Nooit meer achter de feiten aan lopen

Ferry Stam, senior product engineer DKG Groep, is ruim dertig jaar actief in de wereld van keukens. “Kastjes waren wit en het assortiment was beperkt maar in de loop van de tijd zijn keukens meer meubels geworden en volgen we de meubeltrends op de voet. DKG Groep is een ‘Quick adopter’ van ontwikkelingen. Besluiten we een trend door te voeren dan kunnen we met onze ontwikkelteams het nieuwe product in korte tijd in het assortiment opnemen.

Onze hypermoderne productiefaciliteit staat echter in schril contrast met de stapels kartonnen dozen met daarin onze papieren montagehandleidingen. Nooit up to date, met een lange productietijd en tegen hoge kosten.”

“In het verleden waren er helemaal geen handleidingen of slechts minimaal”, vertelt Ferry Stam. “Het was voldoende om op een stuk papier een paar stappen te vermelden. Dat drukten we in grote hoeveelheden om de prijs laag te houden. Met de jaren werd de montage van onze keukens ingewikkelder en liepen we met de papieren handleidingen hopeloos achter de feiten aan. Pasten we iets aan in de montage-instructie dan bleven we met grote hoeveelheden bestaande handleidingen zitten. Een enorme gemiste kans. Wij leveren een keuken af in losse elementen. Een keukenmonteur maakt de keuken pas echt af. Hoe goed die montage plaatsvindt, bepaalt uiteindelijk mede de kwaliteit van de keukens van DKG Groep. We verwachten steeds meer van een keukenmonteur en daarom moeten we de technische documentatie slimmer inrichten.”
 

Wanneer u de video niet kunt zien, accepteer dan hier marketingcookies.

Antwoord op alle vragen

“Met ‘Etteplan How To’ konden we antwoord geven op alle hoe-vragen van DKG Groep”, vertelt Mick van Sliedregt, Area manager Technical Documentation bij Etteplan. ‘Hoe krijgen we de montage-instructies digitaal? Hoe zorgen we ervoor dat de montagehandleidingen op ieder moment actueel zijn? Hoe kunnen we handleidingen aanbieden aan monteurs tijdens het werk op de bouw? Hoe kunnen we video toevoegen of meer details laten zien?’ Vanuit Etteplan zien wij als geen ander de veranderende behoefte aan digitale documentatie. De roep om informatie actueler te houden en on demand beschikbaar te stellen, leidde tot de ontwikkeling van How To dat het pad kruiste van de vraag van DKG Groep.”

“Na een aantal oriënterende sessies met Etteplan hebben we een beeld gevormd van wie met de technische documentatie te maken krijgt en waaraan de informatie moet voldoen”, legt Ferry Stam uit. “Vanuit twee merken ontwikkelen, ontwerpen, verkopen en plaatsen we keukens. Voor particuliere en zakelijke klanten. En dat doen we niet alleen voor de eigen merken, DKG zet kennis over keukens ook in voor het ontwikkelen van private labels vanuit DKG Keukens. We verkopen keukens via eigen verkooppunten met vaste monteurs maar ook via dealers die met eigen monteurs werken, iemand extern inhuren of met zelfstellers. De nieuwe digitale tool How To moet al die verschillende monteurs kunnen bedienen.”

Download de white paper "Het Nieuwe Digitale Tijdperk van Technische Informatie"

Stap naar voren

“We hebben de keuze gemaakt voor zo min mogelijk tekst en zo veel mogelijk beeld”, vertelt Ferry Stam. “Video en animatie is belangrijk, net als detailtekeningen. En hoewel pas net begonnen zien we al nieuwe mogelijkheden zoals een visuele zoekfunctie, de toevoeging van video’s van toeleveranciers en willen we een optie toevoegen die je uitlegt wat je moet doen als je tegen bepaalde problemen aanloopt. In diverse sessies aan medewerkers in de buitendienst, binnendienst en montagedienst presenteerden we de nieuwe opzet. Al vanaf dag één is de invoering van Etteplan How To een succes. Monteurs zijn techneuten die hun werk goed en op tijd af willen hebben. Dat maakt hen wat argwanend bij nieuwe werkwijzen. Dat we van hen al direct de reactie kregen ‘Dit is nog eens een stap naar voren’, is fantastisch.”

“De montage-instructies maken door How To deel uit van het productontwikkelproces”, stelt Ferry Stam. “We ontvangen feedback op de informatie waarmee we de content van de handleidingen effectiever kunnen beheren. Instructiefilmpjes en animaties kunnen we ook gebruiken voor productpresentaties. Daarnaast voorkomen we dat mensen gaan dwalen op het web en blijven we onderdeel uitmaken van de hele life cycle van ons product. Het enige papier dat wij nog in de doos stoppen? Een QR-code waarmee je direct in de portal van de digitale handleiding terecht komt.”