Yhtiökokous

Osakkeenomistajat käyttävät päätösvaltaansa yhtiökokouksessa, joka on yhtiön ylin päättävä elin. Jokainen yhtiön osake oikeuttaa yhtiökokouksessa yhteen ääneen. Yhtiön on järjestettävä yksi varsinainen yhtiökokous vuosittain kesäkuun loppuun mennessä. Ylimääräinen yhtiökokous järjestetään tarvittaessa, mikäli hallitus pitää sitä tarpeellisena tai kun yhtiön tilintarkastaja tai osakkeenomistajat, joiden omistusosuus on vähintään 10 prosenttia yhtiön osakkeista, sitä vaativat tietyn asian käsittelyä varten. Osakkeenomistaja voi käyttää yhtiökokouksessa puhe-, kysely- ja äänioikeuttaan. Varsinaisessa yhtiökokouksessa käsiteltävät asiat on määritelty Etteplanin yhtiöjärjestyksen 8 §:ssä ja osakeyhtiölain 5 luvun 3 §:ssä.

Yhtiökokouksen päätökset julkistetaan viipymättä yhtiökokouksen jälkeen pörssitiedotteella ja yhtiön internetsivuilla.

Yhtiökokoustietojen antaminen osakkeenomistajille

Hallitus kutsuu varsinaisen tai ylimääräisen yhtiökokouksen koolle yhtiön internetsivuilla julkaistavalla yhtiökokouskutsulla, jossa mainitaan kokouksessa käsiteltävät asiat. Hallitus voi lisäksi harkintansa mukaan julkaista kutsun yhtiökokoukseen yhdessä suomenkielisessä, hallituksen määrittelemässä valtakunnallisessa päivälehdessä. Kokouskutsu ja hallituksen ehdotukset yhtiökokoukselle julkistetaan myös pörssitiedotteena.

Yhtiökokouskutsu sisältää ehdotuksen yhtiökokouksen asialistaksi. Yhtiökokouskutsu, yhtiökokoukselle esitettävät asiakirjat sekä päätösehdotukset yhtiökokoukselle asetetaan yhtiön internetsivuille aikaisintaan kaksi kuukautta ja viimeistään kolme viikkoa ennen yhtiökokousta.

Yhtiökokouksen pöytäkirja asetetaan yhtiön internetsivuille kahden viikon kuluessa yhtiökokouksesta. Yhtiökokoukseen liittyvät asiakirjat pidetään yhtiön internetsivuilla vähintään viiden vuoden ajan yhtiökokouksesta.

Yhtiökokouksen järjestäminen

Yhtiön yhtiöjärjestyksen mukaan yhtiökokous pidetään yhtiön kotipaikassa tai Vantaan tai Helsingin kaupungissa siten kuin yhtiön hallitus määrää.

Voidakseen osallistua yhtiökokoukseen osakkeenomistajan tulee olla yhtiökokouksen täsmäytyspäivänä merkittynä Euroclear Finland Oy:n ylläpitämään Etteplan Oyj:n osakasluetteloon. Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajan, joka aikoo osallistua yhtiökokoukseen, tulee pyytää omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet koskien rekisteröitymistä osakasluetteloon ja valtakirjojen antamista. Hallintarekisteröidyn osakkeen ilmoittaminen tilapäiselle osakasluettelolle katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen.

Yhtiökokoukseen ilmoittaudutaan ennakkoon kokouskutsussa kerrotun määräajan puitteissa. Osakkeenomistaja voi osallistua yhtiökokoukseen itse tai valtuuttamansa asiamiehen välityksellä. Asiamiehen tulee esittää valtuutuksestaan valtakirja. Osakkeenomistajan on ilmoitettava yhtiölle antamistaan valtakirjoista samalla, kun hän ilmoittautuu yhtiökokoukseen. Osakkeenomistajalla ja asiamiehellä voi olla kokouksessa mukanaan avustaja.

Yhtiökokouksessa läsnä olevalla osakkeenomistajalla on oikeus esittää kysymyksiä yhtiökokouksen käsiteltävänä olevista asioista. Osakkeenomistajalla on osakeyhtiölain mukaan lisäksi oikeus saada yhtiökokoukselle kuuluva asia yhtiökokouksen käsiteltäväksi, jos hän vaatii sitä kirjallisesti hallitukselta niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää yhtiökokouksen kokouskutsuun. Yhtiön asettama määräaika vaatimuksen esittämiselle on 31.1.2024.

Hallituksen, toimitusjohtajan ja tilintarkastajan osallistuminen yhtiökokoukseen

Hallituksen puheenjohtajan, hallituksen ja sen valiokuntien jäsenien sekä toimitusjohtajan on oltava läsnä yhtiökokouksessa. Lisäksi tilintarkastajan on oltava läsnä varsinaisessa yhtiökokouksessa.

Hallituksen jäsenehdokkaan osallistuminen yhtiökokoukseen

Hallituksen jäseneksi ensimmäistä kertaa ehdolla olevan henkilön on osallistuttava valinnasta päättävään yhtiökokoukseen, jollei hänen poissaololleen ole painavia syitä.

Yhtiökokousten materiaalit