Die Geschichte von ResumETTE: Wie aus einer kühnen Idee ein KI-Tool wurde, das bei Etteplan großen Anklang fand

Trotz ihrer Bedeutung war die Erstellung von Lebensläufen für Kunden selten einfach. Manager und Berater verbrachten unzählige Stunden damit, Word-Vorlagen zu aktualisieren, Layouts anzupassen und sich um die Konsistenz der Dokumente zu bemühen. Angesichts knapper Fristen war dieser Prozess stressig und ineffizient.

Es musste einen besseren Weg geben.

Hier kommt ResumETTE ins Spiel – unsere interne KI-gestützte Lösung, die aus mutigem Denken, Zusammenarbeit und dem gemeinsamen Bestreben entstanden ist, unsere Arbeitsweise zu verbessern. Heute verändert sie die Art und Weise, wie wir Lebensläufe für Kundenprojekte erstellen, aktualisieren und anpassen, sodass die Fähigkeiten unserer Mitarbeitenden schnell, konsistent und in großem Umfang sichtbar werden. Dies beschleunigt nicht nur Kundenprojekte, sondern stärkt auch das eigene Geschäft von Etteplan.

Die Geschichte begann Anfang 2024, als Johan Mattsson, Teamleiter für Software und Embedded Solutions in Schweden, sich erneut mit Lebensläufen herumschlagen musste. Etwa zur gleichen Zeit stieß Dennis Molund, Software Engineering Consultant, zu seinem Team und brachte sein Fachwissen im Bereich Anwendungen sowie eine große Neugier für KI-Tools und deren Möglichkeiten mit.

„Dennis war voller Enthusiasmus“, erinnert sich Johan. „Er hatte bereits mit KI experimentiert, Texte und Bilder generiert und mir gezeigt, was damit möglich ist. Ich war beeindruckt und erkannte sofort das Potenzial, wenn wir diese Technologie in unsere internen Prozesse integrieren könnten.“

Gemeinsam diskutierten die beiden die Möglichkeit, die Implementierung generativer KI in Anwendungen zu erforschen und zu erlernen. Sie beschlossen, diese Energie darauf zu verwenden, etwas zu verbessern, das alle frustrierte: die mühsame manuelle Arbeit der Bearbeitung von Lebensläufen.

Auch wenn Dennis und Johan ihre Karrieren inzwischen außerhalb von Etteplan fortsetzen, lebt das Vermächtnis ihrer Idee in ResumETTE weiter.

Während der ruhigen Projektphase im Sommer krempelten die beiden die Ärmel hoch und arbeiteten unermüdlich daran, einen kleinen Prototyp zu entwickeln.

Als der Prototyp begann Form anzunehmen, kontaktierte Johan Cassandra Källgren, Marketing Communication Coordinator, um die visuelle Struktur in die Idee zu bringen. Cassandra designte das ResumETTE Logo und half bei der Entwicklung des ersten Layouts, welches angepasst an die damals neue Corporate Identity.
Dadurch wurde das Konzept greifbar und trug entscheidend dazu bei, die Idee besser „verkaufen“ zu können, als es an der Zeit war, sie bei den Inspiration Days in Schweden vorzustellen. Die Inspiration Days sind eine jährliche Veranstaltung für Führungskräfte von Etteplan, bei der Erfolgsgeschichten, Kundenerfahrungen und Erkenntnisse ausgetauscht werden und die Zusammenarbeit gefördert wird.

„Das Ziel war es, ein Layout zu entwerfen, das unserer visuellen Identität entspricht, sich aber auch an viele verschiedene Fälle und Titel anpassen lässt“, erinnert sich Cassandra. „Die Herausforderung bestand darin, etwas zu schaffen, das flexibel genug ist, um sich an unterschiedliche Situationen anzupassen – nicht nur für den ersten Prototyp, sondern als Grundlage für zukünftige Vorlagen.

Als nach einem Sommer unermüdlicher Arbeit der September kam, präsentierten Johan und Dennis ihren Prototyp bei den Inspiration Days in Schweden – wo er mit tosendem Applaus aufgenommen wurde.

Die Mitarbeiter des gesamten Unternehmens hatten mit dem gleichen Problem zu kämpfen – und plötzlich sahen sie eine Lösung für ihr Problem.

„Es gab Standing Ovations. Die Leute waren total aus dem Häuschen“, sagt Benjamin Sjögren, Director of Business Applications & Architecture. „Die Manager riefen buchstäblich: ‚Warum hat nicht jeder dieses Tool?‘ Das war der Wendepunkt.“

Um eine Idee in eine gruppenweite KI-Lösung umzusetzen, war eine klare Struktur erforderlich. Jari Axén, Lead Enterprise Architect, übernahm die Projektleitung, während Benjamin Sjögren für die Governance und die Bereitstellung von Ressourcen zuständig war.

