Dlaczego w przedsiębiorstwie zawsze występuje rozbieżność między dokumentacją a produkcją?

1. Informacje powykonawcze

Jednym z obszarów, w którym często jest miejsce na ulepszenia w przedsiębiorstwie, to informacje powykonawcze. Rysunki powykonawcze lub rysunki czerwonym długopisem pokazują, w jaki sposób projekt został zbudowany i jakie zmiany zostały wprowadzone do oryginalnych rysunków podczas procesu budowy. Zmiany te mogą obejmować na przykład: modyfikacje, zmiany na rysunku, zmiany w projekcie, dodatkowe prace oraz wszystkie zmiany zatwierdzone i wprowadzone podczas budowy, a także podczas mniejszych aktualizacji i czynności naprawczych. Dokładne informacje powykonawcze mają kluczowe znaczenie dla zapewnienia, że dokumentacja przedsiębiorstwa jest zawsze aktualna i odzwierciedla rzeczywistość.

2. Części zamienne

Części zamienne mają swój cykl życia w serwisie i konserwacji. Można je podzielić na przedmioty komercyjne i oparte na rysunkach, które są kupowane, przechowywane i użytkowane. Części zamienne mogą z czasem ulec zmianie, jeśli na przykład producent zmieni materiał, z którego wykonane są elementy. Producent może również dokonywać aktualizacji i wprowadzać nowe wersje, które mogą (ale nie muszą) być w pełni lub częściowo kompatybilne ze starszymi wersjami. Jeśli dokumentacja przedsiębiorstwa nie jest aktualizowana, może istnieć rozbieżność między oryginalnymi rysunkami a używanymi częściami zamiennymi, co może utrudniać zakup części zamiennych i opóźniać czynności konserwacyjne.

3. Modernizacje i aktualizacje

Ponieważ w projektach modernizacyjnych kluczowy jest czas, zwykle są dobrze planowane, instalowane i testowane. Mniejsze aktualizacje, rozszerzenia i urządzenia pomocnicze mogą jednak często być instalowane bez odpowiedniej wiedzy o ich konstrukcji i działaniu i dokumentacji. Czasami czynności związane z dokumentacją mogą nawet zostać całkowicie zignorowane. Może to doprowadzić do sytuacji, w której w przedsiębiorstwie będą stosowane nieudokumentowane systemy techniczne, które nie są widoczne w systemach informatycznych przedsiębiorstwa ani w planach konserwacji.

4. Zarządzanie zakupami

Zarządzanie zakupami jest kluczowe aby prowadzić rentowne przedsiębiorstwo. Efektywne zarządzanie zamówieniami gwarantuje, że wszystkie odpowiednie specyfikacje techniczne, wymienione produkty i zdefiniowane kryteria i harmonogramy akceptacji są rejestrowane. Problemy zwykle powstają, gdy kryteria dokumentacji dla informacji technicznych nie są odpowiednio zdefiniowane na przykład pod względem zakresu i skali, formatu, informacji o częściach zamiennych i numerów pozycji. Prowadzi to do nieczytelnych wymagań i problemów z ich jakością a także opóźnień (na przykład w przypadku niezgodnych numerów pozycji).

5. Starsze dane

W przedsiębiorstwie środki trwałe często mają długi cykl życia. Może to spowodować sytuację, w której dokumentacja jest częściowo w formie papierowej, rozłożona na różne niekontrolowane archiwa a częściowo poddana cyfryzacji. Może to prowadzić do problemów z dokładnością, aktualnością i zarządzaniem wersjami. Aby mieć korzyść z wszystkich starszych danych o zasobach, należy stale sprawdzać poprawność i weryfikować ich jakość, spójność, dokładność i integralność.