Tekniskt innehåll hanteras mer effektivt med Doc to XML och Content Reuse Analyzer

En global industrikund stod inför utmaningen att hantera dokumentation för flera produktvarianter, där samma innehåll återkom i separata manualer. Med hjälp av Doc to XML och Content Reuse Analyzer, två av Etteplans rAIse-verktyg, skapade Etteplan full transparens kring innehållsåteranvändning. Kunden fick tydlig insikt i hur stor del av dokumentationen som kunde återanvändas, vilket ledde till minskat manuellt arbete och avsevärt reducerade översättningskostnader.

Projektet i korthet

Utmaning
Dokumentation för flera produktvarianter hade mycket gemensamt innehåll, men varje manual hanterades som ett eget projekt. Att manuellt leta efter återanvändbart innehåll i hundratals sidor tog mycket tid och gjorde både uppdateringar och översättningar onödigt resurskrävande.
Lösning
Genom Doc to XML och Content Reuse Analyzer omvandlades dokumentationen till strukturerad XML som analyserades tvärs över produktvarianter. Det gjorde det möjligt att identifiera återanvändbart innehåll och mäta graden av återanvändning mellan olika varianter.
Affärsvärdet
Ungefär 70 % av innehållet gick att återanvända direkt, och cirka 20 % krävde endast mindre anpassningar. Analysarbetet kortades från månader till dagar och projektets genomförande gick från månader till veckor. Samtidigt minskade behovet av översättning och det långsiktiga underhållet blev betydligt enklare.

När liknande produkter skapar onödigt dubbelarbete

Kunden hanterade dokumentation för flera produktvarianter, där varje variant hade sin egen manual lagrad som en separat PDF. Trots att produkterna delade en gemensam struktur behandlades dokumentationsarbetet som helt fristående. Detta ledde till dubbelarbete, upprepade översättningar och ineffektiva uppdateringar i flera dokument.

Det var svårt att få en tydlig bild av hur mycket innehåll som faktiskt kunde återanvändas, eftersom en manuell jämförelse av hundratals sidor mellan olika dokument skulle ha krävt betydande tidsinsatser.

Från statiska dokument till strukturerat och jämförbart innehåll

Arbetet inleddes med Doc to XML, som användes för att konvertera dokumentationen till strukturerade XML-paket.

Doc to XML-verktyget använder AI-stödd bearbetning för att omvandla Word- och PDF-dokument till strukturerad XML. Innehållet identifieras och delas automatiskt upp i moduler, till exempel uppgifter, koncept och referenser. Resultatet blir en konsekvent och jämförbar struktur som möjliggör vidare analys.

Från antaganden till mätbar återanvändning

Med strukturerat innehåll på plats kunde Content Reuse Analyzer ge en tydlig bild av likheter, skillnader och återanvändningsmöjligheter mellan produktvarianter.

Genom AI-baserad analys jämför verktyget strukturerade XML‑innehållsblock och visar exakt vilket innehåll som är identiskt, vilket som kräver mindre anpassningar och vilket som är helt unikt. I stället för tidskrävande manuella jämförelser och uppföljning i kalkylark blir återanvändning mätbar, överskådlig och lätt att arbeta vidare med.

Från manuell jämförelse till strukturerad insikt

Resultaten var tydliga och direkt användbara. Cirka 70 % av innehållet var identiskt och kunde återanvändas utan ändringar, medan omkring 20 % krävde endast mindre justeringar. Mindre än 10 % av innehållet var unikt. Det totala arbetet slutfördes på ungefär två veckor i stället för de uppskattade två månaderna.

I stället för att läsa och jämföra hundratals sidor manuellt kunde återanvändbart innehåll identifieras snabbt. Arbetet kunde därmed fokusera på den relativt begränsade mängd innehåll som behövde förfinas och skrivas om.

Mindre dubbelarbete i såväl översättning som förvaltning

När innehåll återanvänds i högre grad minskar behovet av översättning, eftersom delat innehåll bara behöver översättas en gång. Samtidigt förenklas uppdateringar genom att ändringar kan genomföras centralt, i stället för att upprepas i flera dokument.

Från splittrat innehåll till strukturerad återanvändning

Genom att kombinera strukturerad innehållskonvertering med automatiserad återanvändningsanalys kunde Etteplan ersätta en tidskrävande manuell jämförelse med ett tydligt och datadrivet arbetssätt. I stället för att analysera varje dokument separat blev det möjligt att identifiera återanvändningspotential över hela innehållsportföljen och fokusera arbetet där det gav störst effekt.

Detta ökade inte bara effektiviteten under projektets genomförande, utan skapade även en stabil grund för mer konsekvent, lättförvaltad och skalbar dokumentation framåt.