Miten tuotetieto luo arvoa yrityksellesi

Suunnitteluosaston näkökulmasta tuotetieto kattaa käytännössä koko tuotteen elinkaaren ja siihen liittyvät prosessit, pitäen sisällään muun muassa teknistä tietoa, versionhallintaa sekä kaikenlaista tuotteen valmistukseen ja kehitykseen liittyvää aineistoa. Tärkeää ja hyödyllistä tuotetietoa on myös asiakkaalta tullut palaute ja asiakkaan vaatimukset.

Tuotetietoa alkaa kertyä heti suunnittelun ensi metreiltä alkaen. Kun suunnitteluvaihe on jo takanapäin, tiedon kertyminen ei pääty, vaan sitä syntyy lisää tuotteen elinkaaren seuraavissa vaiheissa. Kertynyt tuotetieto on arvokasta etenkin silloin, kun tuotteesta myöhemmin aletaan suunnitella uutta, paranneltua versiota. Tuotteen ensimmäisestä versiosta on opittu yhtä ja toista, ja virheiden korjaaminen on mitä luultavimmin tarpeen. Jos tuotetiedon hallinta on ollut kunnossa, versiointi voidaan toteuttaa säännönmukaisesti ja oikein menetelmin. Uusi projekti saadaan käyntiin nopeasti ja kivuttomasti.

Huonommassa (ja ikävä kyllä yleisessä) skenaariossa tuotetiedon hallintaa ei ole otettu riittävän hyvin huomioon. Silloin tuotteen uuden version suunnittelu pohjautuu alusta alkaen tietoon, jossa on virheitä. Puutteellisten lähtötietojen takia aikaisemmin tehdyt virheet toistuvat, ja ongelmat pitää ratkaista uudelleen. Kun asioita tällä tavalla tehdään päällekkäin, tarpeettoman työn määrä lisääntyy, kustannukset kohoavat ja tuotannon läpimenoaika pitkittyy. Lopputulos jää kauas ihanteellisesta.

Hyvä tuotetieto on ajantasaista ja helposti käytettävissä

Ennen digiaikaa tuotetieto löytyi mapeista ja manuaaleista, tätä nykyä taas tieto saattaa monessa yrityksessä olla tallennettuna tietokoneen kansioihin tai pilvipalveluun. Nämä ovat tehottomia tuotetiedon hallinnan työkaluja, joilla onnistuneen hallinnan perusvaatimus ei täyty: hyvä tuotetieto on ajan tasalla sekä helposti löydettävissä ja käytettävissä.

Markkinoilta löytyy kattava valikoima tuotetiedon hallintaan tarkoitettuja PDM-järjestelmiä (engl. Product Data Management). Ne mahdollistavat tuotetiedon järjestelmällisen keräämisen ja kaiken datan tallentamisen yhteen ja samaan järjestelmään. On syytä muistaa, että PDM-järjestelmä on vain mahdollistaja. Sen olemassaolo ei yksinään ole tae tuotetiedon laadukkuudesta eikä onnistuneesta hallinnasta, järjestelmän sisältämä data nimittäin on juuri niin hyvää kuin mitä sen käyttäjät – ihmiset – siihen syöttävät.

Kun PDM-järjestelmää otetaan käyttöön, on ensiarvoisen tärkeää määritellä tuotetiedon hallinnalle strategia ja yhteiset toimintatavat. Tiedon tuottamiselle ja tallentamisellea on oltava selkeä prosessinsa, jota jokaisen käyttäjän tulee seurata kurinalaisesti. Muuten tiedon löydettävyys, saatavuus ja ajantasaisuus kärsivät, eikä tuotetieto palvele yritystä niin hyvin kuin voisi ja pitäisi.

Harva yritys kiinnittää tuotetietoon riittävästi huomiota

Vaikka tuotetieto on yrityksen tärkeää varallisuutta, siihen ei kiinnitetä yrityksissä riittävästi huomiota. Sen hallinta nähdään usein tarpeettomana kustannuseränä, välttämättömänä pahana. Tämä selittyy osin sillä, että hyvin hallitun tuotetiedon vaikutukset näkyvät vasta pitkällä aikavälillä, eikä saatu lisäarvo ole helposti mitattavissa.

Fakta kuitenkin on, että parhaimmillaan tuotetieto tarjoaa hyötyjä kautta organisaation: se parantaa tuotteiden luotettavuutta ja laatua, palvelee myyntiä ja kohentaa yrityksen mainetta. Se tuo myös kustannussäästöjä, kun suunnittelussa vaadittavat resurssit vähenevät, tuotannon läpimenoaika lyhenee ja yrityksen toiminta tehostuu.

Jos taas tuotetiedon hallinta laiminlyödään, kaikki yllä mainitut hyödyt ovat vaarassa kääntyä päälaelleen ja muuttua haitoiksi. Lisäksi huonolaatuinen tuotetieto voi ajan myötä johtaa pitkään ja vaivalloiseen siivousurakkaan, joka olisi vuosia aikaisemmin ollut estettävissä huomattavasti pienemmällä panostuksella.

Etteplanin näkemys on, että tuotekehityksen ja suunnittelun johdon tulisi nykyistä paremmin nähdä tuotetieto varallisuutena ja investoida sen laatuun ja hallintaan asiaankuuluvalla tavalla. Mitä paremmin ja varhaisemmassa vaiheessa tuotetiedon hallinta huomioidaan, sitä enemmän siitä saadaan hyötyjä irti. Ja toisaalta: mitä pidempään investointeja viivytetään, sitä kalliimpi on lasku.