Treten Sie in die Ära der intelligenten digitalen Handbücher ein

Bringt Ihr Unternehmen immer noch Handbücher gedruckt auf Papier oder als PDF heraus? Oder einfacher gesagt: Sind Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter und Kunden die technischen Informationen haben, die sie brauchen, und dass diese ihnen wirklich helfen? Dies sind entscheidende Fragen, wenn Sie daran interessiert sind, die Produktivität, den Umsatz und die Kundenzufriedenheit zu steigern und Investitionen zu optimieren, indem Sie in das Zeitalter von Smart Digital eintreten.

Intelligente Ausgaben und optimierte Produktivität sind genau die Worte, die C-Level-Führungskräfte gerne hören. Aber sie hören selten etwas über jene häufig auftretenden Probleme, was der Produktivität schadet und was Fehlinvestitionen bedeutet: Zeitverschwendung und eine lausige Benutzererfahrung wegen der technischen Dokumentation.

"Dies ist ein großes, aber oft unerkanntes Problem. Gespräche mit unseren Kunden haben ergeben, wie sehr sich Ingenieure, Techniker und Experten abmühen, die richtigen Informationen zu finden, damit sie ihre Aufgaben erfüllen können. Das passiert jeden Tag auf der ganzen Welt", sagt Eric Tengstrand, Global Director of Service Solutions bei Etteplan.

"Da wird das Finden der richtigen Antworten auf dringende Fragen häufig zu einer langwierigen Untersuchung. Die Leute fragen immer, wo ist das Handbuch, was ist die richtige Datei und wer weiß, was als nächstes zu tun ist? Es ist frustrierend, immer wieder damit konfrontiert zu werden", fährt er fort.

Was ist falsch, was sollte gemacht werden, und was verstehen wir eigentlich unter smart digital?

Jeder geht online und erwartet Benutzerfreundlichkeit

Hersteller von Maschinen und Anlagen sind dazu verpflichtet, technische Dokumentationen über ihre Produkte zu erstellen, zu liefern und zu verwalten.

"Wir sehen, dass unsere Kunden viel Geld in Inhalte investieren, aber wir sehen auch die Notwendigkeit, den Wert dieser Investitionen zu optimieren. Inhalte haben wenig Wert, wenn keiner darauf zugreifen kann oder wenn es viel Zeit kostet, sie zu finden. Es muss bessere Wege geben, um Inhalte für Nutzer zugänglich zu machen", sagt Eric Tengstrand.

Er weist darauf hin, dass der Erstellungsprozess schon lange digital ist, aber die traditionelle Art der Auslieferung ist Papier oder PDF, also gewissermaßen analog. Ein ziemlicher Widerspruch!

"Ist der Inhalt einmal strukturiert und digital erstellt, muss er gedruckt oder zu einem PDF zusammengestellt werden. Dann wird er an Kunden versendet oder online als herunterladbarer Inhalt bereitgestellt. Im Anschluss erhält das Produkt während des Produktlebenszyklus Updates oder es werden Fehler im Inhalt gefunden. Für jedes Update neue und teure Drucke oder PDF-Dateien zu liefern, ist nicht wirklich eine effiziente Arbeitsweise."

In den 2020er Jahren ist die schnelle Online-Abfrage die wichtigste Methode, um Informationen für jeden Zweck zu finden. Bei der Arbeit und zu Hause ist es üblich, dass man zumindest einigermaßen hilfreiche Antworten immer im Internet findet. Bei technischen Problemen schaut man sich gerne YouTube-Videos an, die zeigen, wie bestimmte Dinge richtig gemacht werden.

Auch sehr technische Unternehmen sollten darauf achten. Die nutzerfreundliche Bereitstellung von Online-Inhalten muss auch für Profis zur Norm werden. Im Produktdesign ist die Nutzerfreundlichkeit ein wichtiger Aspekt, der sich darauf fokussiert, dem Endbenutzer zu helfen. Die Idee ist, die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern, Produkte einfach und intuitiv zu gestalten. Diese Prinzipien müssen auch auf technische Informationen angewendet werden.

Digitalisieren ist nicht genug

Die Zeit der gedruckten Handbücher ist endgültig vorbei. Der Wechsel von analog zu digital bringt in der technischen Information viele Vorteile mit sich. Doch technische Informationen einfach nur zu digitalisieren, reicht nicht aus. Eine Online-Datenbank einfach mit PDF-Dateien zu füllen ist zu kurz gedacht und wird den Anforderungen von Nutzerfreundlichkeit nicht gerecht.

Einige Maschinen- und Automobilhersteller haben Handbücher in das Armaturenbrett integriert. Manche Software, die zur Überwachung industrieller Prozesse verwendet wird, hat Handbücher. Das ist zwar ein guter Anfang, ist aber noch deutlich vom Ideal entfernt und hinzu kommt, sie sind offline. Was muss nun getan werden?

"Sie brauchen intelligente technische Informationen, die benutzer- und kontextabhängig sind. Diese können direkt mit Sensoren in der Anlage oder einem Ticketingsystem, ERP oder jedem anderen relevanten System verbunden werden. Dann werden Inhalte aus einer Online-Quelle abgerufen und zeigen dem Bediener oder Techniker, wie er ganz einfach ein bestimmtes Problem beheben kann", sagt Eric Tengstrand.

Im Gegensatz zu einer Online-Datenbank mit PDF-Dateien muss ein intelligentes Handbuch oder eine technische Dokumentation komplett nutzerfreundlich sein. Es weiß immer genau, was ein Nutzer zu welchem Zeitpunkt braucht und führt ihn auf effiziente Weise zur gewünschten Antwort, egal wo sich der Nutzer befindet. Zudem ist sie immer verfügbar. Sie erkennt die Situation und den Kontext automatisch und sagt dem Benutzer genau, wie er etwas tun soll.

"Ich kann Ihnen garantieren, dass dies keine Utopie ist. Wir bei Etteplan haben einen neuen, unkomplizierten und schlüsselfertigen Service für alle technischen Informationen entwickelt, der den Unterschied macht. Er bringt sofortige Entlastung. Er steigert die Produktivität, das Benutzererlebnis, die Qualität der Wartungs- und Installationsarbeiten, den Umsatz sowie die Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit", fasst Eric Tengstrand zusammen.