Eine neue Ära der Digitalisierung in der technischen Dokumentation
Gemäß neuen Vorschriften wird die technische Dokumentation digitalisiert. Was bedeutet das? Was sind die Trends? Piotr Garbela, Vertriebsleiter für technische Kommunikation und Datenlösungen bei Etteplan, erklärt es.
Welche zentralen Änderungen bringt die neue Maschinenverordnung für die technische Dokumentation?
Piotr Garbela: Die größte Neuerung: Dokumentation darf künftig elektronisch bereitgestellt werden – gedruckte Handbücher gehören der Vergangenheit an. Hersteller müssen sicherstellen, dass Kunden jederzeit Zugriff haben, zum Beispiel über eine Content-Delivery-Plattform, die per QR-Code am Produkt erreichbar ist.
Das eröffnet enorme Chancen: Statt statischer Papierdokumente können wir interaktive Inhalte schaffen – Videos, Animationen, dynamische Anleitungen. Wissen wird so leichter zugänglich und verständlich.
Welche Möglichkeiten bietet interaktive Dokumentation?
Piotr Garbela: Interaktivität bedeutet: Informationen sind sofort verfügbar. Mit den richtigen Zugriffsrechten finden Anwender in Sekunden, was sie brauchen – etwa eine Anleitung zum Teilewechsel, einfach durch Eingabe weniger Stichworte oder Filter.
Keine mühsame Suche in Papierhandbüchern. Stattdessen schnelle, präzise Ergebnisse – auf jedem Gerät: Smartphone, Tablet, Desktop.
Was muss eine ideale Plattform für technische Dokumentation können?
Piotr Garbela: Sie muss einfach sein. Sie muss verschiedene Formate unterstützen, vor allem XML, für maximale Kompatibilität.
Die Struktur sollte auf Standards wie DITA oder S1000D basieren – bewährt in anspruchsvollen Branchen.
Und sie muss sich an den Nutzer anpassen: flexible Metadaten, klare Attribute, intelligente Informationsarchitektur. Ein Audit hilft, die richtige Lösung zu finden.
Warum lohnt sich ein zentrales System statt nur Verlinkungen von Dokumenten?
Piotr Garbela: Weil es Effizienz schafft. Alle Dokumente an einem Ort – schnell auffindbar, personalisierbar, intelligent verwaltet.
KI unterstützt die Suche und Organisation. Remote-Zugriff macht Teams flexibel. Das Ergebnis: weniger Zeitverlust, mehr Produktivität.
Welche Herausforderungen bringt der Umstieg auf digitale Dokumentation?
Piotr Garbela: Struktur ist entscheidend. Systeme, die universelle XML-Dateien generieren und verarbeiten, sind unverzichtbar.
Die Kosten für die Digitalisierung sind eine Hürde – aber Lösungen lassen sich skalieren und an Budget und Unternehmensprofil anpassen.
Und: Dokumentation braucht Verantwortliche. So können Ingenieure sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren. Das ist moderne Spezialisierung.
Selber machen oder outsourcen?
Piotr Garbela: Beides ist möglich. Aber Outsourcing ist sicherer. Der Kunde kennt sein Produkt, der Experte die Informationsarchitektur. Gemeinsam entsteht die beste Lösung.
Wie sieht die Zukunft der technischen Dokumentation aus?
Piotr Garbela: KI wird zum Standard. Sie unterstützt bei der Erstellung, Migration und Compliance-Prüfung. Sie übernimmt Routine – und schafft Raum für konzeptionelle Arbeit.
Die wichtigste Fähigkeit: Technologien klug nutzen. Wer das beherrscht, gestaltet die Zukunft aktiv.
Unser Fazit: Die Maschinenverordnung ist kein Hindernis, sondern ein Sprungbrett. Sie eröffnet neue Wege, Wissen zugänglich, relevant und interaktiv zu machen. Wer jetzt handelt, setzt den Standard von morgen.
Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie wir Ihre technische Dokumentation verbessern können?
Etteplan wandelt komplexe technische Informationen in klare, benutzerfreundliche Dokumentationen um. Von Produkthandbüchern bis hin zu digitalen Content-Lösungen sorgen wir für Genauigkeit, Zugänglichkeit und Compliance während des gesamten Produktlebenszyklus.