznego naszych klientów. Spójna terminologia i jasne definicje ograniczyły potrzebę dodatkowych wyjaśnień podczas procesu tłumaczenia i umożliwiły bardziej efektywną komunikację między działami. Jednocześnie, precyzyjne definicje terminologiczne zminimalizowały ryzyko prawne, na przykład związane z terminologią istotną z punktu widzenia przepisów celnych. Wprowadzenie opartego na regułach zarządzania zmianą oraz stworzenie przyszłościowych baz terminologicznych tworzy trwały fundament dla spójnej komunikacji i wzmacnia międzynarodowy wizerunek marki.

Wartość strategiczna

Dzięki systemowi zarządzania terminologią opracowanemu przez Etteplan, nasi klienci dysponują scentralizowanym, przyszłościowym fundamentem spójności językowej, zarówno wewnątrz organizacji, jak i na zewnątrz. Spójna terminologia techniczna nie tylko poprawia komunikację i jakość tłumaczeń, ale też ogranicza ryzyko prawne i wzmacnia międzynarodowy wizerunek marki. Jednocześnie, znacząco zmniejsza się nakład pracy związany z koordynacją i pytaniami uzupełniającymi. To wyraźny zysk efektywności dla wszystkich zaangażowanych stron.

Zarządzanie terminologią jako fundament wykorzystania AI

Ustrukturyzowane, oparte na regułach zarządzanie terminologią stanowi fundament spójności językowej. Poprawia komunikację, zarówno wewnątrz firmy, jak i na zewnątrz, podnosi jakość tłumaczeń, ogranicza ryzyko prawne i wzmacnia wizerunek marki. Jednocześnie znacząco zmniejsza potrzebę koordynacji i pytań uzupełniających, co oznacza wyraźny zysk efektywności.

Spójna terminologia wspiera wykorzystanie AI, chociażby przy automatycznym generowaniu tekstu, wyszukiwaniu semantycznym, tłumaczeniu maszynowym i analizie dokumentów. Baza danych oparta na ontologii pozwala na semantyczne łączenie treści i poprawia jakość wyników generowanych przez AI.

Zarządzanie terminologią przekłada się więc nie tylko na jakość dzisiejszej komunikacji, ale też tworzy wiarygodny fundament pod przyszłe zastosowania cyfrowe i oparte na AI.

Jasna, spójna terminologia jest niezbędna do semantycznego przetwarzania przez modele LLM
Bez spójnej terminologii AI nie jest w stanie wiarygodnie rozumieć treści, wiązać ich ze sobą ani działać automatycznie.
Struktury danych oparte na ontologii umożliwiają celowane modelowanie wiedzy
Struktury oparte na ontologii przekształcają nieustrukturyzowane dane w powiązany model wiedzy, który AI może nie tylko odczytać, ale też zrozumieć i wykorzystać.
Mniej błędów systematycznych i błędnych interpretacji
Zarządzanie terminologią pomaga uniknąć sytuacji, w której błędy z danych, na których uczy się AI, powielają się w tłumaczeniach, bo wprowadza jasne, obowiązujące zasady dotyczące nazewnictwa.

Chcesz dowiedzieć się więcej o zarządzaniu terminologią i przygotowaniu jasnej dokumentacji technicznej oraz tłumaczeń?

Umów się na spotkanie z Piotrem Garbelą