Historien om ResumETTE: Hur en djärv idé blev ett välanvänt AI‑verktyg inom Etteplan

Trots sin stora betydelse var det sällan enkelt att ta fram CV:n till kunder. Chefer och konsulter lade otaliga timmar på att uppdatera Word‑mallar, justera layouter och försöka hålla dokumenten enhetliga. Under tidspress blev processen både stressig och ineffektiv.

Det behövdes en bättre lösning.

Då föddes ResumETTE, vår interna AI‑drivna tjänst som växte fram genom modiga idéer, samarbete och en gemensam vilja att förbättra arbetssättet. I dag förändrar den sättet vi skapar, uppdaterar och anpassar CV:n för kundprojekt. Kompetensen hos våra experter blir synlig snabbare, mer konsekvent och i större skala. Det påskyndar inte bara kundprojekten utan stärker även Etteplans affär.

I början av 2024 satt Johan Mattsson, Team Manager inom Software and Embedded Solutions i Sverige, återigen och kämpade med CV‑arbetet. Vid den här tiden hade Dennis Molund, konsult inom Software Engineering, precis anslutit till teamet och tillsammans började de fundera på en lösning. Dennis kunde bidra med både applikationskompetens och en stark nyfikenhet på AI‑verktyg.

”Dennis brann av entusiasm,” berättar Johan. ”Han hade redan experimenterat med AI, både text- och bildgenerering, och visade mig vad som var möjligt. Jag blev imponerad och såg direkt potentialen i att integrera tekniken i våra interna processer.”

Tillsammans började de utforska möjligheten att lära sig mer om hur generativ AI kunde implementeras i applikationer. De bestämde sig för att rikta energin mot ett problem som frustrerade alla: det tidskrävande och manuella arbetet med att redigera CV:n.

Under en lugn projektperiod på sommaren kavlade de upp ärmarna och arbetade sida vid sida för att skapa en första prototyp.

När prototypen började ta form kontaktade Johan kommunikationsavdelningens Cassandra Källgren för att ge idén en tydligare visuell struktur. Cassandra tog fram logotypen för ResumETTE och skapade den första layouten i linje med Etteplans då nya visuella identitet. Detta gjorde konceptet mer greppbart och spelade en viktig roll när idén skulle presenteras på Inspiration Days* i Sverige.

”Målet var att ta fram en layout som följde vår visuella identitet men som också kunde anpassas till många olika sammanhang och roller,” berättar Cassandra. ”Utmaningen låg i att skapa något tillräckligt flexibelt för att fungera i olika situationer, inte bara för prototypen utan även som grund för framtida mallar.”

När september närmade sig efter en sommar av intensivt arbete presenterade Johan och Dennis sin prototyp på Inspiration Days i Sverige och möttes av rungande applåder.

Många i organisationen hade brottats med samma utmaning, och plötsligt såg de en lösning på ett problem som länge skapat frustration.

”Det blev stående ovationer. Folk blev helt vilda,” säger Benjamin Sjögren, Director of Business Applications & Architecture. ”Chefer ropade bokstavligen: ’Varför har inte alla detta verktyg redan?’ Det var då allt vände.”

Att gå från idé till en AI‑lösning för hela företaget krävde ordning och tydligt ledarskap. Därför tog Jari Axén, Lead Enterprise Architect, på sig rollen som projektledare och höll ihop arbetet. Samtidigt säkerställde Benjamin Sjögren att initiativet fick rätt stöd, styrning och resurser för att utvecklas.

”Jag såg till att ResumETTE inte fastnade som en lokal lösning utan kunde användas av hela företaget. Det handlade om att hålla ihop arbetet, tydliggöra krav och samtidigt aldrig tappa helhetsperspektivet,” säger Jari.

”Jag tog på mig att balansera energin och idéerna med den disciplin som krävdes,” fortsätter Benjamin. ”Vi behövde vara säkra på att ResumETTE inte blev ett passion project vid sidan av, utan ett verktyg som kunde växa och användas brett.”

En stor del av ResumETTE:s tidiga AI‑utveckling gjordes av Applikationsexperten Tobias Grönhagen, som kom till Etteplan genom förvärvet av Cognitas 2022.

”De största förändringarna jag behövde göra handlade om att strömlinjeforma koden,” förklarar Tobias. ”Min uppgift var att göra den effektiv och användbar. Vi gjorde också om gränssnittet när feedback visade att användarna kände sig överväldigade. Den där cykeln med feedback och förbättringar har varit helt avgörande.”

AI ligger också i kärnan av funktioner som översättning, enhetlig formatering och automatisk standardisering av CV:n. Genom att automatisera repetitiva moment frigör ResumETTE tid så att medarbetare kan fokusera på innehållskvalitet och kundernas behov.

Det är en sak att bygga ett AI‑verktyg. En helt annan att se till att det faktiskt används.

