ResumETTEn tarina: Kuinka rohkea idea muuttui Etteplanissa laajasti käyttöön otetuksi te­ko­ä­ly­työ­ka­luk­si

Tärkeydestään huolimatta CV:iden valmistelu asiakkaille ei ollut helppoa. Esihenkilöt ja konsultit käyttivät lukemattomia tunteja Word-pohjien päivittämiseen, ulkoasujen muokkaamiseen ja dokumenttien yhdenmukaisuuden varmistamiseen. Tiukkojen aikataulujen alla prosessi oli stressaava ja tehoton.

Täytyi olla parempi tapa.

ResumETTE on Etteplanin sisäinen tekoälyratkaisu, joka syntyi rohkeasta ajattelusta, yhteistyöstä ja yhteisestä halusta kehittää toimintatapoja. Nykyään se mullistaa CV:iden luomisen, päivittämisen ja muokkaamisen asiakasprojekteja varten – nopeasti, johdonmukaisesti ja laajassa mittakaavassa. Tämä nopeuttaa asiakasprojekteja ja vahvistaa samalla Etteplanin liiketoimintaa.

Tarina alkoi alkuvuodesta 2024, kun Johan Mattsson, tiimipäällikkö Software and Embedded Solutions -yksikössä Ruotsissa, kamppaili jälleen CV:iden kanssa. Samaan aikaan tiimiin liittynyt ohjelmistokonsultti Dennis Molund toi mukanaan sovellusosaamista ja vahvan uteliaisuuden tekoälytyökaluja kohtaan.

”Dennis oli täynnä intoa”, Johan muistelee. ”Hän oli jo kokeillut tekoälyä tekstin ja kuvien tuottamiseen ja näytti minulle, mitä kaikkea oli mahdollista tehdä. Näin heti potentiaalin, jos pystyisimme integroimaan tämän teknologian sisäisiin prosesseihimme.”

He päättivät kanavoida energiansa ongelmaan, joka turhautti kaikkia: CV:iden manuaaliseen muokkaamiseen.

Vaikka Dennis ja Johan ovat sittemmin jatkaneet uraansa Etteplanin ulkopuolella, heidän ideansa elää ResumETTEssä.

Kesän hiljaisempana projektikautena he työskentelivät väsymättä yhdessä luodakseen prototyypin.

Kun prototyyppi alkoi hahmottua, Johan otti yhteyttä Cassandra Källgreniin, markkinointi- ja viestintäkoordinaattoriin, tuomaan visuaalista rakennetta idealle. Cassandra suunnitteli ResumETTE-logon ja kehitti ensimmäisen ulkoasun, joka noudatti Etteplanin visuaalista ilmettä. Tämä teki konseptista konkreettisen ja auttoi ”myymään” idean, kun se esiteltiin Inspiration Days -tapahtumassa Ruotsissa. Inspiration Days on Etteplanin vuosittainen manageritapahtuma, joka keskittyy jakamaan menestystarinoita, asiakaskokemuksia ja oivalluksia – sekä inspiroivaa yhteistyötä.

”Tavoitteena oli luoda ulkoasu, joka noudattaa visuaalista identiteettiämme mutta mukautuu moniin eri tilanteisiin ja titteleihin”, Cassandra kertoo. ”Haasteena oli tehdä jotain tarpeeksi joustavaa, joka toimisi sekä prototyypissä että tulevien mallien pohjana.”

Syyskuussa, kesän intensiivisen työn jälkeen, Johan ja Dennis esittelivät prototyyppinsä Inspiration Days -tapahtumassa Ruotsissa – ja saivat raikuvat aplodit.

Koko yrityksessä oli kamppailtu saman ongelman kanssa – ja yhtäkkiä ratkaisu oli edessä.

”Idea sai seisovat aplodit. Ihmiset olivat innoissaan”, Benjamin Sjögren, Director, Business Applications & Architecture, kertoo. ”Esihenkilöt huusivat: ’Miksi kaikilla ei ole tätä työkalua jo?’ Se oli käännekohta.”

Jotta ideasta saatiin koko konsernin kattava tekoälyratkaisu, tarvittiin rakennetta. Jari Axén, Lead Enterprise Architect, ryhtyi projektipäälliköksi, ja Benjamin Sjögren tarjosi ohjausta ja resursseja.

”Minun tehtäväni oli varmistaa, että ResumETTE ei ratkaise vain paikallista ongelmaa, vaan koko yrityksen tarpeen”, Jari selittää.

Benjamin lisää: ”Meidän piti varmistaa, että ResumETTE ei jää sivuprojektiksi, vaan skaalautuu koko konserniin.”

Varhaisen kehityksen teki pääosin sovelluskehittäjä Tobias Grönhagen, joka oli tullut Etteplanille Cognitas-yrityskaupan myötä vuonna 2022.

”Suurimmat muutokset liittyivät koodin virtaviivaistamiseen”, Tobias kertoo. ”Tehtäväni oli tehdä siitä tehokas ja käytettävä. Lisäksi uudistimme käyttöliittymän, kun palaute osoitti sen olevan liian monimutkainen. Palaute ja parannukset ovat olleet ratkaisevia.”

