Tekoälyllä tehostettua Master Data -hallintaa globaalissa mittakaavassa

Etteplan ei lähestynyt projektia perinteisenä tietojen siivousoperaationa, vaan sovelsi insinööriosaamista itse dataan. Mekaniikan, sähkötekniikan ja automaation asiantuntijat kävivät läpi teknisiä komponentteja, kuten laakereita, moottoreita ja antureita, tarkistivat niiden ominaisuudet valmistajien dokumentaatiosta ja varmistivat, että tiedot vastasivat alan standardeja. Näin varmistettiin, että tiedot eivät olleet vain tekstikenttiä järjestelmässä, vaan heijastivat todellisia komponentteja ja niiden ominaisuuksia.

Tekoäly ja automaatio otettiin käyttöön toistuvissa ja suurivolyymisissä tehtävissä, kuten ominaisuuksien tarkistuksessa, listojen luonnissa ja käännöksissä. Näin asiantuntijat pystyivät keskittymään monimutkaisempiin tehtäviin, jotka vaativat harkintaa ja tarkistusta. Lopputuloksena syntyi tehokas työnkulku, jossa automaatio nopeutti prosessia ja insinöörit varmistivat teknisen laadun.

Etteplan tunnisti myös vanhentuneet tai markkinoilta poistuneet tuotteet, mikä auttoi asiakasta keskittymään vain liiketoiminnallisesti merkitykselliseen dataan.

Hyvien tulosten jälkeen projekti laajeni nopeasti: neljän hengen pilottitiimistä kasvoi yli 70 asiantuntijan kansainvälinen organisaatio. Huippuvaiheessa tiimi käsitteli tuhansia nimikkeitä viikoittain, kattaen lähes 40 tehdasta neljällä eri liiketoiminta-alueella.

Etteplanin monialueinen toimitusmalli, joka hyödynsi osaamista Suomesta, Keski-Euroopasta ja Kiinasta, yhdisti nopeuden, kustannustehokkuuden ja teknisen laadun. Työt jaettiin alueittain sopivimmille tiimeille, ja samankaltaisten nimikkeiden ryhmittely lisäsi tehokkuutta ja yhdenmukaisuutta. Nopea skaalautuvuus ja läpinäkyvyys eri maanosien välillä perustuivat tiiviiseen yhteistyöhön asiakkaan kanssa – konkreettinen esimerkki Etteplanin arvosta "Smarter together".

Tekoäly oli mukana alusta asti käytännön työkaluna, joka sulautui insinöörien päivittäiseen tekemiseen. Alkuvaiheessa automaatio auttoi Excel-pohjaisessa käsittelyssä ja ominaisuuksien tarkistuksessa, myöhemmin mukaan tuli kehittyneempiä tekoälyratkaisuja luokitteluun, koodaukseen ja käännöksiin. Kaikissa vaiheissa tekoäly moninkertaisti tiimin kapasiteetin, mutta asiantuntijat varmistivat laadun, standardien noudattamisen ja teknisen luotettavuuden.

Projekti osoitti, miten teknologia ja asiantuntemus täydentävät toisiaan: tekoäly toi skaalautuvuutta ja toistettavuutta, kun taas Etteplanin insinöörit varmistivat, että lopputulos oli tarkka ja käyttökelpoinen.

Projektin aikana molemmat osapuolet seurasivat etenemistä ja laatua selkeiden mittareiden ja koontinäyttöjen avulla. Esimerkiksi viikoittain käsiteltyjen nimikkeiden määrä, epäselvien tapausten osuus ja laadunvarmistukseen käytetty aika per nimike toivat täyden näkyvyyden tilanteeseen. Tämä avoimuus auttoi tunnistamaan pullonkaulat ajoissa, vahvisti yhteistyötä ja rakensi luottamusta. Jatkuvasta parantamisesta tuli osa arkea.

Etteplan rakensi kattavan Master Data -hallinnan viitekehyksen, joka sisälsi kaikki keskeiset vaiheet: puhdistus, yhdenmukaistaminen, rikastaminen, validointi, luokittelu, koodaus, käännökset, kaksoiskappaleiden poisto ja hallintamalli. Lopputuloksena syntyi yhtenäinen, standardoitu ja teknisesti varmennettu tietopohja, joka oli valmis globaaliin ERP-käyttöön.

Hyödyt näkyivät kaikilla liiketoiminta-alueilla:

Hanke loi kestävän perustan master datalle, joka tukee sekä nykyistä toimintaa että tulevia digitaalisia kehityshankkeita. Se osoitti, miten ennakoiva lähestymistapa, tiivis yhteistyö ja uusien työkalujen hyödyntäminen voivat muuttaa hajanaisen tiedon arvokkaaksi liiketoiminnan voimavaraksi.