Service & Onderhoud 5 veel voorkomende problemen oplossen op het gebied van asset informatiemanagement Service & Onderhoud De wereld en het bedrijfsleven veranderen in rap tempo. De uitdaging is om de veranderingen in goede banen te leiden. Eén van de vele risico's met betrekking tot organisatorische veranderingen is dat het vermogen tot het verwerken van informatie in de loop der jaren afneemt. Problemen op het gebied van documentatie en informatiebeheer zijn eerder norm dan uitzondering. Tijd om daar verandering in te brengen. Deel dit artikel Het beheren van documenten en informatie hoeft niet moeilijk te zijn. Alles wat u nodig heeft is een gecoördineerd proces voor het maken, delen, opslaan, beheren en actualiseren van de informatie. Daarnaast zijn er rollen, verantwoordelijkheden en eigenaren voor elk document en stukje informatie nodig. 1. Zorg dat informatie snel te vinden is Technische informatie wordt vaak op verschillende locaties opgeslagen. Cloud-based opslag heeft de meer traditionele mogelijkheden niet uitgebannen, maar is als een extra plaats voor opslag van gegevens toegevoegd. De vraag is of al deze tools en systemen naar behoren worden beheerd en geactualiseerd. Het is van belang u te focussen op de beschikbaarheid en bruikbaarheid van informatie. Dit doet u door metadata te definiëren en technische hiërarchieën en functionele locaties te actualiseren. Bij correct beheer en gebruik van informatie bieden tools en systemen een uitstekende manier om de documentatiewerkzaamheden op elkaar af te stemmen. Veel medewerkers die onderhoudswerkzaamheden uitvoeren hebben een beperkt inzicht in de huidige staat van apparatuur. Dit komt door slecht onderhoud van documentatie. Het beïnvloedt niet alleen de productiviteit en efficiëntie van medewerkers, het vormt ook een groot risico. Wanneer voorschriften niet worden nageleefd leidt dit tot langere uitvaltijden en meer benodigde reparaties. 2. Realiseer eenvoudige regels rondom veranderingsmanagement Stel procedures op om gegevens bij te werken. Hiermee bent u verzekert van consistente, kloppende technische documenten. Zorg er ook voor dat iedereen de regels en procedures kent en zich bewust is van het belang van de actualisatie van documenten. In sommige gevallen is het actualiseren van bestaande documenten niet toereikend en dient u nieuwe documenten aan te maken. Ook is het bijhouden van de technische hiërarchie en stuklijsten in een fabrieksonderhoudssysteem vereist. The Plant Manager in 2020s Nu downloaden Downloaden eBook The Plant Manager in 2020s 3. Besteed aandacht aan de nauwkeurigheid van uw 'as-built' en verouderde gegevens Aan asset-informatie gerelateerde nauwkeurigheidsproblemen worden vaak gekoppeld aan as-built-documentatie zoals tijdens de installatie- en inbedrijfstellingsfasen is opgesteld. 'As-built' of 'red-pen'-informatie is vereist voor nieuwe investeringen, moderniseringen, upgrades en actualisatie van originele tekeningen en documenten. Een andere veel voorkomende bron voor onnauwkeurigheden is verouderde gegevens die niet zijn bijgehouden. Kleine upgrades van technische systemen of apparatuur zijn wellicht helemaal niet gedocumenteerd. Dit leidt tot de noodzaak om de informatie dubbel te controleren en verifiëren voordat er nieuw onderhoud of investeringen gepland worden. 4. Maak het eigenaarschap van uw asset-informatie duidelijk Van oudsher wordt asset informatiemanagement als een opslag- of IT-kwestie beschouwd. Toch is het een fundamentele bedrijfskwestie. Geld dat wordt geïnvesteerd in asset informatiemanagement wordt doorgaans in veelvoud terugverdiend. Als algemeen principe geldt dat technische informatie eigendom is van de hiervoor verantwoordelijke bedrijfsunit. Verantwoordelijkheid verzekert dat overeengekomen beleid, procedures en instructies naar behoren worden bekendgemaakt en bewaakt. Elk document en stukje informatie, dat wil zeggen al het intellectuele eigendom, dient door de hiervoor verantwoordelijke te worden geïdentificeerd en opgeslagen. 5. Definieer functies en verantwoordelijkheden Onjuist gedefinieerde functies, verantwoordelijkheden en processen vormen een veel voorkomend probleem op het gebied van asset informatiemanagement. Informatie wordt gezien als iets dat weliswaar aan iedereen toebehoort maar het is niemands eigendom. Dit lost u op door een bestuursbeleid, methodologieën en normen voor alle documentatie op te stellen. Voorbeelden van dergelijke normen zijn een fabriekshiërarchie, CAD-methodologie, templates, schema's met positienummers, versiebeheer en een controle- en goedkeuringsprocedures voor publicatie van actuele informatie. Erg belangrijk bij investeringsprojecten waarbij veel verschillende toeleveranciers en onderaannemers gemoeid zijn. De kans is hier namelijk veel groter dat onnauwkeurige documentatie tot een opstapeling van problemen leidt. En juist dat wilt u voorkomen.