„ Meine Aufgabe war es, dafür zu sorgen, dass ResumETTE nicht nur ein lokales Problem löst, sondern zu einer Lösung für das gesamte Unternehmen wird. Das bedeutete, das Projekt voranzutreiben, bei Bedarf Anforderungen zu klären und immer das große Ganze im Blick zu behalten”, erklärt Jari.

„Meine Aufgabe war es, die Begeisterung mit Disziplin in Einklang zu bringen”, fügt Benjamin hinzu. „Wir mussten sicherstellen, dass ResumETTE nicht nur ein Nebenprojekt war, sondern eine Lösung, die sich auf das gesamte Unternehmen übertragen lässt.”

Ein Großteil der frühen KI-Entwicklung für ResumETTE wurde vom Anwendungsexperten Tobias Grönhagen durchgeführt, der durch die Übernahme von cognitas im Jahr 2022 zu Etteplan gekommen war.

„Die größten Änderungen, die ich vornehmen musste, betrafen die Optimierung des Codes“, erklärt Tobias. „Meine Aufgabe war es, ihn effizient und benutzerfreundlich zu gestalten. Wir haben auch die Benutzeroberfläche neu gestaltet, als das Feedback zeigte, dass die Nutzer überfordert waren. Dieser Kreislauf aus Feedback und Verbesserung war von entscheidender Bedeutung.“

KI ist auch das Herzstück von Funktionen wie Übersetzung, einheitlicher Formatierung und automatischer Standardisierung von Lebensläufen. Durch die Automatisierung sich wiederholender Arbeiten entlastet ResumETTE die Mitarbeiter, sodass sie sich auf die Qualität der Inhalte und die Bedürfnisse der Kunden konzentrieren können.

Eine KI-Lösung zu entwickeln ist eine Sache – die Menschen dazu zu bringen, sie auch tatsächlich zu nutzen, eine andere.

„85 % der KI-Pilotprojekte in Unternehmen werden nie wirklich umgesetzt“, bemerkt Sampsa Guenat, Product Owner von ResumETTE. „Die eigentliche Herausforderung besteht darin, KI zu einem Teil des Arbeitsalltags zu machen.“

Für Sampsa bedeutet dies, nah an den Nutzern zu sein – Gruppen in verschiedenen Ländern aufzubauen, Feedback anzuhören und zu zeigen, wie sich ResumETTE nahtlos in den Arbeitsalltag integrieren lässt.

„Ich habe viel Zeit damit verbracht, Benutzergruppen aufzubauen, Feedback zu sammeln und zu zeigen, wie sich das Tool in alltägliche Aufgaben integrieren lässt“, erklärt er.

Dieser praxisorientierte Ansatz hat sich ausgezahlt. Unmittelbar nach der Einführung erreichte die Nutzung mit mehr als 800 Lebensläufen in einem einzigen Monat ihren Höhepunkt. Seitdem hat sie sich bei etwa 500 Lebensläufen pro Monat stabilisiert – was unzählige Stunden manueller Bearbeitung einspart und Managern die Möglichkeit gibt, schneller, konsistenter und professioneller auf Kundenanfragen zu reagieren.

ResumETTE hat die Art und Weise verändert, wie Etteplan seinen Kunden Fachwissen präsentiert. Anstelle von uneinheitlichen Dokumenten stellen wir nun schnell und in großem Umfang einheitliche, professionelle Lebensläufe zur Verfügung.

Das visuelle Layout der von ResumETTE erstellten Lebensläufe, entworfen von Cassandra Källgren

Die Auswirkungen betreffen nicht nur die Konsistenz, sondern auch die Effizienz und Zuverlässigkeit. Durch die Automatisierung der manuellen Bearbeitung kann ResumETTE den Zeitaufwand für Manager bei der Erstellung von Lebensläufen um bis zu 80 % reduzieren. Ein Manager, der zuvor 30 Minuten für die Anpassung eines einzelnen Lebenslaufs benötigte, kann nun in derselben Zeit mehr als zehn Lebensläufe in höherer Qualität erstellen. Dies bedeutet schnellere Reaktionen auf Kundenanfragen, höhere Trefferquoten bei Geschäftsmöglichkeiten und eine deutliche Steigerung der Zufriedenheit der Manager.

