Palvelu ja ylläpito Miten aloittaa tiedonhallinnan digitalisointi? Palvelu ja ylläpito Informaation elinkaarella tarkoitetaan koko sitä päivittäisen työn prosessia, mikä liittyy asiakirjojen ja tietojärjestelmien sisällön luomiseen, muuttamiseen, tallentamiseen, jakamiseen ja poistamiseen. Jaa tämä artikkeli Ulkoistettu Service Desk -palvelu auttaa hallitsemaan investointihankkeisiin, operatiivisiin toimintoihin ja kunnossapitoon liittyvän informaation jatkuvaa muutosta tehokkaasti. Näin hyödynnät Service Desk -palvelua: 1. Nimeä informaation omistajat Aloita määrittelemällä informaation omistajat sekä kaikki ne sidosryhmät, jotka käyttävät, tuottavat, muokkaavat ja jakavat kyseistä informaatiota. Seuraavaksi on ratkaistava, miten informaatiota hallitaan ja ylläpidetään siten, että se säilyy yhdenmukaisena ja ajantasaisena jatkuvista muutoksista huolimatta. Lopuksi nimetään henkilö, joka vastaa palvelupyyntöjen koordinoimisesta ja niihin vastaamisesta. 2. Määritä palvelupyyntöjen prosessit Palvelupyyntöjen työnkulkujen määritteleminen lisää tehokkuutta ja asiakastyytyväisyyttä. Keskitetty tiedonhallinta parantaa operatiivista toimintaa ja sen laatua, sillä organisaatiosi oppii tehokkaampia toimintatapoja. Samalla tiedon luotettavuus ja organisaation muutoksenhallintakyky paranevat. 3. Käytä Service Deskiä tiedonhallintaan Service Desk helpottaa tiedonhallintaa esimerkiksi monitahoisessa toimintaympäristössä, jossa on erilaisia organisaatiokulttuureita ja laaja-alaista toimintaa lukuisissa maantieteellisissä paikoissa. Service Desk tarjoaa selkeän ja käytännöllisen mallin palvelupyyntöihin vastaamiseen ja tukee organisaatioita ja käyttäjiä toimialarajojen yli. 4. Hyödynnä digitalisoimisen mahdollisuudet Service Desk on avainroolissa tiedonhallinnan digitalisoimisessa sekä itsepalveluteknologioiden ja keskeisten suorituskykymittareiden käyttöönotossa, mikä auttaa esimerkiksi tunnistamaan toiminnan mahdolliset pullonkaulat. Digitalisointi alkaa helposti tunnistettavien ja käsiteltävien standardoitujen palvelupyyntöjen määrittelemisellä. Seuraavaksi ratkaistaan, miten tieto virtaa organisaation sisällä ja organisaatiorajojen yli, mihin se tallennetaan ja miten sitä päivitetään. Valittaessa Service Deskiä organisaatiolle on tärkeä varmistaa, että hyödynnetään erilaisia palveluportaaleja tukevaa käyttäjäystävällistä teknologiaa. 5. Korjaa työn hedelmät Tiedonhallinnan digitalisoinnin etuja ovat muun muassa läpinäkyvyyden lisääntyminen sekä tiedon tarkkuuden ja saatavuuden lisääntyminen. Se luo selkeän rakenteen tiedon käsittelylle koko elinkaaren ajan aina yksittäisen sisällön luomisesta ja tallentamisesta informaation vanhenemiseen ja poistamiseen. Samalla se tukee organisaation päivittäistä toimintaa ja investointeja sekä huolto- ja kunnossapitotoimenpiteitä.
Juha Nieminen Director, Services Development Service Product & Portfolio Management +358 10 307 2075 Lähetä viesti