”Åttiofem procent av alla AI‑initiativ i företag blir aldrig en del av vardagen,” säger Sampsa Guenat, Produktägare av ResumETTE. ”Den stora utmaningen är att få AI att kännas naturligt.”

För Sampsa har nyckeln varit närhet till användarna: att samla grupper i olika länder, lyssna in deras tankar, och visa hur ResumETTE kan smälta in i deras dagliga arbetsrutiner.

”Jag har lagt mycket tid på att bygga användargrupper, lyssna på feedback och visa hur verktyget passar in i det dagliga arbetet,” förklarar han.

Detta praktiska arbetssätt har gett resultat. Direkt efter lanseringen toppade användningen med över 800 CV:n på en månad. Sedan dess har den stabiliserats på omkring 500 CV:n per månad vilket sparar otaliga timmar av manuellt arbete och ger chefer möjlighet att svara snabbare på kundförfrågningar, med högre konsekvens och professionalism.

ResumETTE har förändrat hur Etteplan presenterar expertis för kunder. I stället för spretiga dokument levererar vi nu enhetliga, professionella CV:n, snabbt och i stor skala.

Den visuella layouten på de CV:n som ResumETTE genererar är designad av Cassandra Källgren.

Effekten handlar inte bara om enhetlighet, den handlar också om effektivitet och tillförlitlighet. Genom att automatisera manuellt redigeringsarbete kan ResumETTE minska den tid chefer lägger på CV‑förberedelser med upp till 80 %. En chef som tidigare behövde 30 minuter för att anpassa ett enda CV kan nu skapa tio CV:n av högre kvalitet på samma tid. Det innebär snabbare svar på kundförfrågningar, högre träffsäkerhet i affärsmöjligheter och en tydlig ökning i chefers arbetstillfredsställelse.

ResumETTE bidrar också till korrekthet och efterlevnad. Chefer kan matcha den genererade texten direkt mot både konsultens profil och kravprofilen i kunden för att säkerställa att inga kompetenser felaktigt läggs till.

”Användarna är aktiva och kommer hela tiden med förbättringsförslag,” säger Tobias Grönhagen. ”Den där kontinuerliga feedbackloopen gör att AI‑lösningen fortsätter utvecklas.”

Benjamin fortsätter: ”Vi byggde inte bara ännu ett verktyg. Vi tillämpade AI på en väldigt specifik affärsutmaning. Det gör ResumETTE både toppmodern och helt unik för oss.”

Som en del av Etteplans växande globala leveranskapacitet har även BJIT, Etteplans strategiska partner i Bangladesh, bidragit till ResumETTEs fortsatta utveckling. Deras insatser har hjälpt till att påskynda implementeringen och stärka verktygets skalbarhet inför framtiden.

Den nästa vågen av AI‑drivna förbättringar håller redan på att ta form.

En av de mest efterlängtade funktionerna i ResumETTE är Resume Search, som just nu utvecklas. Idén är enkel: chefer kan ta kundens krav, skriva in dem i ett sökfält och direkt få fram de bäst matchande CV:erna oavsett om sökningen görs via nyckelord eller längre projektbeskrivningar.

Även om funktionen fortfarande utvecklas och behöver finjusteras vad gäller sortering och ranking, innebär den redan ett stort steg framåt.

När Resume Search lanseras kommer det att bli både enklare och snabbare för chefer att hitta rätt personer till varje uppdrag. Det eliminerar behovet av att leta igenom gamla filer och gör att team kan svara snabbare och mer enhetligt på kundförfrågningar.

ResumETTEs fortsatta utveckling kan även innebära tätare integration med andra system.

”Integrering med rekryteringspipeline är ett viktigt nästa steg,” förklarar Jari Axén, ResumETTE Project Manager. ”Det skulle hjälpa oss att matcha nya kandidater snabbare och hålla CV:n konsekventa redan från start.”

För Sampsa Guenat ligger den största potentialen i att ta tillvara all kompetensdata som finns inom Etteplan.

”Vi har enormt mycket kompetensdata i hela Etteplan. Om vi kan använda AI för att dra nytta av allt det kan vi skapa en komplett bild av vår samlade kompetens. Det skulle vara en game-changer.”

ResumETTE började som ett experiment och har vuxit till en lösning som används i hela organisationen. Det är ett tydligt exempel på vad mod, uthållighet och samarbete kan åstadkomma.

”Bold Thinking gav gnistan, Smarter Together gjorde att lösningen kunde skalas och med Forward Focus har vi fortsatt förbättra,” säger Benjamin.

Det som startade som en prototyp är nu ett globalt verktyg för hela koncernen som sparar tid och ökar vår konkurrenskraft. Teamet bakom hoppas att deras resa inspirerar fler att förverkliga sina idéer.

”AI är en enorm möjlighet,” säger Benjamin. ”Rätt använt blir det en superkraft men vi är fortfarande hjältarna i vår egen historia.”

*Inspiration Days är Etteplans årliga chefsevenemang där framgångshistorier, kundinsikter och erfarenheter delas.