Steigerung der Content-Effizienz mit „Doc to XML“ und dem „Content Reuse Analyzer“

Der Kunde verwaltete die Dokumentation für mehrere Produktvarianten, von denen jede über ein eigenes Handbuch verfügte, das als separates PDF gespeichert war. Obwohl die Produkte eine gemeinsame Struktur aufwiesen, wurden sie im Dokumentationsprozess als eigenständige Einheiten behandelt. Dies führte zu Doppelarbeit, wiederholten Übersetzungen und ineffizienten Aktualisierungen über mehrere Dokumente hinweg. Es war schwierig einzuschätzen, wie viel Inhalt tatsächlich wiederverwendet werden konnte, da ein manueller Vergleich von Hunderten von Seiten über verschiedene Dokumente hinweg sehr viel Zeit in Anspruch genommen hätte.

Die Arbeit begann mit „Doc to XML“, das zur Konvertierung der Dokumentation in strukturierte XML-Pakete verwendet wurde.

Das Tool „Doc to XML“ nutzt KI-gestützte Verarbeitung, um Word- und PDF-Dokumente in strukturiertes XML zu konvertieren, wobei Inhalte automatisch identifiziert und in Themen wie Aufgaben, Konzepte und Referenzen modularisiert werden. Dadurch entsteht eine konsistente, vergleichbare Struktur, die weitere Analysen ermöglicht.

Dank strukturierter Inhalte lieferte der Content Reuse Analyzer klare Einblicke in Ähnlichkeiten, Unterschiede und Wiederverwendungspotenziale zwischen verschiedenen Produktvarianten.

Dieses Tool nutzt eine KI-basierte Ähnlichkeitsanalyse, um strukturierte XML-Themen zu vergleichen und festzustellen, welche Inhalte identisch sind, welche mit geringfügigen Anpassungen wiederverwendet werden können und welche einzigartig sind. Anstatt Dokumente manuell zu vergleichen und die Ergebnisse in Tabellenkalkulationen zu erfassen, wird das Wiederverwendungspotenzial sichtbar und strukturiert dargestellt.

Die Ergebnisse waren eindeutig und umsetzbar. Etwa 70 % der Inhalte waren identisch und konnten direkt wiederverwendet werden, während rund 20 % nur geringfügige Anpassungen erforderten und weniger als 10 % einzigartig waren. Die gesamte Arbeit wurde in etwa zwei Wochen statt der geschätzten zwei Monate abgeschlossen. Anstatt Hunderte von Seiten manuell zu lesen und zu vergleichen, wurden wiederverwendbare Inhalte schnell identifiziert, sodass sich die Arbeit auf die relativ kleine Gruppe von Themen konzentrieren konnte, die einer Überarbeitung und Neufassung bedurften.

Durch die Maximierung der Wiederverwendung von Inhalten lässt sich der Übersetzungsaufwand reduzieren, da gemeinsame Inhalte nur einmal übersetzt werden müssen. Auch Aktualisierungen werden effizienter, da Änderungen an einer Stelle statt in mehreren Dokumenten vorgenommen werden können.

Durch die Kombination der Konvertierung strukturierter Inhalte mit einer automatisierten Wiederverwendungsanalyse gelang es Etteplan, einen zeitaufwändigen und manuellen Vergleichsprozess in einen übersichtlichen und datengestützten Arbeitsablauf umzuwandeln. Anstatt Dokument für Dokument vorzugehen, konnten Wiederverwendungspotenziale über ganze Inhaltssätze hinweg identifiziert werden, sodass der Aufwand gezielt dort eingesetzt werden konnte, wo er benötigt wurde.

Dies verbesserte nicht nur die Effizienz während des Projekts, sondern schuf auch die Grundlage für eine künftig konsistentere, besser pflegbare und skalierbare Dokumentation.