ResumETTE gewährleistet außerdem Genauigkeit und Compliance. Manager können den generierten Text direkt mit dem Profil des Beraters und der Stellenbeschreibung abgleichen und so sicherstellen, dass keine falschen Angaben zu den Fähigkeiten gemacht werden.

„Die Nutzer setzen das Tool aktiv ein und schlagen Verbesserungen vor“, sagt Tobias Grönhagen. „Durch dieses ständige Feedback wird sichergestellt, dass sich die KI-Lösung ständig weiterentwickelt.“

Benjamin fügt hinzu: „Wir haben nicht einfach nur ein weiteres Tool entwickelt. Wir haben KI auf eine ganz bestimmte geschäftliche Herausforderung angewendet. Das macht ResumETTE sowohl hochmodern als auch einzigartig für uns.“

Im Rahmen der wachsenden globalen Lieferkapazitäten von Etteplan hat auch BJIT, der strategische Partner von Etteplan in Bangladesch, zur Weiterentwicklung von ResumETTE beigetragen. Ihre Zusammenarbeit hat dazu beigetragen, die Implementierung zu beschleunigen und die Skalierbarkeit des Tools für zukünftige Anforderungen zu stärken.

Die nächste Welle KI-gestützter Verbesserungen nimmt bereits Gestalt an.

Eine der am meisten erwarteten Entwicklungen innerhalb von ResumETTE ist die Lebenslaufsuche, eine neue Funktion, die derzeit entwickelt wird. Die Idee ist einfach: Manager können Kundenanforderungen in ein Suchfeld eingeben und sofort die am besten passenden Lebensläufe anzeigen lassen, sei es anhand kurzer Stichwörter oder längerer Projektbeschreibungen.

Obwohl sich die Funktion noch in der Entwicklung befindet und hinsichtlich Sortierung und Rangfolge noch weiter verfeinert werden muss, stellt sie bereits einen großen Fortschritt dar.

Nach ihrer Einführung wird die Lebenslaufsuche es Managern erleichtern und beschleunigen, die richtigen Personen für jeden Kundenfall zu finden. Sie macht das Durchsuchen alter Dateien überflüssig und hilft Teams, schneller und konsistenter auf Kundenanfragen zu reagieren.

Die Weiterentwicklung von ResumETTE könnte auch eine engere Integration mit anderen Systemen umfassen.

„Die Integration der Rekrutierungspipeline ist ein weiterer wichtiger Schritt”, erklärt Jari Axén, Projektmanager bei ResumETTE. „Das würde uns helfen, neue Kandidaten schneller zu finden und die Lebensläufe von Anfang an konsistent zu halten.“

Für Sampsa Guenat liegt die eigentliche Chance darin, alle Kompetenzdaten von Etteplan zu nutzen.

„Wir verfügen über eine riesige Menge an Kompetenzdaten bei Etteplan. Wenn wir diese mit KI nutzen können, könnten wir ein wirklich umfassendes Bild unserer Fähigkeiten erstellen. Das wäre eine bahnbrechende Neuerung.“

ResumETTE begann als kleines Experiment und entwickelte sich zu einer Lösung, die im gesamten Unternehmen Anklang fand. Es zeigt, was passieren kann, wenn mutige Ideen, Beharrlichkeit und Teamarbeit zusammenkommen, um eine Herausforderung zu lösen, mit der viele Menschen jahrelang zu kämpfen hatten.

„Innovation im Sinne von Bold Thinking war der Auslöser, aber die Zusammenarbeit im Sinne von Smarter Together hat ResumETTE groß gemacht. Und dabei haben wir stets eine Forward Focus-Denkweise der kontinuierlichen Verbesserung beibehalten“, reflektiert Benjamin.

Die Entwicklung von ResumETTE beweist, dass Neugier, Beharrlichkeit und Zusammenarbeit unsere Arbeitsweise verändern können. Was als lokaler Prototyp begann, ist zu einer gruppenweiten Lösung geworden, die Zeit spart, Vertrauen bei Kunden aufbaut und unsere Fähigkeit stärkt, Aufträge zu gewinnen.

Die am ResumETTE-Projekt beteiligten Personen hoffen, dass ihre Geschichte andere bei Etteplan dazu inspirieren wird, ihre eigenen Ideen mutig voranzutreiben.

„KI eröffnet so viele Möglichkeiten zur Problemlösung“, reflektiert Benjamin. „Wenn sie richtig eingesetzt wird, kann sie eine Art Superkraft sein. Aber wir müssen uns ihrer Grenzen bewusst sein. Sie wird die Arbeit nicht für uns erledigen – wir sind immer noch die Helden unserer eigenen Geschichte.“