Sisältötehokkuutta Doc to XML- ja Content Reuse Analyzer ‑ratkaisuilla

Kansainvälinen teollisuusyritys halusi tehostaa dokumentaationsa hallintaa useiden tuoteversioiden välillä. Samankaltainen sisältö toistui eri käyttöohjeissa, joita ylläpidettiin toisistaan erillisinä kokonaisuuksina. Yhdistämällä Etteplanin rAIse-työkalut Doc to XML ja Content Reuse Analyzer Etteplan teki sisällön uudelleenkäytöstä näkyvää ja mitattavaa. Analyysin tuloksena kävi ilmi, että merkittävä osa sisällöstä oli uudelleenkäytettävissä, mikä vähensi manuaalista työtä ja käännöstarvetta.

Projekti pähkinänkuoressa

Haaste
Useiden tuoteversioiden dokumentaatiossa oli paljon päällekkäistä sisältöä, mutta jokainen käyttöohje hallittiin omana erillisenä kokonaisuutenaan. Uudelleenkäytettävän sisällön tunnistaminen satojen sivujen laajuisista dokumenteista manuaalisesti oli hidasta, ja se teki päivityksistä, käännöksistä ja ylläpidosta tehotonta.
Ratkaisut ja palvelut
Doc to XML ja Content Reuse Analyzer mahdollistivat dokumentaation muuntamisen rakenteiseen XML-muotoon sekä sisällön analysoinnin eri tuoteversioiden välillä. Näin uudelleenkäytettävä sisältö voitiin tunnistaa ja sen määrää mitata luotettavasti.
Hyödyt
Noin 70 % sisällöstä voitiin hyödyntää sellaisenaan ja noin 20 % pienin muokkauksin. Analyysiin kulunut työ väheni kuukausista päiviin, ja koko projekti saatiin valmiiksi viikoissa kuukausien sijaan. Samalla käännöstyön määrä pieneni ja jatkuva ylläpito yksinkertaistui merkittävästi.

Samankaltaiset tuotteet, erilliset ohjeet, toistuva työ

Asiakas hallinnoi useiden tuoteversioiden dokumentaatiota siten, että jokaisella tuotteella oli oma PDF-muotoinen käyttöohjeensa. Vaikka tuotteilla oli pitkälti sama rakenne, dokumentaatioprosessi käsitteli niitä täysin erillisinä. Tämä johti päällekkäiseen työhön, toistuviin käännöksiin ja tehottomiin päivityksiin useissa dokumenteissa. Uudelleenkäyttömahdollisuuksien arviointi oli vaikeaa, sillä satojen sivujen manuaalinen vertailu olisi vaatinut merkittävästi aikaa.

Staattisten dokumenttien muuttaminen rakenteiseksi ja vertailtavaksi sisällöksi

Työ käynnistyi Doc to XML ‑ratkaisulla, jolla dokumentaatio muunnettiin rakenteisiksi XML-paketeiksi.

Tekoälyavusteinen Doc to XML muuntaa Word- ja PDF-dokumentit rakenteiseen XML-muotoon tunnistaen ja jäsentäen sisällön automaattisesti esimerkiksi tehtäviksi, käsitteiksi ja viitteiksi. Lopputuloksena syntyy yhtenäinen ja vertailukelpoinen rakenne, joka mahdollistaa jatkoanalyysin.

Uudelleenkäytön tekeminen näkyväksi arvailun sijaan

Kun sisältö oli rakenteistettu, Content Reuse Analyzer toi selkeän näkymän eri tuoteversioiden välisiin yhtäläisyyksiin, eroihin ja uudelleenkäyttöpotentiaaliin.

Työkalu hyödyntää tekoälypohjaista samankaltaisuusanalyysiä ja vertaa rakenteisia XML-aiheita keskenään. Se tunnistaa, mikä sisältö on täysin identtistä, mikä vaatii vain pieniä muokkauksia ja mikä on uniikkia. Manuaalisen dokumenttien vertailun ja taulukkolaskennan sijaan uudelleenkäyttö muuttuu näkyväksi ja hallittavaksi kokonaisuudeksi.

Manuaalisesta vertailusta selkeiksi oivalluksiksi

Tulokset olivat selkeitä ja helposti hyödynnettävissä. Noin 70 % sisällöstä oli identtistä ja suoraan uudelleenkäytettävissä, noin 20 % vaati vain pieniä muokkauksia ja alle 10 % oli täysin uniikkia. Koko työ saatiin valmiiksi noin kahdessa viikossa aiemmin arvioidun kahden kuukauden sijaan. Satojen sivujen manuaalisen läpikäynnin sijaan uudelleenkäytettävä sisältö tunnistettiin nopeasti, ja työ voitiin kohdistaa niihin aiheisiin, jotka todella vaativat muokkausta ja uudelleenkirjoittamista.

Vähemmän päällekkäisyyttä käännöksissä ja ylläpidossa

Sisällön uudelleenkäytön maksimointi vähentää myös käännöstyötä, sillä yhteinen sisältö tarvitsee kääntää vain kerran. Päivitykset tehostuvat, kun muutokset tehdään yhteen paikkaan useiden erillisten dokumenttien sijaan.

Hajanaisesta sisällöstä rakenteiseksi uudelleenkäytöksi

Yhdistämällä rakenteinen sisällön konversio ja automaattinen uudelleenkäyttöanalyysi Etteplan muutti aikaa vievän ja manuaalisen vertailutyön selkeäksi, dataohjatuksi työnkuluksi. Dokumenttikohtaisen työskentelyn sijaan uudelleenkäyttöpotentiaalia voitiin tarkastella koko sisältöjoukon laajuudessa, mikä mahdollisti työn kohdistamisen sinne, missä sitä eniten tarvittiin.

Ratkaisu ei ainoastaan parantanut projektin aikaisia tehokkuushyötyjä, vaan loi myös kestävän pohjan johdonmukaiselle, helposti ylläpidettävälle ja skaalautuvalle dokumentaatiolle tulevaisuudessa.