Palvelu ja ylläpito Miten taklata investointihankkeiden viivästykset tehokkaan tiedonhallinnan avulla? Palvelu ja ylläpito Suurissa hankkeissa viivästyksiä pidetään usein vääjäämättöminä, ja ne nostavat hankekustannuksia lähes aina. Lisäksi vaikutus on kumulatiivinen: viivästyksen kustannukset voivat hankkeen pitkittyessä nousta välillisten taloudellisten vaikutusten myötä jopa viisi kertaa välittömiä kustannuksia suuremmiksi. Jaa tämä artikkeli Vältä viivästykset ja niistä aiheutuvat suorat tai epäsuorat kustannukset muuttamalla toimintatapojasi ja aloittamalla tiedonhallinta tehokkaalla dokumenttien koordinoinnilla. 1. Eliminoi lähtötietojen epätarkkuudet Historiatietoon liittyvät riskit ja haasteet ovat moninaisia. Kun informaatio on hajallaan eri tallennuspaikoissa ja -formaateissa, tarvittavien tietojen löytäminen on vaikeaa. Dokumentit voivat olla myös vanhentuneita tai puutteellisia, mikä saattaa johtaa siihen, että alihankkijat saavat harhaanjohtavaa tai väärää tietoa. Jos haluat hyötyä historiatiedosta, sitä on ylläpidettävä kunnolla. 2. Varmista, että hankkeen laajuus ja vaatimukset ovat kaikkien tiedossa Hankkeet suunnitellaan ja budjetoidaan usein liian hatarasti. Tämä voi johtaa siihen, että projektipäällikkö joutuu tekemään alihankintapäätökset riittämättömän vaatimusmäärittelyn tai lähtötiedon varassa. Toisinaan projektipäällikkö ohittaa tosiasiat ja jättää hankkeen todellisen laajuuden huomiotta pitääkseen alihankintakustannukset mahdollisimman alhaisina. Päätökset palaavat kuitenkin kummittelemaan tulevaisuudessa. Jotta jokainen projektiin osallistuja ymmärtäisi projektin vaatimukset, kaiken tiedon tulee olla kaikkien saatavilla suunnittelualueesta riippumatta. Koko tiimillä tulisi myös olla täysi pääsy yhteisiin katselmointeihin ja saada tietoa CAD-riippumattomassa muodossa. 3. Älä unohda muutoksenhallintaa Muutokset ovat väistämätön osa jokaista investointiprojektia, ja muutoksenhallinta tapahtuu yleensä muun toiminnan lomassa. Haasteeksi koituu kuitenkin usein se, että muutosten vaikutukset rinnakkaisiin alueisiin tai toimintoihin jätetään huomiotta. Projektin laajuuden muuttaminen edellyttää muutoksen vaikutusten arviointia sekä muutosviestintää, ja kaikki projektiorganisaation tasot on pidettävä jatkuvasti ajan tasalla hankkeen sisällöstä. Tämä voi osoittautua haasteelliseksi laajassa useita toimittajia ja alihankkijoita sisältävässä hankkeessa. Siksi on erittäin tärkeää tehdä päivitykset ja muutokset dokumentointiin asioiden ollessa vielä tuoreina mielessä – vaikkei paperityö kuuluisikaan kenenkään suosikkitöihin. 4. Todenna ja validoi kaikki tuotokset Tarkka ja luotettava dokumentointi alkaa asian tärkeyden tiedostamisesta ja yhteisten dokumentointikäytäntöjen ja -pohjien luomisesta. Jotta uusiin standardeihin ja käytäntöihin myös siirryttäisiin, tulee varmistaa, että koko organisaatio ymmärtää tallennettavan tiedon luotettavuuden tärkeyden. Tämä edellyttää ohjausta, viestintää, kurinalaisuutta, seurantaa ja koulutusta, ja vaateet koskevat myös toimittajien ja alihankkijoiden tuottamaa dokumentaatiota. Standardien ja käytäntöjen noudattamatta jättämiseen tulee aina puuttua. 5. Tue tehokasta viestintää Kuten suomalainen akateemikko Osmo A. Wiio erinomaisesti totesi, viestintä epäonnistuu yleensä aina paitsi sattumalta. Viestintään tulee kuitenkin panostaa, sillä viestintäongelmat aiheuttavat projektiin lähes aina kalliita viivästyksiä. Voit vähentää ongelmia ja selkeyttää viestintää luomalla eri toimintojen väliselle tiedonvaihdolle yhteiset käytännöt. Dokumentaation- ja versionhallinta on perinteinen tapa varmistaa muutosten jäljitettävyys. Myös sidosryhmien odotusten hallinta on tärkeää. Kun sidosryhmät ovat ajan tasalla projektin tilasta ja valmiusasteesta, he sopeutuvat muuttuviin tilanteisiin paremmin eivätkä odotukset karkaa käsistä.
