Digitalisaatio nostaa dokumenttien hallinnan seuraavalle tasolle

Palvelu ja ylläpito

Mitä jos voisit minimoida kadoksissa olevien dokumenttien etsimiseen kuluvan ajan? Vähentää riskiä tehdä puutteelliseen tietoon pohjautuvia huonoja päätöksiä? Hyödyntää kognitiivista ennaltaehkäisevää kunnossapitoa ja parantaa varaosien hallintaa? Digitaalisen tiedonhallinnan avulla voit tehdä kaiken tämän ja paljon muuta. Tutkitaan mahdollisuuksia tarkemmin energiayhtiön näkökulmasta.

Historiatiedon säilyttäminen

Monella energiayhtiöllä on jopa yli 100-vuotinen historia. Mitä pidempi yrityksen historia on, sitä enemmän sillä on vanhaa tietoa ajalta jolloin dokumentaation tuottamiseen ja hallintaan liittyvät käytännöt erosivat nykyisestä. Mikäli hallinnoit dokumentaatiota tehokkaasti, voit kuitenkin luoda historiatiedon avulla lisäarvoa tänäkin päivänä. Laitteita koskevaa dokumentaatiota tarvitaan muun muassa huoltotoimenpiteiden tekemiseen. Aiemmin piirustukset olisi pitänyt noutaa fyysisestä arkistosta.

Nykyään useimmat asiakirjat löytyvät digitaalisesti ja tietoa voi hakea eri lähteistä. Mutta miten varmistaa, että dokumentit ovat ajan tasalla?

Oletetaanpa, että edessäsi on toukokuulle 2018 päivätty huoltotilaus. Laitteistoa koskeva piirustus on päivätty lokakuulle 1994. Työ on aloitettava ylimääräisellä käynnillä kohteessa, jotta voit varmistaa, että tilanne todella vastaa piirustuksen tietoja. Mitä todennäköisimmin näin ei ole, vaan kohteeseen on tehty muutoksia vuosien varrella. Esimerkki osoittaa konkreettisesti, ettei asiakirjan skannaaminen ja tallentaminen digitaaliseen muotoon riitä; jäljitettävyys dokumentaation ja laitteiston välillä on oltava aukoton, ja tietoja on ylläpidettävä siten, että ne ovat jatkuvasti ajan tasalla. Vain silloin digitaalinen tieto on käyttökelpoista.

Suurten tietomäärien käsittely

Energiayhtiössä yksittäiseen kohteeseen liittyvien piirustusten lukumäärä voi olla jopa 250 000. Ilman asianmukaista järjestelmää yksittäisen dokumentin etsimistä voi verrata sananlaskuun neulan etsimisestä heinäsuovasta. Piirustusten digitointi ja tehokas dokumentaatioprosessin hallinta auttavat tarvittavien tietojen etsimisessä. Tutkimusten mukaan tehokas tiedonhallinta voi lyhentää oikeiden tietojen etsimiseen kuluvan ajan jopa puoleen.

Lisätyllä todellisuudella (AR) tulee olemaan merkittävä rooli energiayhtiöiden toiminnassa. Sen avulla voidaan muun muassa vähentää tarkistus- ja huoltokäyntien määrää kohteissa. Lisätyn todellisuuden hyödyntäminen asettaa kuitenkin vaatimuksensa dokumentaatiolle. Tulevaisuuteen tulee varautua muun muassa päivittämällä kaikki kohteen muutokset myös sen 3D-malliin.

Tekoälyn hyödyntäminen

Tekoälyn hyödyntäminen (sisältäen koneoppimisen ja kognitiivisen analytiikan) on askel kohti kognitiivista ennakoivaa kunnossapitoa, missä tekoäly antaa antaa suosituksia potentiaalisten toimintahäiriöiden ennakoimiseen ennenkuin ne kehittyvät todellisiksi vikatilanteiksi. Suositukset perustuvat vikailmoitusten historiatietoon, reaaliaikaisiin mittauksiin sekä muihin aineistoihin, kuten digitoitujen ohjekirjojen sekä takuu- ja huoltomerkintöjen kaltaisiin tietoihin.

Huoltotarpeiden ennakointi

Digitalisaation avulla voidaan havaita säännönmukaisia poikkeamia, jotka saattaisivat jäädä ihmissilmältä huomiotta. Yksi esimerkki on korrelaation havaitseminen tietynlaisten hälytysten ja laitteiston välillä. Kun toistuvien ongelmien juurisyyt tai vikamoodit paikallistetaan, niihin voidaan löytää tehokkaat ratkaisut. Digitalisaation avulla parannat muun muassa ennakoivan huollon tehokkuutta ja varaosasuunnittelua.