Miksi tuotantolaitoksesi dokumentaatio ja käytännön todellisuus ovat aina ristiriidassa?

Palvelu ja ylläpito

Onko yrityksessäsi koskaan pysähdytty pohtimaan dokumenttien hallintaa? Entäpä tehdasstandardeja? Löytyykö teiltä yhteistä ohjeistusta pienimpienkin muutosten ja päivitysten raportointiin? Suurella tuotantolaitoksella voi olla jopa satoja tuhansia dokumentteja ja kymmeniä tuhansia varaosia. Siten on helppo ymmärtää, että järjestelmällinen dokumentointi ja tiedonhallinta ovat kriittisen tärkeitä toiminnan sujuvuuden kannalta. Muun muassa seuraavilla osa-alueilla systemaattinen tiedonhallinta parantaa tuotantolaitoksen tehokkuutta ja toiminnan sujuvuutta.

1. As-built-dokumentaatio

Yksi alue, jossa tuotantolaitoksissa on usein parantamisen varaa, on as-built dokumentaatio. As-built-dokumenteista löytyvät tiedot projektin toteutuksesta sekä alkuperäisiin piirroksiin rakentamisen aikana tehdyistä muutoksista. Ne voivat olla esimerkiksi toteutuksesta johtuvia tai suunnittelupiirroksiin tehtyjä muokkauksia, lisätöitä sekä kiinteistöön, koneisiin ja laitteisiin tehtyjä muutoksia – niin rakennusaikana kuin päivitys- ja huoltotoimenpiteiden yhteydessäkin. Tarkka as-built-dokumentaatio on ratkaisevan tärkeää sen varmistamiseksi, että laitoksen dokumentaatio on aina ajan tasalla ja vastaa todellisuutta.

2. Varaosat

Varaosat ovat kaupallisia tai piirustuspohjaisia nimikkeitä, joilla on omat elinkaarensa kunnossapidon näkökulmasta. Vuosien varrella valmistaja saattaa muuttaa osien valmistusmateriaaleja, tehdä tuotteisiin päivityksiä tai ottaa niistä käyttöön kokonaan uusia versioita. Mikäli dokumentaatiota ei pidetä ajan tasalla, alkuperäisten piirustusten, laitehierarkian ja käytettyjen varaosien välille saattaa jäädä epätarkkuuksia. Tämä voi haitata varaosien hankintaa ja viivästyttää huoltotoimia.

3. Modernisointi- ja päivityshankkeet

Kiinteistöjen ja tuotantolaitosten modernisointihankkeet suunnitellaan, toteutetaan ja testataan yleensä hyvin. Pienempien päivitysten sekä lisä- ja apulaitteiden asennusten suunnittelu ja dokumentaatio voi kuitenkin jäädä puutteelliseksi tai kokonaan tekemättä. Tämä voi johtaa siihen, että kohteessa on laitteistoja, joista ei ole dokumentaatiota ja jotka eivät näy laitoksen tietojärjestelmissä tai kunnossapitosuunnitelmissa.

4. Hankintatoimi

Hankintatoimi on yksi tuotantolaitoksen menestyksekkään toiminnan avaintekijöistä. Tehokkaassa hankintatoimessa ja ostoprosessissa kaikki asiaankuuluvat tekniset tiedot, tuotteet, hyväksymiskriteerit ja aikataulut tulevat kirjatuksi asianmukaisesti. Mikäli teknisten tietojen dokumentointikriteerejä ole määritelty oikein esimerkiksi laajuuden, mittakaavan, toteutustavan, varaosatietojen tai sijaintinumeroiden osalta, puutteelliset tiedot voivat johtaa virheisiin, laatuongelmiin sekä prosessien epämääräisyyksiin ja viivästymisiin.

5. Historiatiedot

Tuotantolaitosten fyysisellä omaisuudella on usein pitkä elinkaari. Silloin voidaan päätyä tilanteeseen, jossa tuotanto-omaisuutta koskeva tieto sijaitsee useissa hallitsemattomissa arkistoissa ja on osin paperimuotoista ja osin digitoitua. Tämä voi aiheuttaa ongelmia tiedon tarkkuudessa, ajantasaisuudessa ja dokumenttien versionhallinnannassa. Jotta informaatio tuottaa lisäarvoa, sen laatua, yhdenmukaisuutta, tarkkuutta ja eheyttä on vaalittava ja arvioitava jatkuvasti.