Teknisen dokumentaation uusi digitaalinen aikakausi
Uusien säädösten myötä tekninen dokumentaatio siirtyy kohti digitalisaatiota. Mitä tämä tarkoittaa käytännössä? Mitkä ovat alan tärkeimmät trendit? Etteplanin Technical Communication and Data Solutions -yksikön myyntipäällikkö Piotr Garbela kertoo lisää.
Mitkä ovat koneasetuksen (Machinery Regulation) tuomat keskeiset muutokset tekniseen dokumentaatioon?
Piotr Garbela: Merkittävin muutos liittyy dokumentaation tarjoamiseen sähköisessä muodossa painettujen ohjeiden sijaan. Valmistajien on varmistettava, että asiakkaat pääsevät käsiksi dokumentaatioon esimerkiksi “content delivery” -alustan kautta, johon voidaan ohjata tuotteen QR-koodilla.
Tämä avaa valtavasti mahdollisuuksia luoda interaktiivista, käyttäjälle räätälöityä materiaalia. Perinteisten paperiohjeiden sijaan dokumentaatio voi olla esimerkiksi videoita, animaatioita tai tekstityksiä, tehden sisällöstä modernilla tavalla helpommin omaksuttavaa.
Mitä mahdollisuuksia interaktiivinen dokumentaatio tarjoaa?
Piotr Garbela: Interaktiivisuus mahdollistaa käyttäjälle nopean pääsyn tarvitsemiinsa tietoihin. Oikeuksien puitteissa operaattori voi etsiä esimerkiksi ohjeen jonkin osan vaihtamiseen pelkästään muutamalla hakusanalla tai suodattamalla tuloksia.
Toisin kuin paperisten ohjeiden selaaminen, interaktiivinen dokumentaatio mahdollistaa tiedon haun välittömästi. Lisäksi hyvin suunnitellut työkalut toimivat monilla eri laitteilla, kuten puhelimilla, tietokoneilla ja tableteilla.
Millainen on hyvä alusta teknisen dokumentaation hallintaan?
Piotr Garbela: Ensinnäkin järjestelmän on oltava helppokäyttöinen. Sen tulee tukea useita tallennusmuotoja, erityisesti XML:ää, jotta sisältö toimii eri alustoilla.
Toiseksi sen tulee perustua standardeihin, kuten DITA tai S1000D, joita käytetään laajalti muillakin aloilla kuin puolustussektorilla.
Tärkeintä on kuitenkin se, että alusta vastaa käyttäjän tarpeisiin. Sen on kyettävä käsittelemään monipuolisia metatietoja ja attribuutteja, jotta dokumentaatiota voidaan hallita tehokkaasti. Prosessiauditointi auttaa valitsemaan oikean työkalun.
Mitä hyötyä on yhtenäisestä dokumentaatiojärjestelmästä verrattuna pelkkiin linkkeihin?
Piotr Garbela: Integroitu dokumentaatiojärjestelmä tuo yritykselle monia etuja. Se tarjoaa nopean pääsyn tietoihin, jolloin työntekijät löytävät tarvitsemansa helposti.
Kun dokumentit ovat yhdessä paikassa ja hyvin luokiteltuina, aikaa säästyy. Käyttäjät voivat myös personoida omia kirjastojaan, mikä tehostaa työskentelyä.
Järjestelmää tukee tekoäly, joka helpottaa dokumenttien hallintaa ja nopeuttaa tiedonhakua. Etäkäyttö eri laitteilla lisää joustavuutta. Yhteenvetona: tällainen ratkaisu virtaviivaistaa tiedonhallintaa ja parantaa tiimien tuottavuutta.
Millaisten haasteiden kanssa asiakkaat painivat siirtyessään paperista sähköiseen dokumentaatioon?
Piotr Garbela: Dokumentaation luominen on yrityksille tärkeää ja vaatii oikeanlaisen rakenteen. Järjestelmä, joka mahdollistaa universaalien XML-tiedostojen tuottamisen ja käsittelyn, on erittäin hyödyllinen.
Digitalisoinnin kustannukset voivat olla haaste, mutta ratkaisut voidaan aina räätälöidä yrityksen koon, toimialan ja budjetin mukaan.
On myös hyvä nimetä dokumentaatiosta vastaava henkilö, jotta insinöörit voivat keskittyä omaan ydintehtäväänsä manuaalien kirjoittamisen sijaan. Tämä tukee nykyaikaisen työnjaon periaatteita.
Voivatko asiakkaat toteuttaa digitalisoinnin itse, vai suositteletko ulkoistamista?
Piotr Garbela: Asiakkaat voivat digitalisoida dokumentaationsa itse, mutta ulkoistaminen on usein turvallisempi vaihtoehto. Asiakas tuntee tuotteensa, mutta tarvitsee asiantuntijaa rakentamaan oikean tietoarkkitehtuurin ja dokumentaation rakenteen.
Toimittaja vain ottaa järjestelmän käyttöön. Asiakkaan, toimittajan ja asiantuntijan yhteistyö tuottaa parhaan lopputuloksen.
Miltä teknisen dokumentaation tulevaisuus näyttää digitalisaation ja teknologisen kehityksen näkökulmasta?
Piotr Garbela: Tekoälystä tulee olennainen osa dokumentaation ja ohjeiden laadintaa. Se muuttaa teknisen kirjoittajan roolia tukemalla esimerkiksi dokumenttien sähköistämistä ja tarkistamalla niiden lainmukaisuuden.
Tärkeimmäksi taidoksi nousee kyky hyödyntää näitä teknologioita päivittäisessä työssä. Tekoäly on erityisen hyvä toistuvissa tehtävissä, vapauttaen asiantuntijat keskittymään suunnitteluun ja sisällön kehittämiseen.
Tulevaisuus vaatii valmiutta sopeutua ja joustavuutta uusiin muutoksiin.
Haluatko lisätietoja siitä, miten voimme parantaa teknistä dokumentaatiotasi?
Etteplan muuntaa monimutkaisen teknisen tiedon selkeäksi ja käyttäjäystävälliseksi dokumentaatioksi. Tarjoamme ratkaisuja käyttöohjeista digitaalisiin sisältöihin, varmistaen tarkkuuden, helppokäyttöisyyden ja vaatimustenmukaisuuden koko tuotteen elinkaaren ajan.