Close

Manualer 2.0 till Boon Edam

Boon Edam är en ledande tillverkare av karuselldörrar och säkerhetsslussar som levererar eleganta produkter. Men en fantastisk produkt förtjänar en lika fantastisk manual som inte behöver förklaras och som gör livet enklare för både montörer och slutanvändare. Så har det inte alltid varit för Boon Edam. Bert Dammers, Manager Information & Document Management på Boon Edam berättar vad som krävdes av hans team för att skapa manualer som de kan vara stolta över.

Referens
Kompetensområde

Mot bättre manualer

 

På Boon Edam började man 2014 fästa vikt vid kvaliteten på företagets manualer. Fram till dess hade teamet gjort så gott de kunde, men man visste att det fanns utrymme för förbättring.

Resan mot bättre manualer började med att man anlitade en extern partner för att hjälpa till. Bert förklarar: ”Vi kontaktade Etteplan som är specialister på att stärka processerna för att skapa teknisk dokumentation, inklusive manualer. Vårt mål var att effektivisera processen och samtidigt höja kvaliteten. Etteplan började med att undersöka vår befintliga process och genomförde en teknisk analys av våra manualer. De intervjuade även medarbetarna som arbetat med manualerna och förstås även våra kunder som faktiskt använder dem.”

Detaljerad analys avslöjar förbättringsområden

Analysresultaten var minst sagt inte de bästa. Men ibland kan en obekväm sanning vara precis det som behövs för att komma vidare. Bert förklarar: ”Analysen visade att vi hade mycket att förbättra: Våra manualer var inte logiskt uppbyggda och illustrationerna var inte särskilt högklassiga. Vi saknade dessutom verktyg för att mäta kvaliteten och vår process var ostrukturerad, vilket gjorde det svårt att återanvända innehåll i annat material. Kort sagt var det vårt sätt att arbeta som låg bakom kvalitetsproblemen.”

Bert Dammers, Manager Information & Document Management på Boon Edam

Rekommendationer för att skapa bättre manualer

 

”Etteplan rekommenderade att vi borde se manualerna och dokumentationen som en del av produkterna och fokusera mer på slutanvändarna. Ett annat viktigt tips var att använda Simplified Technical English (STE) i alla texter. Bra tekniska illustrationer är också ett måste, och där fick vi rådet att använda ritningar i stället för bilder för att göra illustrationerna tydligare. Sist men inte minst behövde vi skapa en logisk och entydig struktur för alla våra manualer.”

Tidigare använde vi bilder som dessa:

Boon Edam1.jpg

Nu har vi tydliga illustrationer:


Boon Edam2.jpg

Ett exempel på Simplified Technical English:

 

Före (20 ord):

The material may be damaged or the operation of the product affected if the installation procedure is not followed correctly (Materialet kan skadas eller produktens funktion påverkas om installationsanvisningarna inte följs).

Efter (7 ord):

To prevent damage, do the procedures correctly (Följ anvisningarna för att förhindra skador).

Mål för den nya processen

 

Utifrån Etteplans rekommendationer satte teamet upp ett antal mål för sitt arbete:

  • upprätthålla en hög nivå på den tekniska dokumentationen
  • införa statusövervakningar och granskningar för den tekniska dokumentationen
  • säkerställa att alla manualer kan utvecklas och uppdateras globalt
  • säkerställa ett enda språk används och att alla arbetar med en och samma plattform
  • skapa en bra grund för produktutbildningar.

Sedan tog man fram en process för att skapa manualer.

Lägre kostnader, högre kvalitet

 

Implementeringsprocessen slutfördes 2016 och det egentliga arbetet med att skapa nya manualer kunde börja. Den nya processen har gett många fördelar – manualerna ser proffsigare ut och är mer användarvänliga. Dessutom har kostnaderna minskat för Boon Edam.

 

En standardiserad process med strukturerat innehåll gör det enkelt att återanvända innehållselement i annat material.

Exempelvis sparar Boon Edam nu
hela 50 % på översättningar.

 

 

Mer att läsa

Etteplan hjälpte Demcon att leverera respiratorer på rekordtid

Coronautbrottet i januari 2020 har lärt oss att livet är oförutsägbart. De mest värdefulla resurserna just nu har visat sig vara kunnig vårdpersonal och medicinsk utrustning. Demcon, ett nederländskt företag specialiserat på avancerad medicinsk teknik och produkter, bland annat respiratorsystem, ställdes nyligen inför den största utmaningen i företagets historia.

Kontakta oss
Sixten Folke
Sixten Folke
BU Director
Technical Documentation Solutions