Close

En ny era med smarta digitala manualer

Kör ditt företag fortfarande med manualer som bara finns i pappersformat eller som PDF:er? Känner du dig säker på att din personal och dina kunder har den tekniska information de behöver och att den verkligen är till hjälp för dem? Det här är viktiga frågor om du vill öka produktiviteten, intäkterna och kundnöjdheten samtidigt som du optimerar investeringarna genom att gå in i en era av smart digital teknik.

Smarta kostnader och ökad produktivitet är som ljuv musik i höga chefers öron. Men de hör sällan talas om vanliga problem som låg produktivitet och dåliga investeringar: tidsslöseri och undermåliga användarupplevelser orsakade av otillräcklig teknisk dokumentation.

– Det här är ett stort men samtidigt dolt problem. Diskussioner med våra kunder vittnar om hur ingenjörer, tekniker och experter kämpar med att hitta rätt information för att kunna utföra sitt arbete. Detta händer varje dag runt om i världen, säger Eric Tengstrand, Global Service Solutions Director på Etteplan.

Allt för ofta blir det en utdragen process att få rätt svar på akuta frågor. Människor frågar hela tiden var manualen finns, vilken fil man ska leta efter och vem som vet vad som är nästa steg? Det är frustrerande att stå inför detta om och om igen, avslutar han.

Vad är fel, vad ska göras och vad menar vi med smarta digitala lösningar?

Alla går över till webben och förväntar sig fokus på användarupplevelsen

I praktiken är tillverkare av maskiner och utrustning skyldiga att skapa, tillhandahålla och hantera teknisk dokumentation om sina produkter.

– Vi ser att våra kunder lägger mycket pengar på innehåll men kan samtidigt notera ett ökat behov av att få bättre valuta för dessa investeringar. Innehåll har föga betydelse om ingen kan komma åt det eller om det tar lång tid att hitta det. Det måste finnas bättre sätt att få ut innehåll till användarna, säger Eric Tengstrand.

Han understryker att skapandeprocessen länge har varit digital men det traditionella leveranssättet är pappersformat eller PDF-filer, dvs. i viss mån analogt. Ganska paradoxalt!

– Så snart innehållet strukturerats och skapats digitalt behöver det skrivas ut på papper eller samlas i PDF-filer som sedan levereras till kunderna eller går att ladda ned från webben. Under produktens livscykel kan information om produkten behöva uppdateras t.ex. om fel har upptäckts i innehållet. Att ta fram nya uppsättningar dyra utskrifter eller PDF-filer för varje uppdatering är inte ett effektivt sätt att arbeta på.

På 2020-talet är den primära metoden för att hitta information att göra en snabb sökning på nätet. På jobbet och hemma räknar man med att hitta ganska vettiga svar på internet. Konsumenter med tekniska problem tycker om att titta på YouTube-videor som visar hur saker och ting ska göras.

Detta är något som även mycket tekniska företag bör ge akt på. Att tillhandahålla online-innehåll på ett användarvänligt sätt måste också bli normen i den professionella sektorn. Inom produktdesign är användarcentrering en stark trend som syftar till att hjälpa slutanvändaren. Tanken är att förbättra användbarheten genom att göra produkterna enkla och intuitiva. Dessa principer måste även tillämpas på teknisk information.

Digitalisering räcker inte

Eran för tryckta manualer är definitivt förbi. Att gå från analog till digital teknisk information innebär många omedelbara fördelar. Men det räcker inte att bara digitalisera teknisk information. En webbaserad databas med PDF-filer är inte särskilt smart och definitivt inte någon användarcentrerad metod.

Vissa maskin- och fordonstillverkare har byggt in användarmanualer i instrumentbrädan. En del programvaror som används för att övervaka industriella processer har manualer. Detta är bra men räcker inte hela vägen eftersom manualerna bara är tillgängliga offline. Vad ska man då göra?

– Vad som krävs är smart teknisk information som är användar- och innehållscentrerad. Informationen ska kunna anslutas direkt till sensorer i utrustningen eller till ett supportsystem, ERP- eller annat relevant system. Därefter hämtas innehållet från en online-källa och visar operatören eller teknikern hur man åtgärdar ett visst problem, säger Eric Tengstrand.

Till skillnad från en online-databas med PDF-filer måste en smart manual eller teknisk dokumentation vara helt användarcentrerad. Den vet vad som krävs i ett visst läge och hjälper användaren att hitta ett relevant svar oavsett var han/hon befinner sig. Den är alltid tillgänglig. Den känner automatiskt igen situationen och sammanhanget. Den talar om för användaren exakt hur något ska göras.

– Jag kan garantera att det här inte är något önsketänkande. På Etteplan har vi tagit fram en ny och enkel helhetstjänst för all teknisk information – en tjänst som gör verklig skillnad. Den kommer omedelbart till undsättning genom att öka produktiviteten, användarupplevelsen, kvaliteten på underhålls- och installationsarbetet, intäkterna såväl som kund- och medarbetarnöjdheten, säger Eric Tengstrand.

Vill du veta mer om hur du kan gå in i en ny era genom en verkligt digital process för tekniskt innehåll? 

Kolla in 5 fördelar med Etteplan HowTo!

Eric Tengstrand

Eric Tengstrand

Global Service Solutions Director Technical Documentation Solutions
+46 70 757 74 40
Send e-mail

Ställ en fråga till Eric Tengstrand eller utmana oss

När du skickat oss det ifyllda formuläret bli du kontaktad av vår specialist via e-post eller telefon.Genom att skicka in detta accepterar du vår integritetspolicy (privacy policy).

Fler artiklar som kan vara av intresse