Älykkäiden digimanuaalien aikakausi on nyt

Julkaiseeko yrityksesi manuaalit yhä vain painettuina tai PDF-versioina? Tai kysytään asiaa toisesta näkökulmasta: oletko varma, että henkilöstösi ja asiakkaidesi käytössä on heidän tarvitsemansa tekninen tieto ja että se oikeasti auttaa heitä? Nämä ovat tärkeitä kysymyksiä, jos haluat parantaa tuottavuutta, lisätä tulovirtoja ja asiakastyytyväisyyttä sekä optimoida investoinnit siirtymällä älykkäiden digitaalisten ratkaisujen aikakauteen.

Yritysjohto kuulee mielellään uutisia fiksuista investoinneista ja tuottavuuden optimoinnista. Johdon korviin kantautuu kuitenkin harvemmin viestiä tuottavuutta ja investoinnin kannattavuutta heikentävästä yleisestä ongelmasta: teknisen dokumentoinnin aiheuttamasta ajanhukasta ja heikosta käyttökokemuksesta.

”Tämä on iso piilevä ongelma. Olemme havainneet keskusteluissa asiakkaiden kanssa, että insinööreillä, teknikoilla ja asiantuntijoilla on vaikeuksia löytää tarvitsemansa tieto. Ilmiö toistuu päivittäin kaikkialla maailmassa”, Etteplanin Global Director of Service Solutions Eric Tengstrand toteaa.

”Vastausten löytäminen kiireellisiin kysymyksiin vaatii aivan liian usein pitkällistä etsiskelyä. Ei ole tietoa manuaalin sijainnista, oikeasta tiedostosta tai henkilöstä, joka tietää mitä tehdä seuraavaksi. Näiden samojen ongelmien kohtaaminen uudelleen ja uudelleen on turhauttavaa”, hän lisää.

Mikä on pielessä, mitä voidaan tehdä ja mitä tarkoitamme älykkäillä digitaalisilla ratkaisuilla?

Kaikki katsovat ensin netistä ja odottavat helppokäyttöisyyttä

Kone- ja laitevalmistajilta vaaditaan tuotteitaan koskevaa teknistä dokumentointia, mukaan lukien materiaalien toimitukset ja hallinta.

”Asiakkaamme tekevät melko merkittäviäkin taloudellisia investointeja sisältöön, ja mielestämme investoinneista on saatava enemmän lisäarvoa. Sisällöllä on hyvin vähän arvoa, jos se ei ole käytettävissä tai jos sen löytäminen on hidasta. Sisällön jakamiseen käyttäjille on oltava parempiakin keinoja”, Tengstrand sanoo.

Hän huomauttaa, että sisältö on jo pitkään luotu digitaalisesti mutta toimitettu perinteisesti paperitulosteena tai PDF-tiedostona eli jossain määrin analogisessa muodossa. Melko ristiriitaista!

”Digitaalisessa muodossa jäsennelty ja laadittu sisältö on tulostettava tai koottava PDF-tiedostoon, minkä jälkeen tulosteet on kuljetettava asiakkaille tai jaettava verkossa ladattavana sisältönä. Tuotteen elinkaaren aikana tuotteeseen voi tulla päivityksiä tai sisällössä voidaan huomata virheitä. Hintavien tulosteiden tai PDF-tiedostojen uusiminen ja jakelu jokaisen päivityksen jälkeen ei todellakaan ole tehokkain tapa toimia.”

2020-luvulla tietoa haetaan käytännössä kaikkiin tarkoituksiin nopeasti netistä. Ihmiset olettavat löytävänsä aina edes jonkinlaista hyödyllistä tietoa internetistä niin töissä kuin vapaa-ajallakin. Monet kuluttajat hakevat teknisiin ongelmiin ratkaisua YouTube-videoista, joissa näytetään vaihe vaiheelta oikea toimintatapa.

Teknisimmilläkin aloilla toimivien yritysten on kiinnitettävä asiaan huomiota. Käyttäjäystävällisestä verkkosisällöstä on tultava oletusarvo myös ammattilaiskentällä. Tuotesuunnitellussa käyttäjäkeskeisyys on voimakas trendi, jonka painopisteenä on auttaa loppukäyttäjää. Tarkoituksena on parantaa käytettävyyttä – tehdä tuotteista helppoja ja intuitiivisia käyttää. Näitä periaatteita on sovellettava myös tekniseen tietoon.

Digitalisointi ei riitä

Painettujen manuaalien aikakausi on kerta kaikkiaan ohi. Siirtyminen analogisesta muodosta digitaaliseen tuo useita välittömiä hyötyjä. Teknisen tiedon pelkkä digitalisointi ei kuitenkaan riitä. PDF-tiedostojen verkkopohjainen tietokanta on melko ”tyhmä”, eikä se ole kovin käyttäjälähtöinen.

Jotkut kone- ja ajoneuvovalmistajat ovat integroineet käyttöohjeet näyttöjärjestelmään, ja jotkin teollisuuden prosessien valvontaohjelmistot sisältävät myös manuaalit. Nämä ovat oikeansuuntaisia ratkaisuja, mutta ne jäävät muutaman askelen päähän maalista. Lisäksi vain offline-käyttö on mahdollista. Miten sitten tulisi toimia?

”Tarvitaan älykästä teknistä tietoa, joka on sekä käyttäjä- että kontekstitietoista. Se voidaan liittää suoraan laitteen antureihin tai tikettijärjestelmään, ERP:hen tai muuhun haluttuun järjestelmään. Sisältö haetaan verkosta, ja se käsittää vain ratkaisun käsillä olevaan ongelmaan”, Tengstrand kertoo.

PDF-tiedoista koostuvasta verkkotietokannasta poiketen älykäs manuaali tai muu dokumentointi on täysin käyttäjäkeskeistä. Se tietää, mitä käyttäjä kulloinkin tarvitsee, ja ohjaa häntä tehokkaasti kohti oikeaa vastausta käyttäjän sijainnista riippumatta. Tieto on aina käytettävissä ja automaattisesti tilanteeseen ja kontekstiin sidottua. Se kertoo käyttäjälle tarkalleen, mitä hänen tulee tehdä.

”Voin vakuuttaa, että kyse ei ole haavekuvista. Etteplan on kehittänyt uuden vaivattoman avaimet käteen -palvelun kaikenlaisen teknisen tiedon jakeluun. Se tarjoaa välittömiä tuloksia ja helpotusta arkeen. Tuottavuus, käyttäjäkokemus, huolto- ja asennustöiden laatu, tulovirrat sekä asiakas- ja henkilöstötyytyväisyys paranevat”, Tengstrand toteaa lopuksi.

Haluatko tietää tarkemmin, miten päästä alkuun aidosti digitaalisen teknisen sisällön käytössä? Tutustu Etteplan HowTo -palvelun viiteen etuun!