DKG-Gruppe macht technische Dokumentation mit Etteplan HowTo intelligenter

Veraltete Dokumentation gehört der Vergangenheit an

Ferry Stam, Senior Product Engineer der DKG-Gruppe, ist seit über dreißig Jahren in der Küchenbranche tätig. Die Schränke waren weiß und die Auswahl war begrenzt, aber im Laufe der Zeit sind die Küchen immer mehr zu Möbeln geworden, und wir verfolgen die Möbeltrends genau. Die DKG-Gruppe ist ein "Quick Adopter" der neuesten Entwicklungen. Wenn wir uns für einen Trend entscheiden, können unsere Entwicklungsteams das neue Produkt in kürzester Zeit in das Sortiment aufnehmen. Leider passen die Stapel von Pappkartons mit unseren Montageanleitungen aus Papier nicht mehr zu unserer hochmodernen Produktionsstätte. Sie sind nie auf dem neuesten Stand, die Durchlaufzeiten sind lang und die Kosten sind hoch.

Früher gab es überhaupt keine Handbücher oder sie waren sehr begrenzt", erzählt Ferry Stam. Man hielt es für ausreichend, ein paar Schritte auf einem Blatt Papier zu notieren. Wir haben sie in großen Mengen gedruckt, um den Preis niedrig zu halten. Aber im Laufe der Jahre wurde die Montage unserer Küchen immer komplizierter und wir gerieten mit den gedruckten Anleitungen hoffnungslos ins Hintertreffen. Als wir die Montageanleitungen änderten, standen wir vor riesigen Stapeln veralteter Anleitungen. Eine riesige verpasste Chance. Wenn wir eine Küche liefern, dann als einzelne Elemente. Der Küchenmonteur fügt sie dann zu einer fertigen Küche zusammen. Letztlich hängt die Qualität der Küchen der DKG-Gruppe von der Qualität des Montageprozesses ab. Wir erwarten immer mehr von einem Küchenmonteur, deshalb müssen wir den Umgang mit der technischen Dokumentation verbessern.

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Antworten auf alle Fragen

Mit "Etteplan HowTo" konnten wir alle How-to-Fragen der DKG-Gruppe beantworten", sagt Mick van Sliedregt, Bereichsleiter Technische Dokumentation bei Etteplan. Wie digitalisieren wir die Montageanleitungen? Wie können wir sicherstellen, dass die Montageanleitungen immer auf dem neuesten Stand sind? Wie können wir den Monteuren Handbücher für die Verwendung vor Ort zur Verfügung stellen? Wie können wir Videos hinzufügen oder mehr Details zeigen? Wir von Etteplan kennen die sich ändernden Anforderungen an die digitale Dokumentation wie kein anderer. Die Forderung, Informationen aktueller zu halten und auf Abruf zur Verfügung zu stellen, führte zur Entwicklung von How To, das perfekt zu den Anforderungen der DKG-Gruppe passte.

Nach mehreren Orientierungssitzungen mit Etteplan haben wir uns ein Bild davon gemacht, wer die technische Dokumentation nutzt und welche Anforderungen die Informationen erfüllen müssen", erklärt Ferry Stam. Wir entwickeln, entwerfen, verkaufen und montieren Küchen unter zwei Marken, für Privat- und Geschäftskunden. Und das tun wir nicht nur für unsere eigenen Marken: Die DKG nutzt ihr Wissen über Küchen auch, um Eigenmarken von DKG Keukens zu entwickeln. Wir verkaufen Küchen über unsere eigenen Einzelhändler, die über feste Monteure verfügen, sowie über Händler, die mit ihren eigenen Monteuren arbeiten, jemanden extern beauftragen oder an Heimwerker verkaufen. Das neue digitale How-To-Tool muss all diese verschiedenen Installateure bedienen.

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Ein Schritt nach vorn

Wir haben uns entschieden, vom "Erzählen" zum "Zeigen" überzugehen, indem wir, wo immer möglich, Bilder statt Text verwenden", sagt Ferry Stam. Video und Animation sind wichtig, ebenso wie Detailzeichnungen. Und obwohl wir gerade erst angefangen haben, haben wir bereits neue Ideen, wie z. B. eine visuelle Suchfunktion und die Einbindung von Videos der Lieferanten. Wir wollen auch eine Option hinzufügen, die erklärt, was man bei bestimmten Problemen tun kann. Wir haben eine Reihe von Sitzungen abgehalten - für Außendienstmitarbeiter, interne Mitarbeiter und Monteure - um das neue Konzept vorzustellen. Die Einführung von Etteplan HowTo war vom ersten Tag an ein Erfolg. Die Monteure sind im Grunde ihres Herzens Techniker, die ihre Arbeit gut und pünktlich erledigen wollen. Das macht sie gegenüber neuen Arbeitsansätzen eher misstrauisch. Die Tatsache, dass sie uns vom ersten Tag an sagten: "Das ist ein echter Schritt nach vorn", ist fantastisch.

Mit How To sind die Montageanleitungen jetzt Teil des Produktentwicklungsprozesses", sagt Ferry Stam. Wir erhalten Rückmeldungen zu den Informationen und können so den Inhalt der Anleitungen effektiver verwalten. Alle Anleitungsvideos und Animationen können auch für Produktpräsentationen verwendet werden. Außerdem verhindern wir, dass sich die Leute im Internet verirren, und wir bleiben während des gesamten Lebenszyklus unseres Produkts in Verbindung. Welches Papier kommt nun in die Schachtel? Nur ein QR-Code, der direkt zum digitalen Handbuch auf dem Portal führt.