Wie löst man die fünf häufigsten He­raus­for­de­run­gen im Management von An­la­ge­nin­for­ma­tio­nen?

Die Welt verändert sich so schnell wie nie zuvor – und damit auch das Geschäft. Der Wandel betrifft nicht nur z. B. Werkzeuge und Prozesse, sondern auch Produkte und Dienstleistungen sowie ganze Organisationen. Die Herausforderung besteht darin, diesen schnellen, vollumfänglichen Wandel zu managen. Eines der vielen Risiken, die mit dem organisatorischen Wandel verbunden sind, besteht darin, dass die Fähigkeit, Informationen zu verarbeiten, im Laufe der Jahre abnimmt. Dies kann zu der Annahme verleiten, dass Probleme bezüglich Dokumentation und  Informationsmanagement die Regel sind und nicht die Ausnahme darstellen.

Wir sind hier, um Ihnen zu sagen, dass diese Annahme falsch ist. Sie brauchen lediglich einen koordinierten Prozess, der ständig überwacht, wie Informationen in Ihrer Organisation erstellt, weitergegeben, gespeichert, verwaltet und aktualisiert werden. Darüber hinaus müssen Sie Rollen und Verantwortlichkeiten definieren und Verantwortlichkeiten für jedes Dokument und jede Information zuweisen.

1. Machen Sie Informationen einfacher und schneller auffindbar

Technische Informationen werden oft an verschiedenen Orten gespeichert, z. B. auf Dateiservern, in Dokumentenmanagementsystemen und auf persönlichen Speichern. Die Cloud-basierte Speicherung hat die traditionelleren Optionen nicht verdrängt, sie ist jedoch eine weitere Alternative zur Speicherung von Daten.

Die Frage ist, werden alle diese Tools und Systeme angemessen verwaltet und aktualisiert? Der Schwerpunkt sollte auf der Aufrechterhaltung der Verfügbarkeit und Nutzbarkeit der Informationen liegen, z. B. durch die Definition von Metadaten und die Aktualisierung von technischen Hierarchien und Funktionsorten.

Richtig eingesetzt und verwaltet, bieten Tools und Systeme eine hervorragende Möglichkeit, die Dokumentationspraxis zu harmonisieren. In vielen Fällen hat das Betriebs- und Instandhaltungspersonal aufgrund schlechter Dokumentationspraktiken nur einen beschränkten Einblick in den aktuellen Zustand der Anlagenausrüstung. Dies wirkt sich nicht nur auf die Produktivität und Effizienz der Mitarbeiter aus, sondern birgt neben einem Compliance-Risiko auch das Risiko längerer Ausfallzeiten, wenn Reparaturen durch schlechte Dokumentation behindert werden

2. Machen Sie Regeln für das Änderungsmanagement leicht nachvollziehbar

Um sicherzustellen, dass technische Dokumentation und Engineering-Informationen konsistent und genau sind, müssen Sie Regeln und Verfahren für die Aktualisierung von Daten festlegen. Außerdem müssen Sie sicherstellen, dass jeder die Regeln und Verfahren kennt und sich bewusst ist, wie wichtig es ist, alle relevanten Dokumente zu aktualisieren, um alle Änderungen an den zugehörigen Anlagen zu berücksichtigen. Manchmal reicht es nicht aus, bestehende Dokumente zu aktualisieren, sondern es müssen neue Dokumente erstellt werden. Die Pflege der technischen Hierarchie und der Stücklisten in einem Instandhaltungssystem ist ebenfalls erforderlich.

3. Verbessern Sie die Genauigkeit Ihrer aktuellen Daten sowie Ihrer alten Daten

Genauigkeitsprobleme im Zusammenhang mit Anlageninformationen sind oft mit der As-Built-Dokumentation verbunden, die während der Phase der Installation und Inbetriebnahme erstellt wurde. As-Built- oder Red-Pen-Informationen sind für Neuinvestitionen, Modernisierungen und Upgrades erforderlich und sollten in den Originalzeichnungen und -dokumenten aktualisiert werden.

Eine weitere häufige Quelle für Ungenauigkeiten sind Altdaten, die nicht gepflegt wurden. Kleine Upgrades an technischen Anlagen oder Geräten sind möglicherweise gar nicht dokumentiert worden. Dies kann dazu führen, dass die Informationen doppelt geprüft und verifiziert werden müssen, bevor sie für die Instandhaltungsplanung oder für neue Investitionen verwendet werden können.

4. Klären Sie die Eigentumsverhältnisse an Ihren Anlageninformationen

In traditioneller Hinsicht wird das Management der Anlageninformationen als ein Speicher- oder IT-Thema betrachtet, obwohl es in Wirklichkeit eine grundlegende, geschäftliche Herausforderung ist. Geld, das in das Management der Anlageninformationen investiert wird, macht sich in der Regel um ein Vielfaches bezahlt. Das allgemeine Prinzip ist, dass technische Informationen im Besitz der Geschäftseinheit sind, die für sie verantwortlich ist. Die Verantwortlichkeit stellt sicher, dass die vereinbarten Richtlinien, Verfahren und Anweisungen richtig kommuniziert und überwacht werden. Jedes Dokument und jede Information, d. h. alles geistige Eigentum, sollte von der verantwortlichen Organisation identifiziert und gespeichert werden.

5. Definieren Sie Rollen und Verantwortlichkeiten

Ein häufiges Problem bezüglich des Anlageninformations Managements ist, dass Rollen, Verantwortlichkeiten und Prozesse nicht richtig definiert sind. Informationen werden als etwas angesehen, das zwar allen gehört, aber wofür niemand verantwortlich ist. Dies kann durch die Festlegung von Governance-Richtlinien, Methoden und Standards für die gesamte Dokumentation gelöst werden. Beispiele für solche Standards sind Anlagenhierarchie, CAD-Methodik, Vorlagen, Positionsnummernschemata, Versionskontrolle sowie Prüf- und Freigabeverfahren für die Veröffentlichung aktueller Informationen. Diese sind besonders bei Investitionsprojekten mit großen Projektorganisationen mit verschiedenen Auftragnehmern und Subunternehmern wichtig. Wenn die ursprüngliche Dokumentation mangelhaft oder ungenau ist, werden sich die Probleme später höchstwahrscheinlich noch verstärken.