Tekoäly on keskeisessä osassa ominaisuuksia, kuten käännökset, muotoilun yhdenmukaisuus ja CV:iden automaattinen standardointi. Automatisoimalla toistuvat tehtävät ResumETTE vapauttaa työntekijät keskittymään sisällön laatuun ja asiakkaiden tarpeisiin.

Tekoälyratkaisun rakentaminen on yksi asia – sen saaminen käyttöön on toinen.

”85 % yritysten tekoälykokeiluista ei koskaan juurru”, toteaa Sampsa Guenat, ResumETTEn tuotepäällikkö. ”Todellinen haaste on tehdä tekoälystä osa arkea.”

Sampsa on rakentanut käyttäjäryhmiä eri maissa, kuunnellut palautetta ja näyttänyt, miten ResumETTE sopii päivittäisiin tehtäviin.

Tämä käytännönläheinen lähestymistapa on tuottanut tulosta: heti lanseerauksen jälkeen käyttö nousi yli 800 CV:hen kuukaudessa. Sittemmin se on vakiintunut noin 500 CV:hen kuukaudessa – säästäen lukemattomia tunteja manuaalista työtä ja antaen mahdollisuuden vastata asiakkaiden pyyntöihin nopeammin, johdonmukaisemmin ja ammattimaisemmin.

ResumETTE on muuttanut tapaa, jolla Etteplan esittelee osaamistaan asiakkaille. Epäjohdonmukaisten dokumenttien sijaan toimitamme nyt yhtenäisiä, ammattimaisia CV:itä nopeasti ja laajassa mittakaavassa.

ResumETTEn tuottamien CV:iden visuaalinen ulkoasu Cassandra Källgrenin suunnittelemana.

Vaikutus ei ole vain yhdenmukaisuudessa – se on myös tehokkuudessa ja luotettavuudessa. ResumETTE voi vähentää CV:n valmisteluun kuluvaa aikaa jopa 80 %. Esihenkilö, joka ennen käytti 30 minuuttia yhden CV:n muokkaamiseen, voi nyt valmistella yli kymmenen laadukasta CV:tä samassa ajassa.

Lisäksi ResumETTE varmistaa tarkkuuden ja vaatimustenmukaisuuden. Managerit voivat sovittaa luodun tekstin suoraan sekä konsultin profiiliin että työnkuvaan varmistaen, että mitään taitoja ei väärin sisällytetä.

"Käyttäjät käyttävät sitä aktiivisesti ja ehdottavat parannuksia", sanoo Tobias Grönhagen. "Jatkuva palautesilmukka varmistaa, että tekoälyratkaisu kehittyy jatkuvasti."

Benjamin lisää: ”Emme vain rakentaneet uutta työkalua. Sovellimme tekoälyä hyvin erityiseen liiketoimintahaasteeseen. Se tekee ResumETTEstä sekä huippumodernin että ainutlaatuisen."

Osana Etteplanin kasvavaa maailmanlaajuista toimituskykyä myös Etteplanin Bangladeshin strateginen kumppani BJIT on osallistunut ResumETTEn jatkuvaan kehittämiseen. Yhteistyö on auttanut nopeuttamaan käyttöönottoa ja vahvistamaan työkalun skaalautuvuutta tulevaisuuden tarpeisiin.

Seuraava kehitysaalto on jo käynnissä. Odotetuimpia uusia ominaisuuksia on Resume Search, joka mahdollistaa parhaiden CV:iden nopean haun asiakasvaatimusten perusteella. Lisäksi suunnitteilla on integraatio rekrytointiprosessiin ja osaamisdatan laajempi hyödyntäminen.

”Rekrytointiputken integrointi on toinen tärkeä askel", kertoo ResumETTE-projektipäällikkö Jari Axén. "Se auttaisi meitä vastaamaan uusiin ehdokkaisiin nopeammin ja pitämään CV:t johdonmukaisina alusta alkaen."

Sampsa Guenatin mielestä todellinen mahdollisuus on hyödyntää koko Etteplanin osaamisdata. ”Meillä on valtavasti osaamistietoa Etteplanissa. Jos voimme valjastaa sen tekoälyn avulla, voisimme luoda todella kattavan kuvan taidoistamme. Se olisi ratkaiseva tekijä."

ResumETTE alkoi pienenä kokeiluna ja kasvoi koko konsernin ratkaisuksi. Se osoittaa, mitä tapahtuu, kun rohkeat ideat, sitkeys ja yhteistyö yhdistyvät ratkaisemaan pitkään vaivanneen ongelman.

ResumETTE-projektissa mukana olleet ihmiset ovat toiveikkaita siitä, että heidän tarinansa inspiroi muita Etteplanissa rohkeasti viemään omia ideoitaan eteenpäin.

"AI avaa niin monia mahdollisuuksia ongelmanratkaisuun", Benjamin pohtii. "Oikealla tavalla valjastettuna se voi olla eräänlainen supervoima. Meidän on kuitenkin pidettävä sen rajoitukset mielessä. Tekoäly ei tee työtä puolestamme – me olemme edelleen oman tarinamme sankareita”, Benjamin kiteyttää.