Spółka DKG Group wybiera Etteplan HowTo – inteligentne rozwiązanie w zakresie dokumentacji technicznej

Przestarzała dokumentacja? Czas odesłać ją do lamusa

Ferry Stam, starszy inżynier produktu w DKG Group, pracuje w branży kuchennej od ponad trzydziestu lat. — Początkowo szafki były po prostu białe, a wybór był ograniczony. Jednak z czasem rynek mebli kuchennych zaczynał w coraz większym stopniu przypominać pozostałą część branży meblarskiej, a my staramy się uważnie śledzić wszystkie nowe trendy. DKG Group szybko wprowadza do swojego asortymentu najnowsze rozwiązania. Pomagają nam w tym nasze zespoły rozwojowe, które są w stanie w krótkim czasie włączyć do naszego asortymentu nowy produkt wpisujący się w dany trend. Trudno jednak powiedzieć, że stosy kartonowych pudełek, w których przechowujemy wydruki instrukcji montażu, są tak nowoczesne, jak nasz zakład produkcyjny. W efekcie dokumenty te często są nieaktualne, wprowadzanie zmian zajmuje dużo czasu, a ich koszt jest bardzo wysoki.

— W przeszłości instrukcje nie były dołączane do produktów, a jeśli się pojawiały, były bardzo ograniczone — dodaje Ferry Stam. — Najczęściej wystarczyło wydrukować na kartce kilka opisanych pokrótce kroków montażu. Drukowaliśmy je w dużych ilościach, by utrzymać cenę na możliwie niskim poziomie. Z biegiem lat montaż produkowanych przez nas mebli kuchennych stał się jednak znacznie bardziej skomplikowany, a nasze drukowane instrukcje pozostały daleko w tyle. Kiedy zaczęliśmy wprowadzać do nich zmiany, pojawił się kolejny problem w postaci ogromnych stosów nieaktualnych wydruków. Nie muszę chyba dodawać, że to ogromna strata. Kuchnie, które dostarczamy klientom, składają się z wielu elementów. Zadaniem monterów jest połączenie ich wszystkich w jedną całość w taki sposób, by stworzyć z nich gotowy produkt. Jakość kuchni DKG Group zależy zatem bezpośrednio od jakości procesu montażu, w związku z czym coraz większa odpowiedzialność spoczywa na barkach naszych monterów. Z tego powodu podjęliśmy decyzję o zmianie naszego podejścia do dokumentacji technicznej.

If you can't see the video, please accept marketing cookies here.

Rozwiązanie wszystkich problemów

— Rozwiązanie Etteplan HowTo okazało się odpowiedzią na wszystkie problemy DKG Group związane z dokumentacją i instrukcjami — wyjaśnia Mick van Sliedregt, kierownik obszaru dokumentacji technicznej firmy Etteplan. — Wiele firm zadaje sobie pytania na temat instrukcji. „Jak dostosować je do potrzeb cyfrowego świata? Jak sprawić, by instrukcje montażu były zawsze aktualne? W jaki sposób możemy dostarczyć monterom instrukcje, z których będą mogli korzystać w miejscu montażu? Jak możemy dodać filmy lub pokazać pewne rzeczy bardziej szczegółowo?” Rozumiemy nieustannie zmieniające się potrzeby w zakresie dokumentacji cyfrowej lepiej niż jakikolwiek inny dostawca działający w tej branży. Potrzeba zapewnienia, by instrukcje były zawsze aktualne i dostępne na żądanie, doprowadziła do powstania rozwiązania HowTo, które okazało się idealnie dopasowane do potrzeb DKG Group.

— Po kilku prezentacjach i rozmowach z przedstawicielami firmy Etteplan opracowaliśmy profil użytkownika naszej dokumentacji technicznej oraz listę wymagań, które muszą spełniać zawarte w niej informacje — wyjaśnia Ferry Stam. — Tworzymy, projektujemy, sprzedajemy i montujemy kuchnie pod dwiema markami – jedna z nich obsługuje klientów indywidualnych, natomiast druga skupia się na klientach biznesowych. Nasze usługi obejmują także szereg innych marek – DKG wykorzystuje również swoją wiedzę na temat kuchni do rozwoju marek własnych DKG Keukens. Nasze kuchnie sprzedajemy poprzez sieć sprzedawców detalicznych, którzy zatrudniają własnych monterów, a także za pośrednictwem sprzedawców dysponujących zespołami monterów, zatrudniających ich z zewnątrz lub sprzedających meble majsterkowiczom. Dzięki cyfrowej dokumentacji i rozwiązaniu HowTo możemy skutecznie dotrzeć do wszystkich grup instalatorów.

Download the white paper "The New Digital Era of Technical Information"

Krok naprzód

— Postanowiliśmy zrezygnować z opowiadania na rzecz pokazywania. Wykorzystujemy w tym celu zdjęcia, które zastępują tekst wszędzie tam, gdzie jest to możliwe — dodaje Ferry Stam. — Równie ważne są filmy oraz animacje, podobnie jak rysunki detali. Choć dopiero zaczynamy transformację, już teraz mamy nowe pomysły, takie jak wdrożenie funkcji wyszukiwania przy pomocy obrazów oraz dołączenie do instrukcji filmów opracowanych przez dostawców. Chcemy także dodać opisy rozwiązań pewnych problemów, które mogą napotkać monterzy. Przeprowadziliśmy kilka sesji dla pracowników terenowych, pracowników wewnętrznych oraz naszych monterów, podczas których zaprezentowaliśmy nasze nowe podejście do dokumentacji. Wdrożenie rozwiązania Etteplan HowTo okazało się sukcesem już od pierwszego dnia. Monterzy to specjaliści, którzy lubią wykonywać swoją pracę dobrze i na czas. Dlatego obawialiśmy się, że nowe rozwiązanie nie wzbudzi ich zaufania. Fakt, że już od pierwszego dnia mówili nam, że to „prawdziwy krok naprzód”, jest naprawdę fantastyczny.

— Dzięki rozwiązaniu HowTo opracowywanie instrukcji montażu stanowi teraz część procesu rozwoju produktu — wyjaśnia Ferry Stam. — Otrzymujemy opinie na temat prezentowanych informacji, co pozwala nam na bardziej efektywne kształtowanie treści instrukcji. Co więcej, wszystkie filmy instruktażowe i animacje mogą być również wykorzystywane w czasie prezentacji produktów. To nie wszystkie plusy – dzięki HowTo nie ma ryzyka, że klienci, monterzy i użytkownicy trafią na inne strony internetowe, a ponadto możemy pozostawać z nimi w kontakcie przez cały okres eksploatacji naszych produktów. Mimo to do pudełek nadal trafia papier: jedna kartka z kodem QR, który przenosi użytkownika bezpośrednio do cyfrowej instrukcji na naszym portalu — podsumowuje.