Vom Papier zum Bit – die Notwendigkeit der Digitalisierung

Wenn eine Maschine repariert, installiert oder bedient werden muss, brauchen Fachleute technische Informationen. In vielen Fällen ist es jedoch zu zeitaufwendig und mühsam, die richtigen Inhalte zu finden, um die Arbeit zu erledigen. Darüber hinaus sind die Inhalte alles andere als benutzerfreundlich. Die Menschen sind frustriert, und die Unternehmen leiden unter der geringen Produktivität. Wie können digitale Online-Inhalte eine große Erleichterung bringen?

Es ist eine traurige Tatsache, dass die meisten technischen Inhalte für Fachleute in der heutigen Welt nicht auf eine gute Benutzererfahrung ausgerichtet sind. Die Informationen sind zwar vorhanden, aber sie sind oft unerreichbar. Oft gibt es sie nur auf Papierausdrucken, und der Ordner kann fehlen oder nicht verfügbar sein, wenn er gebraucht wird. Oder es gibt eine PDF-Datenbank, aber es kostet Zeit, herauszufinden, welche Datei in der jeweiligen Situation die richtige ist und heruntergeladen werden muss oder ob sie für eine andere Produktversion gilt. Selbst wenn die Informationen verfügbar sind, sind sie zu komplex und umfangreich.

Der Inhalt frustriert die Nutzer auch, weil er statisch und in gewisser Weise dumm ist. Sie haben keinen Bezug zur realen Situation des Benutzers in einem bestimmten Moment.

"Wenn zum Beispiel eine Maschine in einer Fabrik nicht funktioniert, kann jede Minute Tausende, manchmal sogar Millionen kosten. Wenn ein Wartungsexperte ein 200-seitiges PDF-Dokument mit der Dokumentation der Maschine hat, braucht er zu viel Zeit, um die richtigen Antworten zur Lösung des Problems zu finden. Eine PDF-Datei ist nicht benutzerorientiert", sagt Kari Kovanen, Manager, Technical Documentation Tools, bei Etteplan's Systems Solutions.

Es besteht ein wachsender Bedarf, den Zugang zu Informationen zu beschleunigen und das Leben einfacher zu machen. Das Zeitalter der Telearbeit hat die Anforderungen noch weiter erhöht.

"Darüber hinaus hat die COVID-19-Pandemie die Unternehmen gezwungen, mit der Konvention zu brechen, ihre Außendiensttechniker für Installationen und Wartungsarbeiten zu den Kunden zu schicken. Sie mussten sich stattdessen auf lokales Personal verlassen. In vielen Fällen ist das Fehlen geeigneter Handbücher zu einem der Hauptprobleme geworden", erklärt Kovanen.

Sofortige Erleichterung am Horizont - digitale Online-Inhalte

In einer digitalen Welt ist es seltsam, dass die meisten professionellen technischen Inhalte immer noch nicht die Traditionen des Druckzeitalters verlassen haben. Es ist jedoch unausweichlich geworden, dass die Zeit reif dafür ist, Informationen vom Papier in Bits umzuwandeln - und sie in einem digitalen Format bereitzustellen.

Die Digitalisierung ist seit Jahren ein starker globaler Trend, und jedes Unternehmen muss mehr und mehr Assets digitalisieren. Das gilt auch für technische Informationen. Sie müssen in einem digitalen Format vorliegen und vorzugsweise online zugänglich sein, nicht nur als PDF-Dateien. In den 2020er Jahren ist jeder daran gewöhnt, Probleme online zu lösen.

"Die Idee, technische Inhalte in einem digitalen Format online zur Verfügung zu stellen, ist alt, und technisch ist dies schon seit langem möglich. Bis jetzt gab es jedoch keinen großen Druck, die Grundlagen der Produktion, Bereitstellung und Pflege technischer Informationen zu ändern", sagt Kari Kovanen.

Die Digitalisierung ermöglicht einen viel besseren Informationsfluss und -erlebnis. Stellen Sie sich vor, was für ein großer Fortschritt es wäre, wenn Sie zum ersten Mal ein Gerät installieren oder reparieren müssten und eine Schritt-für-Schritt-Anleitung auf Ihrem Telefon oder Tablet erhalten würden. Sie könnten sogar eine AR-Brille tragen und das Ziel mit einer Anleitung sehen, die mit drehbaren 3D-Modellen visualisiert wird. Außerdem können Sie sicher sein, dass Sie die richtigen Anweisungen auf die richtige Weise befolgen. Wenn die Informationen etwas verwirren oder stören, können Sie dem Hersteller sofort eine Rückmeldung geben.

Natürlich müssen die technischen Informationen stark verbessert werden, um so gut zu werden; es reicht nicht aus, sie nur in ein digitales Format zu bringen. Sie müssen auf die Bedürfnisse des Endnutzers ausgerichtet sein. So sollte beispielsweise die Benutzeroberfläche eines Geräts einfach und intuitiv sein, anstatt schwer verständlich zu sein und eine steile Lernkurve zu haben.

Wenn bei der Produktion von Inhalten das Prinzip der Nutzerzentrierung befolgt wird, wird den Fachleuten eine Menge Frustration erspart. Sie werden nicht mit einem Übermaß an Informationen überfrachtet, sondern erhalten leicht verständliche Informationen für eine bestimmte Aufgabe oder ein zu lösendes Problem. Die Problemlösung wird beschleunigt.

Aber ist das nur ein Traum? Nein, Etteplan hat einen neuen Service namens Etteplan HowTo entwickelt, um die hier beschriebenen Herausforderungen zu meistern. Er zielt darauf ab, eine umfassende digitale Transformation der technischen Informationen zu unterstützen. Wann immer jemand wissen muss, wie etwas zu tun ist, bietet er alle Antworten, um sofortige Abhilfe zu schaffen - auf eine nutzerzentrierte und kontextbezogene Weise.